Анализ денежных средств

     Планировать и контролировать движение денежных средств нужно, чтобы осуществлять намеченные планы, получать прибыль сегодня и в долгосрочной перспективе.

       Работа с клиентами должна  строиться на основании договоров,  заключенных на год, в рамках которых ежемесячно или ежеквартально формируются заявки на конкретные виды работ и услуг. Работа с договорами представляет собой одно из направлений в налаживании механизма управления денежными средствами и предполагает участие многих специалистов предприятия.

     Начать  такую работу необходимо с составления  реестра действующих контрактов на оказанные услуги и выполненные работы и представления более полной информации о клиентах (таблица 3.4). 

Таблица 3.4 – Реестр действующих контрактов на выполнение работ

 

     Механизм  управления денежными средствами нужно  выстраивать последовательно, организуя работу с оперативной информацией при участии всех менеджеров сбыта.

     Вначале необходимо подготовить информацию для принятия решений по управлению денежными средствами и потоками. Для организации этой аналитической работы нужно наладить процесс обучения специалистов службы сбыта навыкам работы с контрагентами и управленческой информацией, ее подготовки, представления руководству и интерпретации в виде кратких комментариев или аналитических записок. Такая информация нужна для отработки адаптивного поведения, чтобы понимать, на какие внешние изменения необходимо реагировать изнутри.

     Затем следует разработать регламент  взаимодействия службы сбыта с другими службами предприятия по обмену управленческой информацией и документообороту для управления денежными средствами, поскольку данные процессы в службе сбыта пересекают границы между службами и требуют налаживания эффективного взаимодействия между ними. Прописывание такого регламента и работа в соответствии с изложенными в нем внутренними правилами позволят со временем сформировать и организовать правильный порядок служб и отработать его до автоматизма.

     Чтобы этот механизм работал, необходим личный и жесткий контроль над приходом денежных средств, особенно от крупных клиентов, либо руководителем отдела сбыта, либо директором предприятия. Управленческая информация должна ежедневно поступать руководителю отдела сбыта.

     Инструментом  управления денежными средствами, ликвидностью служат потоки платежей (выплаты и поступления, приход и расход). Поэтому важно планировать поступления денежных средств по каждому клиенту, группировать их по каналам сбыта и по рынкам.

     Информацию  о плане-прогнозе прихода денежных средств получают на основании оперативных данных о работе сотрудников службы сбыта с конкретным клиентом, прогнозируя количество денег, которое от него может и должно прийти. Такой план может выглядеть, как представлено в таблице 3.5. 

Таблица 3.5 – План поступления денежных средств за продукцию

 

     Заполняют таблицу сотрудники службы сбыта. Чтобы спрогнозировать поступление денежных средств, важно понимать, как приходили деньги от клиентов в предыдущие период. Поэтому необходим анализ ситуации за предыдущие три или шесть месяцев, который позволяет увидеть сложившееся положение дел и наметить тенденции. Такая информация поможет понять, что нужно изменить в работе с клиентами и в каком направлении.   Управление денежными средствами и потоками включает и работу с дебиторской задолженностью. Такую информацию можно представить в виде справки о состоянии дебиторской задолженности по каждому клиенту и по срокам (таблица 3.6). 

Таблица 3.6 – Справка о состоянии дебиторской задолженности

 

     На  основании информации предыдущих таблиц составляется сводная таблица о поступлении денежных средств с учетом кредиторской и дебиторской задолженности по клиентам по форме, приведенной в таблице 3.7. Такая справка должна составляться на каждый день, и директор предприятия должен видеть ее ежедневно на экране своего компьютера.  

Таблица 3.7 – Справка о поступлении денежных средств за выполненную

                        работу

 
 

     Для выявления причин отклонений фактического прихода денежных средств от запланированного и принятия решений по управлению денежными потоками необходимы дополнительная информация о ежедневном объеме выполняемых работ в ассортименте и данные об объемах выполненной не до конца работы. Подготовить такую информацию можно по форме, представленной в таблице 3.8. 

Таблица 3.8 – Оперативная информация по выполняемой работе

 

     Работа  по данной форме позволит определить оптимальную величину объема работ выполненных не до конца.

     Особое  внимание при управлении дебиторской  задолженностью надо уделять изменению таких параметров, как общий объем задолженности, задолженность отдельных дебиторов, оборачиваемость. Постоянное наблюдение за этими параметрами позволит в случае их неблагоприятных изменений своевременно принять меры.

     Повышенные  кредитные риск, связанный с тем, что предприятие не всегда имеет возможность собрать полную информацию о своем контрагенте, можно минимизировать на этапе оформления договорных отношений.  

     Существует  много способов обеспечения исполнения обязательств:

     - поручительство;

     - гарантия, в том числе банковская;

     - залог;

     - залог товара, проданного в кредит;

     - страхование рисков;

     - удержание;

     - задаток;

     - неустойка;

     - факторинг;

     - резервирование права собственности;

     - различные варианты расчетов.

     Немаловажным  аспектом, который влияет на выбор того или иного инструмента обеспечения исполнения обязательств, является политика предприятия в области продаж. Например, если в работах, оказываемых организацией, сильно заинтересован контрагент, можно применять сложные в оформлении и влекущие дополнительные расходы инструменты. В этом случае все затраты на оформление можно возложить на клиента.

     Выбор инструмента также зависит от уровня риска, от оценки перспективности клиента и выбора плана взаимоотношений с ним, а также от стоимости дополнительных расходов, связанных с оформлением. Например, использование таких инструментов, как страхование предпринимательских рисков или банковской гарантии, позволяет значительно снизить риск неоплаты за отгруженный товар, выполненные работы и оказанные услуги.

     Поскольку в соответствии с белорусским  законодательством расходы на страхование  предпринимательских рисков должны производиться из прибыли, этот инструмент предприятия используют редко. Исключение сделано только для компаний, осуществляющих экспорт белорусских товаров (работ, услуг) либо инвестиционную деятельность на территории иностранных государств.

     На  практике в отношениях между резидентами  Республики Беларусь банковская гарантия используется также крайне редко (из-за высокой платы, взимаемой банками республики за выдачу банковской гарантии). Как правило, она применяется в расчетах по договорам с нерезидентами в силу повышенного кредитного риска.

     Наиболее  компромиссным вариантом, который  можно использовать в качестве инструмента обеспечения исполнения обязательств по оплате за выполненные работы, оказанные услуги, является аккредитивная форма расчетов. Аккредитивную форму расчетов целесообразно применять в случае, когда покупатель и продавец сомневаются в надежности друг друга: продавец требует предварительной оплаты, а покупатель не решается ее сделать из-за своих сомнений. Как показывает практика, данная форма оплаты, так же как и банковская гарантия или страхование рисков, используется в основном в расчетах по договорам с нерезидентами, хотя ничто не мешает ее применять в отношениях между резидентами.

     Такие формы расчетов, как оплата платежного требования с предварительным акцептом и постоянно действующее платежное поручение, также могут использоваться белорусскими предприятиями.

     При акцепте перечисление средств со счета покупателя производится банком только после получения от него согласия на оплату, во втором – покупатель имеет право в течение определенного срока после оплаты продукции поручить банку отозвать платежи, если нарушены условия договора.  

     Постоянно действующее платежное поручение целесообразно применять при выполнении работы в несколько этапов. Чтобы застраховаться от недобросовестного поведения контрагента, в договоре необходимо предусмотреть ответственность клиента за невыполнение условий по предоставлению в банк заявления об использовании вышеуказанных форм расчетов.  

     Некоторые инструменты обеспечения исполнения обязательств белорусские предприятии не хотят применять из-за сложности их оформления. Например, передача в залог недвижимости влечет за собой регистрацию залога в органах, осуществляющих государственную регистрацию недвижимого имущества, прав на него и сделок с ним, а передача в залог имущественных прав законодательно не урегулирована, поэтому практически возникают проблемы, связанные с оформлением такого залога. На практике широко используется «залог товаров в обороте». Применяется он предприятиями, у которых есть возможность постоянно восполнять реализованный товар (например, торговыми и производственными).   

     Применение указанных направлений снижения дебиторской задолженности, позволят ДСУ-20 ОАО «Дорожно-строительный трест № 3» увеличить размер чистого денежного потока и повысить эффективность денежного потока.

     Эффективность предложенных выше направлений совершенствования системы управления денежными ресурсами за счет внедрения эффективного метода управления дебиторской задолженностью представлен в таблице 3.9. 

Таблица 3.9 – Эффективность совершенствования системы управления

                         денежными ресурсами за счет внедрения эффективного метода

                         управления дебиторской задолженностью  в 

                        ДСУ-20 ОАО «Дорожно-строительный трест № 3»