Загальні вимоги до оформлення службових документів

"justify">    За  складністю документи поділяються  на:

    —односкладні – складаються з одного питання;

    —складні – містять в собі два або більше питань.

    За  стадіями створення документи поділяються  на:

    —оригінали – документ, який створено вперше й належним чином оформлено. Він може бути розмножений копіями. У юридичному відношенні оригінал і копія рівнозначні;

    —копії – копія являє собою точне відтворення оригіналу, має у верхньому правому кутику позначку «Копія» і завірена в певному порядку. Розрізняють три різновиди копій: відпуск, витяг, дублікат. Відпуск являє  собою копію оригіналу документа, що залишається у відправника; витяг являє собою копію, що відтворює частину оригіналу; дублікатом називається другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу.

    За  терміном зберігання документи поділяються  на:

    —постійного зберігання 75 років;

    —тривалого зберігання понад 10 років;

    —тимчасового зберігання до 10 років.

    За  засобами фіксації документи поділяються на:

    —письмові (рукописно-друковані) – охоплюють усі рукописні та машинописні документи, виготовлені на різноманітних апаратах і друкарським способом;

    —графічні – креслення, графіки, карти, малюнки, схеми, плани, які цінні своєю ілюстративністю;

    —фото-, кіно-, фотодокументи – дають можливість зафіксувати ті об’єкти, явища, процеси, котрі відтворити іншими засобами важко або неможливо. Фонодокументи дають можливість робити точний звукозапис інформації, їх широко використовують для протоколювання зборів, нарад.

    За  змістом  документи поділяються  на:

    —організаційно-розпорядчі – документи для оперативного управління організацією;

    —фінансово-облікові – відображають ведення обліку в організації;

    —постачальницько-збутові – відображають аспекти господарської діяльності організації.

    За  найменуванням документи поділяються  на: положення, накази, інструкції, звіти, акти, записки, листи – однак класифікувати документи за назвою не слід, оскільки є документи однакові за назвою, але досить різні за змістом (наприклад заява).

    За терміном виконання документи поділяються на:

    —термінові, дуже термінові – вимагають виконання у строки, встановлені законом, правовим актом керівником або за способом відправлення, вручення (телеграми) тощо з позначкою «Терміново»;

    —звичайні, безстрокові – не потребують часового підходу.

    За  юридичною силою поділяються  на:

    —справжні – в свою чергу бувають: дійсними, тобто такими, які мають юридичну силу на даний момент; недійсними, тобто такими, що втратили силу через закінчення строку дії (наприклад договір, контракт);

    —підробні – виникають внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Матеріальні підробки бувають тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки, а інтелектуальні підробки виражаються у складенні і видачі документа свідомо неправильного змісту, хоч і правильного за формою.

    За  походженням поділяються на:

    —службові – торкаються інтересів підприємств та організацій;

    —особисті – стосуються певної особи, іменні.

    За  ступенем обов’язковості:

    —директивні – потребують обов’язкової відповіді, виконання;

    —інформаційні – виготовляються з інформаційною метою й беруться до відома. Крім того, у діловодстві вся документація, яка створена в організації і та що надійшла ззовні, групується за певною схемою. При цьому можна застосовувати класифікацію за такими ознаками:

   • номінальною (документи за назвою: протоколи, накази, акти тощо);

   • предметною (однорідні за змістом документи: впровадження передових методів реалізації товарів);

   • авторською (документи, складені одним закладом, установою чи особою: Міністерством фінансів, податковою адміністрацією);

   • кореспондентською (листування з певним закладом або особою, наприклад, листування з заводом, фабрикою);

   • географічною (документи, пов'язані з кількома кореспондентами, розташованими на певній території: листування з підприємствами Росії, Молдови тощо);

   • хронологічною (документи, які охоплюють певний період: річні звіти й фінансові плани).

    Кожна з цих ознак може бути покладена  в основу формування справ.

    Класифікація  також необхідна для проведення робіт зі стандартизації та уніфікації документів. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    II ОСНОВНІ ВИМОГИ ДО СКЛАДАННЯ ТА ОФОРМЛЕННЯ УПРАВЛІНСЬКИХ ДОКУМЕНТІВ

2.1 Формуляр документа 

    За  допомогою документів не лише здійснюється значна частина управлінських функції, а й знаходить у них своє відображення. До кожного з документів ставляться певні вимоги: відповідність своєму призначенню, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

    Таким чином, щоб документ відповідав своєму призначенню, він має бути складений відповідно до форми, прийнятої для даної категорії документів. Від повноти і якості оформлення документів залежить їх юридична сила, оскільки вони є свідченням, підтвердженнями конкретних фактів, явищ, подій. Регламентують цей процес затверджені й чинні в Україні стандарти: ДСТУ 3843-99. Державна уніфікована система документації. Основні пониження; ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови формуляра-зразка документа.

    Виходячи  з цих та інших стандартів формуляр-зразок визначається таким чином, формуляр-зразок –це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри берегів, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити (ДСТУ 2732-94).

    Формуляр – це єдині, науково-обгрунтовані правила підготовки та оформлення документів. Введення таких правил створює необхідні передумови для більш детальної уніфікації документів, що, своєю чергою, сприятиме використанню їх в автоматизованих системах управління. 

2.2 Характеристика реквізитів 

    Стандарти встановлюють найзагальніші правила  складання документів, а також  регламентують машинописне оформлення його окремих реквізитів. Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи, без яких він не може бути підставою для обліку та не має юридичної сили.

    Реквізити бувають постійні та змінні. Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, змінні — під час складання документа.

    Вигляд  формуляра залежить від призначення  документа та його конкретного змісту.

    До  обов'язкових елементів документів належать: дата, підпис, адреса, заголовок  тощо, а також текст.

    Організаційно-розпорядчі документи слід складати згідно з Держстандартом.

    Кількість ознак, тобто реквізитів, різна і  визначається документом, його видом, змістом. ДСТУ 3843-99 встановлює максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування. До них належать:

    1. Державний Герб України, Автономної Республіки Крим;

    2. емблема організації;

    3. зображення нагород;

    4. код організації за класифікатором підприємств і організації (ЗКПО);

    5. код документа за класифікатором управлінських документів (ЗКУД);

    6. найменування міністерства чи відомства;

    7. найменування організації;

    8. найменування структурного підрозділу;

    9. індекс підприємства зв'язку, поштова й телеграфна адреса, номер телетайпа, або нементного телеграфу, номери телефонів, номер розрахункового рахунка в банку;

    10. назва виду документа;

    11. дата;

    12. індекс;

    13. посилання на індекс і дату вхідного документа;

    14. місце складання або видання;

    15. гриф обмеження доступу до документа;

    16. адресат;

    17. гриф затвердження;

    18. резолюція;

    19. заголовок до тексту;

    20. відмітка про контроль;

    21. текст;

    22. відмітка про наявність додатка;

    23. підпис;

    24. гриф погодження;

    25. візи;

    26. печатка;

    27. відмітка про завірення копії;

    28. прізвище виконавця й номер його телефону;

    29. відмітка про виконання документа й направлення його до справи;

    30. відмітки про перенесення даних на машинний носій;

    31. відмітка про надходження.

    Єдиною  державною системою документації визначено чотири головні напрями дій щодо роботи з документами:

    —уніфікація і стандартизація документів;

    —раціоналізація документообігу;

    —економія, планування та організація праці співробітників, що ведуть діловодство;

—автоматизація й механізація управлінської діяльності.

    Зупинимося  на особливостях представлення на документах окремих реквізитів.

    Найменування  установи має відповідати найменуванню, зазначеному в положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування може бути використаним у тому разі, коли його офіційно зафіксували в положенні чи статуті установи. При цьому на бланку скорочене найменування розташовується після повного.

    Назва виду документа (наказ, розпорядження, рішення тощо) записується на бланку друкарським або машинописним способом і має відповідати компетенції установи, змісту управлінської діяльності.

    Є кілька способів адресування:

    ■ Якщо документ адресується організаціям або структурним підрозділам без зазначення посадової особи, то в цьому разі адреса пишеться в називному відмінку.

    ■ Якщо документ адресовано конкретній посадовій особі, то в його адресуванні зазначається посада та прізвище посадової особи, які стоять у давальному відмінку.

    ■ У разі, коли документ адресується кільком посадовим особам (керівникам), то допускається зазначати в документі не більше ніж чотири адреси.

    ■ Якщо документ є відповіддю на скарги, заяви громадян тощо, то в адресуванні зазначається прізвище заявника, якому передує поштова адреса.

    ■ В адресуванні кореспонденції приватній особі — вказується спочатку поштова адреса, потім прізвище та ініціали одержувача.

    При адресуванні прийменники в адресах випускаються.

    В одному документі рекомендується писати не більше чотирьох адресатів. При цьому слово «копія» не пишуть перед другою, третьою та четвертою адресами.