Становление и совершенствование кадрового делопроизводства на примере организации МУП "Водоканал"

 

Содержание

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………3

1 Понятие кадрового делопроизводства……………………………….………..6

1. 1 Организация кадрового  делопроизводства…………………………………6

1. 2 Общий состав и  виды кадровой документации…………………………   10

1.3 Нормативно-справочная  документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства……………………………………………………..…………15

2 Становление и совершенствование кадрового делопроизводства на примере МУП «Водоканал» г. Екатеринбург……………………………...21

2.1 Краткая характеристика  предприятия…………………………………….. 21

2.2 Практический анализ становления кадрового делопроизводства

на предприятии МУП  «Водоканал» г. Екатеринбурга… ………………….. .24

2.3 Совершенствование  кадрового делопроизводства на  предприятии 

МУП «Водоканал» г.Екатеринбург…………………………………………… 26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………… 30

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК………………………………………...32

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………..34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Термин «делопроизводство» характеризует  совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически  взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

Отдел кадров традиционно представлял  собой самостоятельное структурное  подразделение предприятия, подчиненное  либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. В данной работе будет рассмотрен вопрос организации качественного кадрового делопроизводства, а также показана актуальность данной темы. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления  в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно -организационной работы.

Принцип работы по информационно - документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление  и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая  обязанность работников делопроизводственных служб.

Предмет работы – совершенствование кадрового делопроизводства на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбург.

Объект курсовой работы – кадровое делопроизводство на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбург.

Цель работы – раскрыть особенности кадрового делопроизводства и предложить рекомендации по его совершенствованию.

Поставленная цель предполагает решение  следующих задач:

1) Рассмотреть понятие, сущность  кадрового делопроизводства;

2) Раскрыть методологический аспект  кадрового делопроизводства;

3) Дать характеристику предприятия,  изучить виды деятельности  и  организационную структуру;

4) Раскрыть сущность становления кадрового делопроизводства на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбург.

Теоретической и методологической основой курсовой работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых, материалы научных конференций, данные статистической отчетности, отраслевые, региональные и внутрифирменные нормативные и методические материалы, прогнозы экономического и социального развития Российской Федерации. В качестве фактического материала использованы данные МУП «Водоканал».

 

 

 

 

1 Понятие кадрового делопроизводства.

1. 1 Организация  кадрового делопроизводства

Любой работодатель, вне  зависимости от того, юридическое  или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом  регламентирования у конкретного  работодателя внутренних трудовых и  связанных с ними иных отношений  является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее - ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным  стандартом делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98).

Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое  понятие, подразумевающее организацию  работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

В соответствии с государственным  стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Можно сделать вывод  о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

-   прием на работу;

-   перевод на другую работу;

-   предоставление отпуска;

-   увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность  любого работодателя независимо от масштабов  его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня  не все руководители уделяют должное  внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой  приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так  важно установить правильное ведение  кадровой документации, в том числе  провести оформление трудовых отношений  в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

С помощью некоторых  кадровых документов, используемых в  качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Например, организация  для подтверждения налоговых  льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить  следующие кадровые документы: штатное  расписание, расчетные ведомости  по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что  любой кадровый документ фиксирует  юридически значимые факты, которые  являются основанием совокупности корреспондирующих  друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных  российским законодательством работникам.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

-   Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

-   Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

-   Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

-   Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

-   Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.