Загальні вимоги до оформлення службових документів

    Відмітка  «До справи» свідчить про те, що роботу над документом закінчено.

    Про виконавця. Кожен документ повинен  мати відмітку про безпосереднього виконавця, яка складається з прізвища та службового телефону й зазначається зліва внизу на лицьовому боці останнього аркуша документа.

    Про розмноження документа. У разі потреби  під прізвищем виконавця включають  також індекс друкарки (перші літери імені та прізвища), кількість віддрукованих примірників, дату друкування. 

2.3 Вимоги до бланка документа 

    Для уніфікованих форм документів, яких організація видає понад 200 примірників на рік, допускається виготовлення бланка документа, який являє собою стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією документа й місцем, залишеним для змінної.

    Встановлено два види бланків:

    • бланк для листів;

    • бланк інших видів документів, зокрема наказів, постнов тощо.

    У підготовці бланків використовують папір різноманітних розмірів, затверджених ГОСТом 9327-60, зокрема, АЗ - 297 х 420 мм; А4 - 210 х 297; А5 - 148 х 210; А6 -150 х 148 мм. Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) оформляють тільки на форматах А4, А5.

    Для системи ОРД ГОСТ 6.38-90 встановлює такі розміри полів: ліве — 20 мм, верхнє — не менше як 10 мм; праве і нижнє — не менше як 8 мм.

    Бланки  можуть виготовлятися шляхом повздовжнього  або кутового розташування реквізитів (Додаток Д). Повздовжнє розташування реквізитів передбачає розташування вздовж верхньої частини аркуша.

    Кутове  розташування реквізитів передбачає, що постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті аркуша.

    Крім  того, і кутове, і повздовжнє розташування реквізитів може бути фланговим або  центрованим. У флатовому розташуванні реквізитів — кожен рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі, у центрованому — початок і кінець кожного рядка однаково відділений від меж відведеної робочої площі.

    Герб  зображують посередині бланка або в  кутовій частині над серединою рядків найменування організації.

    Повне і скорочене найменування організації  має відповідати нормам правових актів, тобто подається як у статуті  чи в положенні про організацію. Найменування структурних підрозділів  дозволяється додруковувати у бланку, виконаному друкарським способом.

    На  бланках документів може зображуватись  емблема підприємства, організації або замість неї може бути використаний товарний знак, зареєстрований в установленим, порядку.

    Крім  цього, на бланках для листів указують довідкові реквізити, а саме: індекс підприємства зв'язку, поштову й телеграфну адресу, номери телефонів, факсів, пейджерів розрахунковий рахунок у банку, дату, індекс,

посилання на індекс і дату вхідного документа, коди листа за загальним класифікатором управлінських документів (ЗУД), код організації за загальним класифікатором

підприємств і організацій (ЗКПО).

    На  загальних бланках подають лише окремі реквізити. Обмежувальні помітки для полів та інших реквізитів наносяться у вигляді кутиків. У бланках на двох мовах реквізити необхідно продублювати. Бланками організацій називаються документи суворої звітності, тому в організації вони підлягають нумерації, а видача їх реєструється у відповідному журналі.

    Невикористані або зіпсовані бланки передаються  до структурного підрозділу організації, яким вони були видані, де зіпсовані бланки після складання відповідного акта знищується. 
 
 

ІІІ ОСОБЛИВОСТІ ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

  3.1 Загальні вимоги до оформлення тексту документів 

    Ділова  кореспонденція готується, як правило, на спеціальних бланках, реквізити яких містять постійну інформацію. Обов'язковими мають бути: реквізити відправника, а також заголовок документа, адреса організації, установи, куди посилається документ, підпис представника організації, яка підготувала документ.

    Текст – головний елемент документа. Важливо, щоб зміст документа правильно й точно висвітлював факти, що в ньому викладаються. Під час складання документа необхідно дотримуватися вимог закону, давати чіткі формовання, робити аргументовані висновки. Тексти документів, як правило, поділяють на дві частини. В першій частині вказують підставу для складання документа, в другій — викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання. Навіть у тих випадках, коли документ складається лише з однієї фрази, то в першій її частині рекомендується вказати підставу або причину створення документа, а в другій — прохання, рішення, розпорядження. У виняткових випадках текст може складатися лише із завершальної частини (наприклад, прохання).

    Дня того, щоб текст був зрозумілим і викладеним чіткіше, застосовується його рубрикація, яка являє собою членування тексту на складові частини, а також використання заголовків.

    Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци. Кожен абзац має розпочинати нову думку чи мікротему. Крім абзаців, у тексті документів можуть виокремлюватися параграфи, пункти.

Поділ тексту на абзаци має велике практичне  значення. Це допомагає осмислити прочитане й підготуватися до сприйняття іншої підтеми. Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вважати абзац з трьох чи п'яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші на початку й наприкінці абзацу. Абзаци також потребують чергування залежно від розмірів. Найзручніші речення з трьох, п 'яти, семи й найбільше дев'яти слів. Під час підготовки текстів документів рекомендується складні речення заміняти простими, частіше використовувати трафаретні словосполучення, у розпорядчих документах вживати дієслова невизначеної форми й конструкції наказового характеру.

    Укладачеві слід пам'ятати, що документ має відповідати чинному законодавству, тому в разі необхідності слід звіряти його із законами й підзаконними актами. Особливо це важливо враховувати в документуванні діяльності органів державного управління й місцевого самоврядування, а також у підготовці рішень, наказів та інших розпорядчих документів. У документах потрібно використовувати тільки перевірені факти.

    Документи можуть бути проілюстровані таблицями. Якщо таблиця невелика, займає частину сторінки, то вона друкується в загальному тексті документа, якщо таблиця велика або в документі їх кілька, то вони виносяться в додаток, про що робиться повідомлення після закінчення основного тексту документа чи посилання в тексті (Додаток Е).

    Кожному текстові передує заголовок — коротке викладення змісту документа. Це основний пошуковий елемент документа. Якщо він правильно складений, то скорочується час розгляду документа.

    Для складання документів використовується специфічний канцелярсько-діловий стиль, йому притаманні академізм, значна кількість термінів, логічна послідовність. Однак слід уникати вживання архаїзмів, застарілих слів і виразів, необхідно заміняти їх новими сучасними словами: даби — щоб; на предмет — для того. Фахівцеві, який готує текст документа, потрібно не допускати застосування іноземних слів, особливо у тому разі коли є українсь-

кі відповідники. Крім того, недопустимо використання вузькоспеціалізованих галузевих термінів, діалектизмів, що використовуються в якихось говірках, вульгаризмів — слів з відтінком неповаги. Слово у службовому документі має суворо відповідати поняттю, яке в нього вкладається. Текст документа повинен бути чітким, коротким, недопустимі різні тлумачення його. Не рекомендується використовувати урочисту лексику в робочих документах, що мають офіційний характер.

    У сучасних документах помічена тенденція  до швидкої прогресуючої тенденції  заміни слів та конструкцій словами, тобто графічними знаками, які замінюють цілі слова та їх словосполучення (наприклад, № — номер,  % — відсоток , $ — долар тощо). Значного поширення набули загальноприйняті скорочення, абревіатури тощо.

    Здебільшого документ пишеться від третьої особи. Наприклад, Академія інформує про новий склад студентів.

    Логічна послідовність як необхідна ознака кожного ділового документа реалізується за допомогою причинно-наслідкових зв'язків у межах одного речення чи в повному тексті. Крім того, логічна послідовність може виражатися за допомогою протиставлення. Важливим у документі може бути й суворе дотримання певної послідовності викладу матеріалу, підкріплення наступності або черговості подій чи явищ. Це досягається за допомогою слів: спочатку, водночас, потім. Одним із способів вираження логічної послідовності є виділення мети за допомогою слів: тому, для цього, з цією метою. Загальна логічна послідовність документів досягається за допомогою слів на позначення результативності: таким чином, у результаті, отже тощо.

    З роками склалися правила оформлення службової, урядової, приватної документації. Це і жорстка нормативність, і дотримання юридичних положень, і бездоганне володіння мовою. 

3.2 Нумерація розділів, підрозділів, пунктів, підпунктів 

    Нумерація — це числове або буквенне позначення послідовності розташування складових частин тексту.

    Розділи, наприклад звіту, повинні мати порядкову нумерацію в межах викладення суті змісту й позначатися арабськими цифрами без крапки:

    1,2,3 й т. д.

    Підрозділи  повинні мати порядкову нумерацію  в межах кожного розділу.

    Номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою.

    Після номера підрозділу крапку не ставлять:

    1.1, 1.2 й т. д.

    Пункти  повинні мати порядкову нумерацію  в межах кожного розділу або  підрозділу.

    Номер пункту складається з номера розділу  й порядкового номера пункту, або  з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, відокремлених крапкою. Після номера пункту крапку не ставлять:

    1.1, 1.2, або 1.1.1, 1.1.2 й т. д.

    Якщо  текст поділяють тільки на пункти, їх слід нумерувати, за винятком додатків, порядковими номерами.

    Номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового  номера підпункту, відокремлених крапкою:

    1.1. – 1.1, 1.1.1.2, 1.1.1.3 і т. д.

    Якщо  розділ, не маючи підрозділів, поділяється  на пункти й далі – на підпункти, номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номе-

ра пункту і порядкового номера підпункту, відокремлених крапкою:

    1.1.3, 1.2.1 й т. д.

    Після номера підпункту крапку не ставлять.

    Якщо  розділ або підрозділ складається  з одного пункту, або пункт складається з одного підпункту, його не нумерують.

    Застосування  нової системи нумерації відповідає вимогам ДСТУ 3008–95 і спрощує обробку  документів, уніфікує їх, бо дає можливість не вживати словесних найменувань і символів.

    Для зручності зіставлення показників і наочності цифровий матеріал, як правило, оформляють у вигляді таблиць, що відповідають вимогам чинних нормативних документів. Нумерують таблиці, якщо їх більше однієї в документі, арабськими цифрами. Система нумерації може бути наскрізною (напр.,«Таблиця2») або індексаційною, складається з номера розділу й порядкового номера таблиці, відокремлених крапкою (наприклад, «Таблиць 5. 3» – третя таблиця п'ятого розділу).

    Назва таблиці визначає її тему й зміст  і має бути точною, виразною, лаконічною й відповідати змістові таблиці. Якщо таблиця переноситься на інші сторінки, то там назву не повторюють, а пишуть: «Продовження табл. З» або «Закінчення табл. 2». Назву можна не давати, якщо таблиця не має самостійного значення, тобто потрібна по ходу читання основного тексту. У продовженні таблиці на наступних сторінках допускається заміна заголовків граф їх нумерацією арабськими цифрами. Нумерація граф і рядків таблиці застосовується й тоді, коли на них треба робити посилання в тексті документа.