Кадровое делопроизводство

CoolReferat.com

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Кадровое  делопроизводство - для работодателей  всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и  даже коммерческую ценность.

С помощью  некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию  в суде.

Важность  кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Документируя  трудовые отношения, подавляющее большинство  кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

В целом  от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

1. Понятие и задачи кадрового делопроизводства

 

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое  или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования  у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровая  документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Кадровое делопроизводство - это деятельность, обеспечивающая документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно к кадровому делопроизводству относят вопросы разработки и ведения документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и кадровым учетом, а также учетом рабочего времени и расчетов с персоналом.

Правильная организация кадрового  делопроизводства имеет большое  значение. Именно в кадровых службах  граждане заключают трудовой договор, знакомятся с правилами внутреннего распорядка, условиями труда, быта, отдыха, перспективами профессионального роста. Кадровая служба является зеркалом учреждения, фирмы и от того, как в ней организовано документационное обеспечение управления, создается впечатление об организации и ее руководителе.

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы  и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Можно сделать вывод о том, что  понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

-   прием на работу;

-   перевод на другую работу;

-   предоставление отпуска;

-   увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность  любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете  кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так важно  установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Ведениекадрового делопроизводствапозволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

-   Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

-   Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

-   Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

-   Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации- в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

2. Общий состав и виды кадровой документации

 

В процессе возникновения и документального  оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация».

Под кадровой документацией подразумевается  большой перечень документов, которые  содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его  кадровой службы.

Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного  состава работников, к которым  относятся приказы о приеме  на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы,  связанные с осуществлением функций  по управлению персоналом и  организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание).

Кроме того, применяется и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на  работу:

·   Заявление о приеме на работу;

·   Контракт о назначении на должность;

·   Приказ о приеме на работу;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на  другую работу:

·   Заявление о переводе на другую работу;

·   Представление о переводе на другую работу;

·   Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению  с работы:

·   Заявление об увольнении;

·   Приказ об увольнении;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению  отпусков:

·   График отпусков;

·   Заявление о предоставлении отпуска;

·   Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению  поощрений:

·   Представление о поощрении;

·   Приказ о поощрении;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению  дисциплинарных взысканий:

·   Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

·   Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

·   Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения  кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в  рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Для регламентации документооборота в целом работодатель может принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

При этом, необходимо отметить, что  создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.

Документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

- трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

- прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

-  на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

- по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

- обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

- прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные  формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее  время действуют следующие  унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».