Загальні вимоги до оформлення службових документів

Міністерство  освіти і науки  України

Тернопільський  економічний університет 

     Циклова комісія

     діловодства

спеціальність: 5.02010501

«Діловодство» 
 
 

КУРСОВА РОБОТА

із дисципліни

«Діловий документ» 

Тема: «Загальні вимоги до оформлення

  службових документів». 

КР 1733-09.01 00 
 

Виконала  студентка групи –      

                              Оцінка_______________________________ 
 

Керівник           
 
 
 
 

Тернопіль, 2011

Тернопільський  економічний університет 

Відділення: механіко-технологічне  Циклова комісія діловодства

Спеціальність: 5.02010501   «Діловодство»

                                          ЗАТВЕРДЖУЮ

                                          Голова ЦК діловодства

                                          _____________

                                          Протокол № 5

                                          «2» лютого 2011 р.

ЗАВДАННЯ

на курсову  роботу

студенту 

                                                        (прізвище, ім’я, по батькові)

дисципліна            «Діловий документ»

тема роботи:        «Загальні вимоги до оформлення

  службових документів»

Термін здачі  студентом закінченої роботи:     04.05. 2011 р.

Зміст курсової роботи (перелік питань, що належить розробити):

Реферат

Вступ

1. Критерії класифікації документів.

2. Основні вимоги до складання документів.

 2.1. Формуляр документа.

 2.2. Характеристика  реквізитів.

 2.3 Вимоги  до бланка документа.

3.Особливості  оформлення управлінських документів.

 3.1 Загальні  вимоги до оформлення тексту.

 3.2 Нумерація  розділів, підрозділів, пунктів,  підпунктів.

Висновки

Перелік посилань

Додатки

Дата видачі завдання:         02.12. 2010 р.

Керівник роботи __________________________________/

Завдання прийняв  до виконання ______________________/                      / 
 
 
 

    ЗМІСТ 

     Реферат………………………………….........................................................3

     Вступ………………………………………………………………................5

1. Критерії класифікації документів…………………………………………......6

2. Основні вимоги  до складання документів……..............................................12

     2.1. Формуляр документа……………………………………………….…12

     2.1. Характеристика реквізитів…………………………………………....13

     2.3. Вимоги до бланка документа………………………………………....22

3. Особливості  оформлення управлінських документів………………………25

     3.1. Загальні вимоги до оформлення  тексту………………………...……25

     3.2. Нумерація розділів, підрозділів,  пунктів, підпунктів ………………28

     Висновки........................................................................................................30

     Перелік посилань..........................................................................................31

   Додаток А......................................................................................................32

   Додаток Б………………………………………………...............................33

   Додаток В…………………………………………………......................….35

   Додаток Г…………………………………………………...........................36

     Додаток Д……………………………………………………......................37

 
 

     ВСТУП 

     У сучасних умовах для підвищення ефективності документування операцій необхідне удосконалювання роботи з документами, тому що всяке управлінське рішення завжди базується на інформації, на службовому документі.

     Організація роботи з документами впливає  на якість роботи апарату керування, організацію і культуру праці управлінських працівників. Удосконалювання керування виробничо-господарськими системами, підвищення рівня організації й ефективності управлінської праці багато в чому залежить від того, наскільки раціонально поставлено в установах і на підприємствах діловодство і наскільки професійно ведеться документація, гарантується успіх управлінської діяльності в цілому.

     Поняття «документ» є центральним, фундаментальним  в понятійній системі документознавства. Воно відображає ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збиранню, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, розповсюдженню і використанню документної інформації в суспільстві.

     Це  поняття широко використовується у  всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є одна або декілька версій його розуміння відповідно до специфіки тих об'єктів, яким додається статус документа.

     Таким чином, важливість документів, як носіїв інформації, у житті людини зумовлює актуальність дослідження класифікації документів, оскільки саме класифікація дає можливість розібратися у їх розмаїті. 
 
 
 
 
 
 
 
 

  І КРИТЕРІЇ КЛАСИФІКАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ 

    Виробничо-господарська діяльність організацій, у тому числі  й установ державного управління та місцевого самоврядування, дуже різноманітна. Різні факти, події, явища вимагають відповідного оформлення, а це викликає необхідність у складанні різних за назвою, формою, змістом документів. З метою підготовки документа, який відповів би всім вимогам та для зручності роботи з ним прийнято вирізняти окремі групи та види документів за певними ознаками класифікації. Класифікація – це поділ їх на класи за найзагальнішими ознаками подібності або відмінності та формування на цій основі справ.

    Передусім виокремлюють певні системи документації та документування.

    Система документації — це сукупність документів, взаємопов'язаних між собою, що взаємодіють  і створюють цілісні утворення  із певними формами.

    Найчисленнішою  є система управлінських (адміністративних, загальних) документів. Специфіку різних сфер діяльності суспільства відтворюють специфічні (галузеві) документаційні системи, зокрема банківська, дипломатична, зовнішньоекономічна, юридична тощо.

    Метою класифікації документів є:

   • підвищення оперативності роботи апарату управління й відповідальності виконавців шляхом розмежування функцій, структурних підрозділів і обов'язків виконавців, чіткого розподілу інформації;

   •  економія праці завдяки використанню інформаційно-довідкового апарату (предметно-тематичного каталогу).

    Значення  класифікації документів полягає в:

   • забезпеченні їх швидкого пошуку в поточному діловодстві;

   • підвищенні оперативності роботи з документами.

    Для класифікації документів у межах  однієї організації можуть бути складені класифікаційні схеми, класифікатори. Вони бувають двох типів: структурні та виробничо-галузеві. За першим типом документацію ділять на частини відповідно до структурних підрозділів. У цьому разі рубрики — це структурні підрозділи, а статті — назви документів. Згідно з виробничо-галузевою класифікацією серед документів вирізняють групи за певними кваліфікаційними ознаками.

    Щоб документ відповідав усім переліченням вище вимогам, його слід правильно скласти як за формою, так і за змістом. Відповідно до цих вимог вирізняють види документів за ознаками класифікації та групами:

    За  спеціалізацією документи поділяються  на: загальні, з адміністративних питань; спеціалізовані, з фінансових питань, з комерційних питань.

    За  призначенням документи поділяються  на:

    —розпорядчі – документи, які відображають питання оперативного управління організацією;

    —організації – документи, що регулюють діяльність організації, визначаючи її функції та функції її елементів;

    —інформаційні – в яких міститься інформація про факти, події, явища, що відбулися в організації та за її межами.

    За  місцем складання документи поділяються  на:

    — внутрішні – створені на тому підприємстві, де вони функціонують;

    —зовнішні – надійшли з інших організацій або направлені іншим організаціям чи громадянинам.

    За  напрямом руху документи поділяються на:

    — вхідні – документи, які створені за межами організації та надійшли в

організацію;

    — вихідні – документи, які створені в організації, але використовуються за її

межами.

    За  джерелами виникнення документи поділяються на:

    —первинні – характеризують стан підприємства (статистична звітність);

    —вторинні – отримані на основі аналізу та узагальнення відомостей, наведених у первинних документах.

    За  формою документи поділяються на:

    —cтандартні – створюються за чітко визначеними нормами та правилами, не визнаючи відхилень від зразків;

    —індивідуальні – створюються за довільною формою.

    За  способом виготовлення:

    —типові – заяви;

    —трафаретні – частина тексту вже надрукована, інша вписується при заповненні: квитанції, листок з обліку кадрів, тощо; індивідуальні – листи, відгуки, рецензії.

    За  технікою відтворення документи поділяються на:

    —рукописні – написані від руки;

    —відтворені механічним способом – надруковані;

    —на аудіо-та відеоплівці: аудіо - або відеозапис якоїсь події;

    —на дискетах для користування на комп’ютері: створені для роботи на комп’ютері.

    За  ступенем гласності документи поділяються  на:

    —цілком секретні – мають дуже обмежений доступ, зберігаються в спеціальних умовах;

    —секретні – зберігаються в окремих кімнатах, видаються співробітникам за спеціальним списком, їх реєстрація та облік ведеться у спеціальних книгах.