Становление и совершенствование кадрового делопроизводства на примере организации МУП "Водоканал"

Организационная структура отдела кадров МУП «Водоканал»

	начальник отдела кадров МУП "Водоканал"
группа  кадрового учета		инспектора  отдела кадров		техник  по труду

Рис.2 – Организационная структура отдела кадров МУП «Водоканал»

 

2. 3 Совершенствование кадрового делопроизводства по новым стандартам на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбурга

Для улучшения работы кадровой службы, в особенности кадрового  делопроизводства на предприятии внедрен  Регламент СМК, утвержденный директором предприятия.

Регламентом СМК в  части кадрового учета и кадрового  делопроизводства в управлении по работе с персоналом "Водоканала" установлен единый подход и порядок ведения кадрового делопроизводства и кадрового учета в обособленных подразделениях МУП "Водоканал".

Кадровое делопроизводство на предприятии представляет собой  комплекс мероприятий, направленных на разработку документов по управлению персоналом, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации для регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров. Действие рассматриваемого регламента распространяется на все кадровые службы предприятия и всех сотрудников, задействованных в кадровом делопроизводстве и кадровом учете (см. Приложение Б) .

Регламент предприятия  СМК в части кадрового учета  и кадрового делопроизводства разработан с учетом требований нормативных документов, это:

- Трудовой кодекс  Российской Федерации;

- Федеральный  закон от 21.12.1996 N 159-ФЗ "О дополнительных  гарантиях по социальной поддержке  детей-сирот и детей, оставшихся  без попечения родителей" (в  ред. от 22.08.2004);

- Федеральный  закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной  защите инвалидов в Российской  Федерации" (в ред. от 14.07.2008);

- Федеральный  закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых  пенсиях в Российской Федерации" (в ред. от 22.07.2008);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 13.05.2008);

- Постановление  Правительства РФ от 18.07.2002 N 537 "О  списках производств, работ, профессий  и должностей, с учетом которых  досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 27 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", и об утверждении Правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости работникам летного состава гражданской авиации в соответствии со статьей 27 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" (в ред. от 24.04.2003);

- Постановление  Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О  трудовых книжках" (в ред. от 19.05.2008);

- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

- ГОСТ Р ИСО  9000:2001 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь", утв. и введенный в действие  Постановлением Госстандарта России от 15.08.2001 N 332-ст (в ред. от 01.07.2003);

- ГОСТ Р ИСО  9001:2001 "Системы менеджмента качества. Требования", утвержденный Постановлением  Госстандарта России от 15.08.2001 N 333-ст (в ред. от 01.07.2003);

Ответственный за актуализацию регламента на предприятии, при необходимости, проверяет действие нормативных документов, на которые имеются ссылки, до 31 января текущего года. Регламентом определено, что если документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом организации следует руководствоваться замененным (измененным) документом. Если нормативный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

Кадровое делопроизводство и кадровый учет ведутся на электронных и бумажных носителях по следующим направлениям:

- кадровое документоведение;

- учет личных данных;

- учет наличия и  движения кадров;

- табельный учет использования  рабочего времени;

- персонифицированный  и пенсионный учет;

- учет работников на квотируемых местах;

- оформление и учет  поощрений и взысканий.

Ответственность за ведение  кадрового делопроизводства и кадрового  учета в соответствии с действующим  законодательством РФ и за выполнение требований регламента в МУП "Водоканал" возложена на начальника управления по работе с персоналом, а в обособленном подразделении - на руководителя отдела по работе с персоналом. Сотрудники отдела по работе с персоналом в соответствии со своими должностными обязанностями несут ответственность за:

- учет наличия и движения кадров;

- учет и сохранность  персональных данных;

- учет личных дел;

- оформление и учет  поощрений и взысканий;

- персонифицированный  и пенсионный учет;

- табельный учет использования  рабочего времени;

- учет работников на  квотируемых местах;

- ведение штатного  расписания на постоянной основе;

- учет кадрового резерва;

- кадровое документоведение;

- страхование от несчастных  случаев;

-оформление обязательного  медицинского страхования лиц,  проживающих в Московской и  других областях РФ;

- оформление добровольного  медицинского страхования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических  задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. В данной работе рассмотрен вопрос организации качественного кадрового делопроизводства, а также раскрыта  актуальность данной темы.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого  аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной  организации труда. Всякий процесс  организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно -организационной работы.

Деловая информация представляется в  виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения  распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Кадровая служба МУП "Водоканал" имеет структуру, отражающую структуру  самого предприятия, в связи с  чем установление единых стандартов кадрового учета и делопроизводства стало важнейшей составляющей качественного ведения кадровой работы в службах персонала всех обособленных подразделений, входящих в состав МУП.

Регламентом СМК в  части кадрового учета и кадрового  делопроизводства в управлении по работе с персоналом "Водоканала" установлен единый подход и порядок ведения кадрового делопроизводства и кадрового учета в обособленных подразделениях МУП "Водоканал".

Кадровое делопроизводство на предприятии представляет собой  комплекс мероприятий, направленных на разработку документов по управлению персоналом, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно - регистрационной документации для регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров.

Таким образом,  руководство  МУП «Водоканал» г. Екатеринбурга постоянно совершенствует методы учета документации, а также использует современные методы и методики учета ведения кадрового делопроизводства.

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Трудовой кодекс  Российской Федерации от 30.12. 2005 г.  утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.

2. Федеральный закон  РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и  защите информации» (принят ГД  ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства  РФ. – 2006. - №31 (1ч).

3. «Об утверждении  унифицированных форм первичной  и учетной документации по  учету труда и его оплаты». Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. – 2006.

4. Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и служба ДОУ. – М.: ВНИДАД 1991. – 74 с.

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

7. Андреева В. И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов // М.: ЗАО Бизнес-школа, 2000 - 67 с.

8. Андреева В. И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. // М.: ООО «Управление персоналом», 2005-200 с.

9. Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление персоналом, 1999-175 с.

10. Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов // СПб.: Питер, 2003-220 с.

11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. – М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2000.

12. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. – 2005. - №2. – С.55

13. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. – 2001. - №11. - С.76

14. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. – 2003. - №11. - С.57

15. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. – 2000. - №1. -С.27

16. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений // Справочник кадровика. - 2004. - №8 – С.59

17. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. – 2004. - №3. - С.47

18. Педченко Л. Предисловие // Справочник кадровика. – 2005. - №1. – С.1

19. Бюджетная охота.  МУП «Водоканал». Деловая газета «Капитал». № 42 от 16.09.2009г.

20. www.vodokanalekb.ru. Водоканал Екатеринбург.

21. www.intercom-audit.ru. ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Справочник по кадровому делопроизводству».

22.www.intercom-audit.ru. ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ». «Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве». 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

 

Регламент предприятия (выдержки из документа)

Кадровое делопроизводство и кадровый учет Р - СМК-Апп-02 - 001 - 2008

1. Разработан специалистом по управлению персоналом МУП "Водоканал".

2. Введен в действие  Приказом МУП "Водоканал" от 01.06.2008 N 64.

3. Срок планового пересмотра - 1 раз в 3 года.

4. Введен впервые. 

Утверждаю

Директор

МУП "Водоканал"

Адуллин Т. С.

"01" июня 2008 г.

Разработан:

Начальник отдела кадров – Григорьева Нина Федоровна. 30.05.2008г.

Согласован:

1. Бухаринов  Василий Иванович - директор предприятия "Горводопровод" 
МУП "Водоканал" г. Екатеринбург. 01.06.2008г. ______________________

2. Табатчиков Валерий Евгеньевич - начальник Западной фильтровальной станции МУП "Водоканал" г. Екатеринбург. 01.06.2008г. _______________