Анализ деятельности предприятия и разработка предложений по улучшению его работы (на примере компании «Спортмастер»)

     Цель  технологии материального производства - выпуск продукции, удовлетворяющей  потребности человека или системы.

     Цель  информационной технологии - производство информации для ее анализа человеком  и принятия на его основе решения  по выполнению какого-либо действия.

     Информационная технология обработки данных предназначена  для решения хорошо структурированных  задач, по которым имеются необходимые  входные данные и известны алгоритмы  и другие стандартные процедуры  их обработки. Эта технология применяется на уровне операционной (исполнительской) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда. Поэтому внедрение информационных технологий и систем на этом уровне существенно повысит производительность труда персонала, освободит его от рутинных операций, возможно, даже приведет к необходимости сокращения численности работников.

     На  уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

     -обработка  данных об операциях, производимых фирмой;

     -создание  периодических контрольных отчетов  о состоянии дел в фирме;

     -получение  ответов на всевозможные текущие  запросы и оформление их в  виде бумажных документов или  отчетов.

     Существует  несколько особенностей, связанных  с обработкой данных, отличающих данную технологию от всех прочих:

     -выполнение  необходимых фирме задач по  обработке данных. Каждой фирме  предписано законом иметь и  хранить данные о своей деятельности, которые можно использовать как  средство обеспечения и поддержания контроля на фирме. Поэтому в любой фирме обязательно должна быть информационная система обработки данных и разработана соответствующая информационная технология;

     -решение  только хорошо структурированных  задач, для которых можно разработать  алгоритм;

     -выполнение  стандартных процедур обработки.  Существующие стандарты определяют  типовые процедуры обработки  данных и предписывают их соблюдение  организациями всех видов;

     -выполнение  основного объема работ в автоматическом  режиме с минимальным участием  человека;

     -использование  детализированных данных. Записи  о деятельности фирмы имеют  детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий.  В процессе ревизии деятельность  фирмы проверяется хронологически  от начала периода к его  концу и от конца к началу;

     -акцент  на хронологию событий;

     -требование  минимальной помощи в решении  проблем со стороны специалистов  других уровней.

     Таким образом, могут быть сформулированы цели создания АСОИ:

     - обеспечение качественного складского  учета реализации товаров;

     - обеспечение ведения бухгалтерского и налогового учета в организации в соответствии с требованиями ФЗ «О бухгалтерском учете»;

     - обеспечение возможности оперативного  проведения анализа результатов  хозяйственной деятельности предприятия. 

     3.3. Определение комплексов задач (подсистем) в АСОИ

 

     Система автоматизированной обработки информации представляет собой человеко-машинную систему, обеспечивающую автоматизированный сбор и обработку информации с  использованием ПЭВМ, оргтехники и  современных средств связи в  процессе решения основных задач управления организацией.

     В настоящее время существующая в  компании «Спортмастер» автоматизированная система обработки информации (АСОИ) позволяет автоматизировать следующие области деятельности предприятия:

     - бухгалтерский и налоговый учет;

     - складской учет;

     Внутри  предприятия информационные потоки организуются между подразделениями.

     Таким образом, исходя из определенных информационных потоков, проектируемая комплексная  АСОИ должна включать в себя следующие подсистемы:

     - подсистема «Бухгалтерский и налоговый учет»;

     - подсистема «Бизнес - планирование»;

     - подсистема «Делопроизводство»;

     - подсистема «Складской учет»;

     - подсистема «Сбыт»;

     Опишем  назначение каждой подсистемы.

     Подсистема  «Бухгалтерский и налоговый учет» реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.

     Для решения этих задач подсистема включает:

     -план  счетов, содержащий типовые настройки  аналитического, количественного и  валютного учета;

     -набор  справочников для ведения списков  объектов аналитического учета; 

     -набор  перечислений для организации  аналитического учета с регламентированным  набором значений;

     -справочник  валют, используемый при ведении  валютного учета; 

     -набор  документов, предназначенных для ввода, хранения и печати первичных документов и для автоматического формирования бухгалтерских операций;

     -набор  констант, используемых для настройки  общих параметров ведения учета  на конкретном предприятии; 

     -набор  стандартных отчетов, позволяющих получать данные бухгалтерского учета в различных разрезах по любым счетам, любым объектам аналитики;

     -специализированные  отчеты по конкретным разделам  бухгалтерского учета; 

     -набор  регламентированных отчетов и  механизм их обновления;

     -специальные режимы обработки документов и операций, выполняющие сервисные функции.

     Набор документов, содержащихся в единой базе и автоматизирующих ввод бухгалтерских операций, рассчитан на ведение наиболее важных разделов учета (решения задач):

     -ведение  классификаторов (справочников);

     -операции  по кассе; 

     -операции  по банку;

     -учет  основных средств и нематериальных  активов; 

     -учет  материалов, инвентаря, спецодежды;

     -учет  производства продукции; 

     -учет  валютных операций;

     -расчеты  с контрагентами, дебиторами, кредиторами;

     -расчеты  с подотчетными лицами;

     -расчет  зарплаты;

     -учет  расчетов с бюджетом;

     -другие  разделы учета; 

     -формирование  бухгалтерской и налоговой отчетности;

     Подсистема  «Бизнес - планирование» позволяет:

     - разработать детальный финансовый  план и определить потребность в денежных средствах на перспективу;

     - определить схему финансирования  предприятия, оценить возможность  и эффективность привлечения  денежных средств из различных  источников;

     - разработать план развития предприятия  или реализации инвестиционного проекта, определив наиболее эффективную стратегию маркетинга, а также стратегию производства, обеспечивающую рациональное использование материальных, людских и финансовых ресурсов;

     - проиграть различные сценарии  развития предприятия, варьируя  значения факторов, способных повлиять на его финансовые результаты;

     -сформировать  стандартные финансовые документы,  рассчитать наиболее распространенные  финансовые показатели, провести  анализ эффективности текущей  и перспективной деятельности  предприятия;

     Подсистема «Делопроизводство» предназначена для автоматизации деловых процессов предприятия, согласования проектов, планов и мероприятий, организации потока бумажных и электронных документов. Подсистема ориентирована на упорядочивание повседневной деятельности менеджеров разных уровней.

     Подсистема  «Складской учет» предназначена  для ведения складского учета  в суммовом и количественном выражении  на складах предприятия, а также  организации учета реализации товаров.

     В данном модуле целью автоматизации  является организация переноса информации по складским и торговым операциям из первичных документов на технические носители информации и перенос информации в модуль «Бухгалтерский учет» путем экспорта. 

     3.4. Подсистема «Складской учет»

     3.4.1. Задачи подсистемы

 

     В связи с тем, что компания «Спортмастер» - предприятие торговли, подсистема, позволяющая вести учет поступления и реализации товаров является первоочередной для разработки.

     Определим перечень задач данной подсистемы. Основной целью подсистемы является - обеспечение качественного складского учета товаров.

     Для достижения указанной цели в процессе работы подсистемы решается следующий  круг задач:

     - «Приход товара»;

     - «Расход товара»;

     - «Перемещение между складами»;

     - «Удаленный доступ»;

     В процессе решения задачи «Приход товара» должна быть обеспечена возможность занесения в электронную базу данных информации, содержащейся в приходных накладных и счетах-фактурах.

     В процессе решения задачи «Расход  товара» должна быть обеспечена возможность  формирования на основе информации, содержащейся в электронной базе данных, расходных накладных и счетов – фактур.

     В процессе решения задачи «Перемещение между складами» должна быть обеспечена возможность формирования на основе информации, содержащейся в электронной  базе данных, накладных на внутреннее перемещение товаров между складами и материально-ответственными лицами.

     В процессе решения задачи «Удаленный доступ» должна быть обеспечена возможность  импорта накладных в электронном  варианте с целью возможности  оперативного занесения информации о товарах в базу данных предприятия при существовании у продавца таковой технической возможности.

     3.4.2. Используемые классификаторы  информации

 

     Во  время работы подсистемы используются следующие классификаторы информации:

     - код товара формата ХХХХХХХХХХ (табл. 14);

     - штрих-код товара ХХХХХХХХХХХ (табл. 15);

     - код контрагента ХХХХ (табл.16).

     Таблица 14.Пример классификатора кода товара