Загальні вимоги до оформлення службових документів

    Якщо  є необхідність розіслати більшу кількість копій, то складають

список  на розсилку (реєстр), а на кожному примірникові документа проставляють лише одну адресу.

    Часто документи розсилають групі однорідних організацій. У цьому разі користуються узагальненою адресою, а самі документи розсилають за списком. Датою створення документа вважається:

    • день підписання та реєстрації листа або наказу;

    • день затвердження плану, звіту, інструкції;

    • день фіксації вчинків у протоколах, актах;

    • день набрання чинності розпорядчого документа після одержання адресатом (якщо документ її не обумовлює).

    Стандарт  встановлює два способи написання  дат:

    1. словесно-цифровий (традиційний): 1 травня 2002 рік;

    2. цифровий — 02.10.02.

    Місце датування, як правило, визначено на бланку, або, якщо документ виконано на аркуші паперу, то дата проставляється після тексту перед або під  підписом, дата затвердження документа  фіксується у відповідній графі.

    Дату  на документі проставляє особа, яка  його підписує або затверджує, як правило, в момент підписання чи затвердження документа.

    Обов'язковому затвердженню підлягають усі службові документи й відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням і виконанням, а саме: резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи.

    Присвоєння документові умовного позначення, яке надається йому під час реєстрації і вказує на місце складання, виконання та зберігання документа називається індексацією. В кожній організації має бути єдина і стабільна система індексування документів і постійне розташування складових частин індексу.

    В основу індексування покладено номенклатуру справ організації. Індекс наводять лише арабськими цифрами. Простий індекс складається з порядко-

вого  номера документа та індексу справи за номенклатурою.

    Індекси на вхідних документах і документах, створених в установі (організації), складаються з порядкових номерів у межах груп документів, що реєструються, наприклад, накази, розпорядження, протоколи, листи, акти тощо. Вони можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців.

    Складові  частини індексу розміщуються в  такому порядку: порядковий номер реєстрації в межах групи документів, індекс за номенклатурою справ, питань діяльним її, кореспондентів, виконавців.

    Індекс  спільного нормативно-правового документа двох організацій складається з індексів установ, що його видали, які проставляються через дріб. Складові частини індексу відокремлюються одна від одної похилою рискою наприклад, 225/02-325/27 або 35/48/95.

    Під час індексації заяв, пропозицій і скарг громадян в індекс уводять перші літери прізвища заявника. Наявність в індексі порядкового номера забезпечує прискорення пошуку і зберігання документів.

    До  тексту документа, який перевищує 10 рядків, слід обов'язково складати заголовок. Це має робити виконавець. Заголовок до тексту формулюється однією фразою. В узагальненій формі заголовок означає зміст ділового паперу. Називається не лише поняття, про яке йдеться, а й суть дії. Заголовок має відповідати на запитання: про що? Цей реквізит повинен бути лаконічним і починатися з прийменника «Про». Заголовок зазвичай ставиться в лівому верхньому кутику під номером і датою або посередині рядка після назви документа. Наявність заголовка значно скорочує час реєстрації документа, вивільнюючи працівників від прочитання тексту, й полегшує його пошук.

Якщо  в документі йдеться про кілька питань, то заголовок може бути узагальненим. У разі складання документа на основі уніфікованої форми постійна частина заголовка, що входить до назви форми, доповнюється змін ною інформацією, яка конкретизує його зміст.

    Текст документа, надрукований на форматі А5, дозволяється подавати без заголовка. Заголовки також не складаються до текстів телеграм і повідомлень.

    Погодження  документів — спосіб попереднього розгляду та оцінки проекту документа. Відповідно до вимог ЄДСД воно має забезпечити правильне вирішення комплексу питань:

    • про якість підготовленого документа;

    • його своєчасність і доцільність;

    • науково-технічне й економічне обґрунтування;

    • відповідність чинному законодавству, правовим актам, що визначають компетентність організації, яка видає документ.

    Проекти документів погоджуються установами, організаціями, структурними підрозділами, посадовими особами, компетентними в питаннях, що містяться у проекті документа.

    Відомі  внутрішнє та зовнішнє погодження.

    Внутрішнє погодження здійснюється шляхом візування документа. Віза являє собою підпис посадової особи на документі, який засвідчує її згоду зі змістом документа чи ознайомлення з ним. Вона охоплює особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, і дату візування. У разі необхідності може бути зазначена посада особи, що візує документ.

    Віза  проставляється як на лицьовому, так  і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця на лицьовому боці для цього не вистачає. Візи фіксуються на примірниках, які залишаються в установі.

    Зауваження та пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші паперу, про що робиться відповідний запис під час візування.

Із зауваженнями обов'язково має ознайомитися особа, яка підписує до кумент. Крім того, працівники юридичної служби перевіряють проекти нормативно-правових актів організації на відповідність їх чинному законодавству й візують їх згідно з чинними правилами.

    Зовнішнє  погодження здійснюється проставлянням  підпису у два способи:

    • нижче реквізитів, якщо погоджень небагато;

    • на окремому аркуші, якщо документ має бути погодженим з багатьма посадовими особами.

    При цьому в обох випадках зазначається посада, ставиться підпис і подається його розшифровка (Додаток А).

    При погодженні документа з колегіальним органом вказується номер протоколу або листа.

    Якщо  погодження робляться на основному  аркуші й додаються до документа, то такий документ оформляється таким чином: у тексті документа робиться посиніння на наявність аркуша погодження.

    Основні способи засвідчення  полягають у підписанні, затвердженні їх і поставленні печатки, документи підписують посадові особи установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами. В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує керівник організації або його заступник, відповідно до повноважень. У деяких випадках документи можуть бути підписані керівником певного структурного підрозділу, якщо це здійснено відповідно до компетенції керівника.

    Реквізит  «підпис».

    ■ Складається з найменування посади та ініціалів, прізвище пишеться повністю й у дужки не береться.

    ■ Ініціали ставляться перед прізвищем.

■ Повне найменування посади не вказується в тому разі, коли документ виконано на бланку і є відомості про адресанта. Якщо таких відомостей немає, то наводиться повністю посада і назва організації.

    ■ Якщо документ підписує кілька осіб, то підписи розташовують один під іншим, у порядку субординації.

    ■ У випадку, коли підписують документ керівники однакового рівня, підписи розташовують на одному рівні.

    Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то документ підписує її заступник або особа, на яку покладено обов'язки відсутнього. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписує документ, та вказується її прізвище (виправлення вносяться в текст чорнилом або на машинці, наприклад, «В. о.», «Заст.» тощо).

    Затвердження документів здійснюється у два способи, що мають однакову силу: грифом затвердження й виданням відповідного розпорядчого документа –наказу, рішення, постанови (Додаток Б).

    Гриф «Затверджую» проставляється у верхній часини документа. Слово ЗАТВЕРДЖУЮ пишеться без лапок, великими літерами, під ним вказується посада особи, що затверджує документ, ставиться підпис і наводиться його розшифровка й дата.

    В організації є перелік документів, що підлягають затвердженню.

    На деяких документах для закріплення їх юридичної сили і освідчення справжності ставлять печатку.

    Печатки є двох видів: прості та гербові. Прості печатки круглі, прямокутні, квадратні, трикутні. Їх ставлять на копіях, розмножених примірниках розпорядчих актів на довідках про трудову діяльність громадян, перепусках, під час відправлення бандеролей, пакетів тощо.

    Гербова печатка ставиться на документах, перелік яких передбачено нормативними актами (Додаток В).

    Іноді до документів додаються різні види додатків (Додаток Г). Є кілька способів їх оформлення:

■ якщо в документі згадується про додаток, тоді в ньому не наводять  його найменування, а лише вказують кількість аркушів і примірників.

    ■ якщо в документі не згадують додатка, то обов'язково пишуть його назву.

    ■ у тому разі, коли документ надсилається на кілька адрес, а додаток лише на одну, відмітка про наявність додатка і оформляється за формою.

    Резолюція являє собою розпорядження керівника стосовно виконання документа і призначення конкретного виконавця. Резолюція складається з таких елементів: прізвища виконавця або виконавців, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника й дата.

    Текст у резолюціях може бути викладений так: «На дошку оголошень», «До відома», «До виконання», «До керівництва», «Задовольнити прохання», «Головному бухгалтерові», «Терміново вирішити», «Передати Іваненку для виконання» тощо. Однак такі резолюції потребують ще додаткового роз'яснення стосовно вирішення того чи іншого питання, тому доцільно робити детальнішу резолюцію з вказівкою про бажане виконання документа.

    Якщо  в резолюції зазначено більше одного виконавця, то виконавець, прізвище якого вказано першим, вважається відповідальним виконавцем, тому він координує роботу щодо виконання доручення, про яке йдеться в резолюції. Резолюцію датують і підписують у правій верхній частині документа на вільному місці (не на тексті).

    Бажано, щоб на документі було не більше однієї резолюції, але якщо необхідно деталізувати виконання роботи, то на документ можуть бути накладені інші резолюції.

Резолюція проставляється безпосередньо на документі, нижче реквізиту «Адресат», під кутом або паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставити на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку підшивки. Резолюцію не можна писати на лівому полі, яке використовується для підшивки документа. Написання резолюції на окремих аркушах або спеціальних бланках допускається в разі, коли документ підлягає поверненню або деталізується порядок виконання документа й уточнюються виконавці.

    Проходження документів в організації позначається такими реквізитами.

    Про надходження (реєстрацію) документа  робиться позначка на правому полі першого аркуша документа. Вона проставляється у вигляді штампа, на якому зазначено скорочене найменування організації (установи), дата надходження документа й індекс.

    Про взяття на контроль проставляється на лівому полі першого аркуша документа (на рівні заголовка до тексту), зокрема пишеться слово «контроль» або літера «К». Про виконання зазначають внизу документа зліва.