Делопроизводство в кадровой службе в организации

Филиал военного учебно-научного центра Сухопутных Войск

«Общевойсковая Академия Вооруженных Сил РФ» (г. Новосибирск)

Кафедра тактики (и управления войсками)

                                                                        «Допускается к защите»

                      Начальник кафедры  ____________

                                 полковник

                                                                                                             __________

                                                   «___» ______________ 20__ г.

РЕФЕРАТ

По учебной дисциплине «_________________________»

«ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В  КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ В ОРГАНИЗАЦИИ»

       Автор:             

       Руководитель:   __________________________________

        Защищено:                                                                                         Оценка:

    «__»___________ 20_ г.                                                      «______________»

                                            Екатеринбург  2011

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                                                                          3

I. Организация работы отдела кадров                                                                                                  3

1.1. Положение об отделе кадров                                                                                                           4

1.2. Должностная инструкция отдела кадров                                                                            6 1.3. Нормативная численность сотрудников отдела кадров                                              7

1.4. Организация труда                                                                                                                                7                            1.5. Нормативы времени на отдельные операции                                                          8                                   

II. Состав кадровой документации                                                                                            9 ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                                                                    20

ЛИТЕРАТУРА                                                                                                                                                    21

ВВЕДЕНИЕ

В ходе реферата изучаются и анализируются организация и технология документационного обеспечения кадровой службы.

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны..

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

I. Организация работы отдела кадров

Классическая форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.Организация любого предприятия начинается с составления положения, в котором перечисляются задачи, функции, права и обязанности подразделения.

1.1. Положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

-    общие положения;

-    задачи;

-    структура;

-    функции;

-    взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

-    права;

-    ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию персонала; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

-  разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

-  оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

-  учет персонала предприятия;

-  хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

-  контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с персоналом;

-  изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

-  анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия;

-  создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

-  работа по созданию резерва на выдвижение;

-  подготовка материалов для аттестационной комиссии;

-  подготовка материалов для предоставления персонала к поощрению и награждению;

-  принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

-  осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

-  организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

-  ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении персонала, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

-  право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

-  право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

-  право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

-  право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями.

Начальник отдела кадров должен знать:

-  постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;

-  нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;

-    основы экономики, организации труда и управления;

-    правила внутреннего трудового распорядка;

-  правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.

1.3. Нормативная численность сотрудников отдела кадров

Для установления необходимого количества сотрудников отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию  учету кадров. Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы персонала, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету персонала, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет.

Нормативная численность работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету кадров, определяется по формуле:                                                        Т(1) * К(1)

                                          Ч=Ф(п)

где               Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал),ч;

К(1) – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами (К(1) принимается равным до 1,25);

Ф(п) – полезный фонд рабочего времени одного работника за год (квартал), ч.

1.4.Организация труда

Оформление и учет персонала осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата РФ от 30 октября 1997г. № 71а, так как в соответствии с постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня 1998г. № 57а/27н с 1 января 1999г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики  России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях.

Учет явок на работу и ухода с нее ведется по табелям.

Учет явок на работу и уход с нее осуществляется путем отметки в табеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д. Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода с него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня возлагается на начальника подразделения. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве неявившихся или опоздавших работников.

1.5. Нормативы времени на отдельные операции

Оформление документов при приеме на работу персонала:

-    ознакомление с соответствующими документами (паспортом, трудовой книжкой, дипломом или свидетельством об образовании) и на их основании заполнения приказа о приеме на работу (форма № Т-1);

-    заполнение личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу);

-    составление приказа о зачислении на работу, указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости – период испытательного срока;