Первичная документация и организация документооборота по учету денежных средств на расчетных счетах

ДЕБЕТ                                                                    КРЕДИТ

С кредита счетов	Содержание операции	Сумма,  руб.	Содержание операции	Сумма, руб.	В дебет счетов
1	2	3	4	5	6
	Остаток на 1.01.13г.	2190659,79
88	Перечислена материальная помощь	8500	Оплачены ремонтные работы	4690	23
58	Приход денежных средств на расчетный счет за проданные ценные бумаги	148500	Оплачены общепроизводственные расходы организации на растениеводство	120000	25-1
60	Получены  от поставщиков суммы по пересчетам цен на продукцию	16210,03	Оплачены общехозяйственные расходы	30324,99	26
65	Поступили от страховых организаций суммы возмещения	131494	Списание наличных денежных средств с расчетного счета в банке с одновременным поступлением их в кассу организации	400000	50
96	Зачислены на расчетный счет целевые поступления	1020600	Оплата счетов поставщиков и подрядных организаций	13335857,58	60
73-3	Перечислены денежные средства  в счет погашения материального ущерба	5964,55	Отчислены страховые платежи по имущественному и личному страхованию	231196	65
76	Перечислены на расчетный счет платежи от прочих дебиторов	412482,7	Перечислены платежи в бюджет	838339,64	68
45	Зачислена выручка от реализации за отгрузку отваров	7843498,53	Перечислен в бюджет налог с продаж	5286	68-6
50	Сданы из кассы денежные средства для зачисления их на расчетный счет	6841537	Перечислен в бюджет единый социальный налог	7772,05	68-7
51	Перечислены денежные средства организации с транзитного на текущий расчетный счет	6164171,71	Произведен расчет по социальному страхованию	365150,20	69-1
Х	Х	Х	Произведен расчет по пенсионному обеспечению	1829062,30	69-2
Х	Х	Х	Произведен расчет по медицинскому страхованию	296508,83	69-3
Х	Х	Х	Оплата с расчетного счета денежных средств для работникам по предоставлению им займам	2092	73-3
Х	Х	Х	Перечислены денежные средства прочим кредиторам	216127,10	76
Х	Х	Х	Перечислены денежные средства в фонд потребления	8500	88-5
Обороты на 1.01.14гю		22592958,52		17690906,69
Остаток на 1.01.14г.	Остаток	2680911,62

В КФХ «ДИК» чеки используются для получения заработной платы, хозяйственных расходов, на командировочные расходы.

ОАО «Молочный завод «Уссурийский» периодически получает от банка выписку из расчетного счета, то есть перечень произведенных им за день операций. К выписке банка прилагаются документы, полученные от других предприятий, на основе которых зачислены или списаны средства, а также документы, выписанные организацией при достаточном количестве сданных экземпляров – 3 шт.

Приступая к обработке выписки, бухгалтер подбирает оправдательные документы на каждую зафиксированную в ней операцию. Выписка банка заменяет собой регистр аналитического учета по расчетному счету и одновременно служит основанием для бухгалтерских записей в учетные регистры.

На полях проверенной выписки против суммы операций и в документах, приложенных к выписке, проставляются коды счетов, корреспондирующих со счетом 51 «Расчетные счета», а на документах указывается еще и порядковый номер его записи в выписке. Эти данные необходимы для контроля за движением денежных средств, автоматизации учетных работ. Проверка и обработка выписок должны производиться в день их поступления.

Схема документооборота по счету 51 «Расчетный счет» в КФХ «ДИК» представлена на рисунке 2.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 2. Схема документооборота по счету 51 «Расчетный счет» в КФХ «ДИК» при журнально-ордерной форме учета

 

Обязательное условие для заполнения регистров – использование одной строки для каждой выписки независимо от того, за какой период она составлена. Количество занятых строк журнала-ордера № 2 и ведомости № 2 за каждый месяц должно быть одинаковым и равно количеству полученных за этот период выписок из банка. Как в журнале-ордере № 2, так и в ведомости  № 2 суммы записываются в разрезе корреспондирующих счетов с дебетом и кредитом счета 51. Наличие этих показателей за каждый отчетный день и месяц позволяет работникам бухгалтерии анализировать источники поступления денежных средств на расчетный счет предприятия, контролировать целевое использование средств, исполнение обязательств перед бюджетом и прочими хозяйственными органами согласно утвержденному календарному графику финансовых платежей, разрабатываемому предприятием.

 

 

 

 

 

ГЛАВА 3. ПРЕДЛОЖЕНИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПЕРВИЧНОГО УЧЕТА ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ НА РАСЧЕТНЫХ СЧЕТАХ В КФХ «ДИК»

 

3.1. Разработка графика документооборота  по учету денежных средств  на расчетных счетах

 

Налоговый кодекс РФ требует, чтобы все операции предприятия были документально подтверждены. Между тем с подтверждением операций нередко возникают проблемы. Это происходит, потому что документы поступают в бухгалтерию с ошибками, составленными не по той форме, с опозданием или вообще не доходят до работников бухгалтерии.

Для того чтобы не возникало подобных ситуаций, в КФХ «ДИК» необходимо оптимизировать документооборот между бухгалтерией и другими отделами организации.

При осуществлении оценки организации бухгалтерского учета в организации, изучая документы, регламентирующие учетную политику и документооборот, был сделан вывод, что правильная организация документооборота является неотъемлемым условием успешной работы бухгалтерской службы. При плохо поставленном документообороте, а тем более отсутствии графика документооборота, теряется ответственность подотчетных работников, идет несвоевременное предоставление отчетных данных руководящему звену и, следовательно, руководство несвоевременно реагирует на происходящие изменения, а так же точное соблюдение графика документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

Так как единой схемы организации документооборота для предприятий не существует, КФХ «ДИК» необходимо разработать ее самостоятельно.

К организации документооборота не следует подходить формально, так как от того, как поставлен контроль за оформлением и движением первичных документов, в конечном счете, зависит и достоверность отчетности предприятия, и четкость работы бухгалтерии. Кроме того, при проведении аудита наличие определенной схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля.

В КФХ «ДИК» оптимизировать документооборот необходимо с составления графика документооборота, который предусматривал бы оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учетной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации работ. Из него должно быть понятно, кто, в какие сроки и кому сдает те или иные документы, кто их подписывает. Примерный график документооборота представлен во второй главе. При этом работу по составлению графика документооборота должен организовать главный бухгалтер, а руководитель предприятия утвердить своим приказом.

Разрабатывая собственную структуру графика документооборота необходимо руководствоваться Федеральным законом от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Для большей эффективности график документооборота можно увязать с должностными инструкциями сотрудников, в которых должна быть установлена конкретная ответственность работников за соблюдение графика документооборота, четко описана последовательность действий при составлении, оформлении и передаче первичных учетных документов в бухгалтерию.

Как альтернативу можно создать отдельный стандарт «Документооборот в бухгалтерском учете в КФХ «ДИК», в котором определен порядок оформления первичных учетных документов, а также регистров бухгалтерского учета. Этот стандарт должен предусматривать возможность формирования этих документов в электронном виде, а также устанавливать общий порядок организации документооборота на предприятии.

Не обязательно знакомить с общим графиком документооборота всех сотрудников. Для каждого сотрудника можно подготовить выписку из графика, которая касается лично его. В ней нужно перечислить документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и наименования подразделений, в которые должны быть переданы указанные документы.

Можно поступить и по-другому – один общий график документооборота разбить на несколько более узких, создав несколько локальных актов, регулирующих порядок и сроки представления документов. Во-первых, это общее положение об организации документооборота в КФХ «ДИК». Во-вторых, положения по документообороту отдельных операций (регламент предоставления документов в бухгалтерию, положение по согласованию и подписанию договоров, положение по торговым операциям, процедура выполнения функций склада и т. д.). В-третьих, регламентировать представления документов по прочим операциям (в том числе авансовых отчетов). При этом для оперативности в КФХ «ДИК» можно применить электронную систему документооборота. Сначала в централизованную бухгалтерию из других подразделений (или наоборот) документы передаются в электронном виде, проверяются и при необходимости в них вносятся исправления. Окончательный вариант передается уже на бумаге. Как исключения в данной ситуации могут быть документы, поступающие на предприятие извне (накладные, счета-фактуры), сразу передаются в бухгалтерию на бумажном носителе. При этом со всеми действующими на предприятии положениями при желании может ознакомиться любой сотрудник организации, заглянув на сетевой диск организации.

 

3.2. Отражение в учетной политике  информации о первичных документах  и графике документооборота по  учету денежных средств на  расчетных счетах

 

С помощью первичного учета и при соблюдении установленных для надлежащего его ведения правил достигается своевременное и правильное оформление учетных документов. От качества первичного учета зависят результаты анализа данных учета и отчетности, своевременность принятых мер по развитию производственной деятельности и сохранность государственной и общественной собственности.

В КФХ «ДИК» не зафиксированы типовые (унифицированные) формы документов по отдельным разделам учета и соответствующие специфике деятельности организации. 

Также в организации не утверждены формы документов внутреннего учета, не предусмотренные альбомами унифицированных форм первичных документов, но в организации они применяются в тех случаях, когда унифицированные формы первичных документов не подходят, т.е. в основном используются, как документы предусмотрены альбомами унифицированных форм, которые содержат данные, отображенные в произвольной форме.

Порядок контроля за хозяйственными операциями и другими решениями необходимыми для организации и эффективности системы бухгалтерского учета выглядит следующим образом: все документы проходят через директора и все основные решения по организации бухгалтерского учета принимаются им же.

Единственный учет ведется при поступлении входящей документации, где получатель должен поставить подпись в графе регистрации исходящей документации, или же указать пусть следования документа. Все остальное движение документов основывается на доверии.

Таким образом, в КФХ «ДИК» плохо составлена система внутреннего контроля за движением внутренней документации, что в последствии может привести к использованию документации не по назначению и в корыстных целях.

Так же в организации отсутствуют перечень измененных форм унифицированных документов, которые тоже используются в работе организации.

Все выше перечисленные говорит о недостатках в постановке организации первичного бухгалтерского учета и контроле организации. Хотя и имеется ревизионная комиссия, но при этом отсутствует должный анализ ведения бухгалтерского учета и соответственно разрабатываемых рекомендаций к нему, ревизионная комиссия не в полной мере справляется с возложенными на нее функциями. Необходимо конечно учесть, что в Уставе организации зафиксированы функции ревизионной комиссии, но при этом инструкции по выполнению контрольных процедур отсутствуют.

Во избежание ошибок и нарушений, свойственных данной подсистеме, в КФХ «ДИК» целесообразно давать детальные инструкции конкретным исполнителям о порядке и сроках регистрации данных на носителе. Целесообразно использовать систему поощрений и наказаний за надлежащее исполнение исполнителями своих обязанностей. Контрольные мероприятия (ревизии, сверки, инвентаризации и проч.), проводимые с постоянно меняющимися членами комиссии, также снижают риск неэффективной системы сбора и регистрации оперативного факта.

Массив первичной учетной документации. Совершенствование данной подсистемы подразумевает достижение следующей цели: все документы, подтверждающие совершение хозяйственной операции, должны иметь юридическую силу. Среди мероприятий, способствующих повышению эффективности этой подсистемы, следует выделить следующие: