Первичная документация и организация документооборота по учету денежных средств на расчетных счетах

Документы, отобранные на постоянное или временное хранение, оформляются в соответствии с правилами работы архивов организаций.

Банк хранит денежные средства предприятий на их счетах, зачисляет поступающие на эти счета суммы, выполняет распоряжения предприятий об их перечислении и выдаче со счетов и о проведении других банковских операций, предусмотренных банковскими правилами и договором.

Формы расчетов между плательщиком и получателем средств определяются договором (соглашением, отдельными договоренностями). Это способствует ускорению денежного оборота, предотвращению инфляции, эффективному осуществлению кредитных, расчетных и кассовых операций, обеспечению сохранности денежных средств.

Каждая организация вправе открывать в любом банке расчетный счет и другие счета для хранения свободных денежных средств и осуществления всех видов расчетных, кредитных и кассовых операций.

Расчетные счета открываются предприятиями, являющимися юридическими лицами и имеющими самостоятельный баланс. Расчетный счет является основным счетом предприятия, через который проводятся все денежные операции без ограничения их перечня. В соответствии с Указом Президента РФ от 21 марта 1995 г. №291 количество расчетных счетов, которое необходимо для осуществления расчетов определяется самим предприятием. Порядок открытия расчетного счета, совершения и оформления операций по нему определяется Центральным Банком РФ. Для открытия расчетного счета организация должна представить в учреждение выбранного ею банка следующие документы:

- заявление  на открытие счета установленного  образца;

- нотариально  заверенные копии устава организации, учредительного договора и регистрационного  свидетельства;

- справку  налогового органа о регистрации  организации в качестве налогоплательщика;

- копии документов  о регистрации в качестве плательщиков  в Пенсионный фонд РФ и Фонд  обязательного медицинского страхования;

- карточку  с образцами подписей руководителя, заместителя руководителя и главного  бухгалтера с оттиском печати  организации по установленной форме, заверенную нотариально. В случае отсутствия в организации должности главного бухгалтера на карточке ставится подпись только руководителя организации [8].

С расчетного счета банк оплачивает обязательства, расходы и поручения организации, проводимые в порядке безналичных расчетов, а также выдает средства на оплату труда и текущие хозяйственные нужды. Операции по зачислению сумм на расчетный счет или списанию с него банк производит на основании письменных распоряжений владельцев расчетного счета (денежных чеков, объявлений на взнос денег наличными, платежных требований) или с их согласия (оплата платежных требований поставщиков и подрядчиков). Исключения составляют платежи, взыскиваемые в бесспорном порядке по решению Государственного арбитража, суда или финансовых органов. В бесспорном порядке со счетов организации списывают платежи, не внесенные в срок в государственный бюджет, внебюджетные фонды, фонды социального назначения, за таможенные процедуры, платежи по исполнительным и приравненным к ним документам [26, с. 218-233].

Списание средств со счета по требованиям, относящимся к одной очереди, производится в порядке календарной очередности поступлений документов.

Ежедневно или в другие сроки, установленные по соглашению с организацией, банк выдает ей выписки из его расчетного счета с приложением оправдательных документов. В выписке указывают начальный и конечный остатки на расчетном счете и суммы операций, отраженных на расчетном счете. Бухгалтерия проверяет правильность сумм в выписке, и при обнаружении ошибки немедленно извещает об этом банк. Спорные суммы могут быть опротестованы в течение 10 дней с момента получения выписки.

Порядок оформления расчетных документов.

Расчетные документы должны соответствовать требованиям установленных стандартов и содержать:

- наименование  расчетного документа;

- номер расчетного  документа, число, месяц, год его  выписки. Число – указывается  цифрами, месяц – прописью, год  – цифрами. На расчетных документах, заполняемых на вычислительных  машинах, допускается обозначение  месяца цифрами;

- номер банка  плательщика; наименование банка  плательщика вместе с наименованием  банка плательщика в тексте  документа может быть поставлено  и его фирменное обозначение;

- наименование  плательщика, номер его счета  в банке;

- наименование  получателя средств, номер его  счета в банке; наименование банка  получателя (в чеке не указывается), номер банка - получателя средств.

Допускается рациональное сокращение наименования плательщика и получателя средств, не затрудняющее работу банков и клиентов;

- назначение  платежа (в чеке не указывается). Наряду с текстовым наименованием  можно поставить кодовое обозначение;

- сумму платежа, обозначенную цифрами и прописью;

- на первом  экземпляре – подписи предприятия, независимо от способа изготовления  расчетного документа, на первом  экземпляре поручения проставляется  также оттиск печати.

При операциях с наличными средствами используются: чек денежный и объявление на взнос наличными. Для получения денег со своего расчетного счета в банке предприятию выдается чековая книжка.

Платежи по безналичным расчетам осуществляются в соответствии с «Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации» от 9 июля 1992 года. № 14 (Гражданским кодексом Российской Федерации: Ч.3 от 26.11.2001 № 146-ФЗ). Безналичные расчеты предприятия могут производиться: платежными поручениями; аккредитивами; чеками; платежными требованиями-поручениями. Безналичные перечисления и выдачу наличных денег банк производит с согласия (акцепта) распорядителя счета или по его поручению.

К основным первичным документам, которыми оформляются операции по банковскому счету, относятся платежные поручения, платежные требования, инкассовые поручения, чеки, объявления на взнос наличными, мемориальные ордера банка.

Регистры синтетического учета по счету 51 «Расчетные счета»: журналы, ведомости, журналы-ордера ведутся развернуто по дебету и кредиту с указанием оборотов по каждому корреспондирующему счету за каждый день. Записи в регистрах учета делаются на основании банковской выписки. При ее получении бухгалтер должен в первую очередь промерить тождество остатка средств, указанного в выписке, остатку по выписке за прошлый день. Затем проверяются приложенные к ним документы. При этом рассматриваются: обоснованность проведения банковской операции по данному документу, правильность отражения суммы документа в выписке и полнота включения в нее документов. Проверка завершается арифметическим пересчетом выписки. Поскольку выписка по расчетному счету представляет собой копию аналитического (лицевого) счета предприятия, последнее использует выписку в качестве регистра аналитического учета к счету 51 «Расчетные счета».

 

 

 

1.2.  Понятие документооборота, его значение  и виды

 

Общеизвестно, что первичный учёт являет собой полноценную составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она  включает «документирование операции  (т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив». Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние. В качестве примера можно применить определение первичного учёта, которое даёт З.В. Кирьянова: «первичный учёт представляет собой единую, повторяющуюся во времени, организованную систему сбора, измерения, регистрации, накапливания информации, а в условиях автоматизированных систем управления – её передачи и первоначальной обработки».

В бухгалтерском учете каждая хозяйственная операция оформляется документом. Документ в переводе с латинского языка означает свидетельство, доказательство. Таким образом, первичный документ является письменным свидетельством того, что хозяйственная операция имеет юридическую силу и не требует дальнейших пояснений и детализации [30, c.12].

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи [29, c. 14].

К учету принимаются только правильно оформленные первичные документы, которые будут иметь юридическую силу. Налоговый учет обязаны вести все организации. Он тоже основывается на первичных документах, но сгруппированных в соответствии с требованиями Налогового кодекса РФ.

В учете документы классифицируют по следующим признакам:

- по месту составления;

- по назначению;

- по объему содержания информации.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы составляются внутри предприятия, ими оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия (приходные и расходные кассовые ордера, акты ввода в эксплуатацию основных средств) [35, с. 11].

Внешние документы составляют вне данного предприятия, ими оформляются операции, совершаемые между предприятиями (накладные от поставщиков, акты приемки-сдачи работ).

По назначению документы подразделяются на: распорядительные, оправдательные, комбинированные, документы бухгалтерского оформления.

Распорядительные документы содержат приказ, распоряжение на совершение хозяйственной операции, но не подтверждают факта совершения операции и не являются основой для отражения ее в учете (приказ на выплату премии, о приеме на работу и т.д.).

Оправдательные документы подтверждают факт совершения определенных действий и обоснованность их совершения. Они служат основанием для отражения хозяйственной операции в бухгалтерском учете (авансовый отчет, накладная, расчетная ведомость по заработной плате).

Комбинированные документы сочетают признаки распорядительных и оправдательных документов. Такой документ содержит информацию о распоряжении на проведение операции и подтверждение факта ее совершения (расчетно-платежная ведомость на зарплату или расходный ордер: с одной стороны распоряжение на выдачу денег, с другой – подтверждение факта их получения) [29, c. 38].

Документы бухгалтерского оформления составляются в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Предназначены только для целей бухгалтерского учета (бухгалтерская справка).

По объему содержания информации документы делят на первичные и сводные.

Первичные документы являются основой для записей в бухгалтерском учете, их составляют в момент совершения операции.

Сводные документы группирую на однородные по экономическому значению первичные документы (кассовые, товарные,  материальные отчеты).

Материальным носителем документа могут выступать учётный бланк или магнитный диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация.

Учётный бланк представляет собой разграфленный лист бумаги в виде строк, граф (колок, клеток), куда заносятся сведения о хозяйственных операциях с заранее отпечатанными в них реквизитами. Реквизит – единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п. [24. c. 218]

Как факт подтверждения совершенной хозяйственной операции, первичный учётный документ должен быть составлен и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.

Перечень таких форм первичных учётных документов разрабатывается применительно к отдельным участкам  бухгалтерского учёта.

Множество первичных документов образуют фундамент здания, который называется «бухгалтерский учет». На этом фундаменте стоят этажи – учетные регистры – специальные формы, приспособленные для регистрации и группировки в них сведений о хозяйственных операциях, т.е. это обобщающие документы, характеризующие наличие средств предприятия и операции с ними. Итогом является отчетность предприятия (баланс и другие формы) [28, c. 32].

Создание первичных учетных документов или получение их от других предприятий, принятие их к учету, обработка, передача в архив называется документооборотом.

В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте

Организация документооборота подразумевает:

- разработку форм первичных документов случаях, когда нет аналогичных унифицированных форм;

- доработку унифицированных форм (при необходимости);

- разработку учетных регистров и форм внутренней отчетности;

- создание графика документооборота;

- определение механизма принятия к учету;

- выбор системы обработки документов;

- порядок хранения и уничтожения документов.

Движение же первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или приказа с перечнем работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, а так же всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Он должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении [27, c. 21].

Разрабатывает график документооборота, так же как и учетную политику, главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и, наконец, обеспечивают своевременность составления отчетности.

Схема расчетов платежными поручениями представлена в качестве примера на рис.1.