Становление и совершенствование кадрового делопроизводства на примере организации МУП "Водоканал"

 

1. 2 Общий состав и виды кадровой документации

В процессе возникновения  и документального оформления трудовых отношений образуется множество  документов под обобщающим названием  «кадровая документация». Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется  по различным признакам.

Например, по целевой  принадлежности выделяют две больших  группы кадровых документов:

1. Документы по учету  личного состава работников, к  которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют  документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют  и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают  следующие виды кадровых документов:

1. Документация по  приему на работу: Заявление о приеме на работу; Контракт о назначении на должность; Приказ о приеме на работу; Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по  переводу на другую работу: Заявление о переводе на другую работу; Представление о переводе на другую работу; Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по  увольнению с работы: Заявление об увольнении; Приказ об увольнении; Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по  оформлению отпусков: График отпусков; Заявление о предоставлении отпуска; Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по  оформлению поощрений: Представление о поощрении; Приказ о поощрении; Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по  оформлению дисциплинарных взысканий: Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; Приказ о наложении дисциплинарного взыскания; Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно  шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного  работодателя.

Типовые формы некоторых  документов и в целом порядок  ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать  принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

При этом необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая  регламентирована нормативно - правовыми актами.

Локальные нормативные  акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Работодатели, за исключением  работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные  нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Новеллой ТК РФ в отношении  действия во времени локальных нормативных  актов является следующее дополнение статьи 12 ТК РФ, распространяющее на них принцип «закон не имеет обратной силы»:

«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный  акт либо отдельные его положения  прекращают свое действие в связи с: истечением срока действия; отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)».

Таким образом, все работодатели обязаны  пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией ТК РФ, в противном случае многие из них потеряют силу.

Работодатель - физическое лицо, как  и юридическое лицо (организация) реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель - физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.

При этом необходимо отметить, что  если ранее некоторые локальные  нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие обязаны были принимать только работодатели - юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.

В состав локальных нормативных  актов, обязательных для каждого  работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

-   Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

-   Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

-  Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

-  При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

-  График отпусков (статья 123 ТК РФ);

-  Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы  входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Исходя из вышеприведенных  положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. Обязательные кадровые  документы, наличие которых прямо  предусмотрено ТК РФ для всех  работодателей (юридических лиц  и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные  нормативные акты, предусмотренные  ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого  работодателя и документы, создаваемые  в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2. Факультативные кадровые  документы, которые работодатель  может принимать в рамках локального  нормотворчества, их перечень, порядок  ведения работодатель определяет  самостоятельно.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.

Таким образом, общий  состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем  с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

 

1. 3 Нормативно - справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового  делопроизводства регламентирует единообразную  практику применения норм права и  является правовой основой ведения  кадрового делопроизводства. Грамотная  постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

-  правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

-   обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

-   предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

-  предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

Перечислим основные нормативно - правовые и нормативно -справочные акты, регулирующие вопросы ведения кадрового делопроизводства:

1. Федеральный  уровень:

-  Конституция Российской Федерации;

-  Трудовой кодекс Российской Федерации;

-  Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

-  Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

-  Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

-  Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

-   Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

-  Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

-   Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

-  Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

-  Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»;

-  Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

-  Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»;

-  Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

-  Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;

-   Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;