Делопроизводство в кадровой службе

I Теоретическая часть

1/1 Законодательные акты, нормативная и нормативно-справочная

документация, используемая кадровой службой

Современное законодательство требует от работодателя оформление большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают, оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами. Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д. Поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

И в первую очередь работники, отвечающие за делопроизводство по личному составу, должны знать Трудовой кодекс Российской Федерации (в дальнейшем – ТК РФ). На основании статей ТК РФ на предприятии устанавливается единый порядок оформления документов кадровой службы.

Нормативная и нормативно-справочная документация регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой деятельности кадровой службы.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты:

1. Федеральный уровень:

-Конституция Российской Федерации;

-Трудовой кодекс Российской Федерации;

-Федеральный закон от 22 октября 2004 года №   125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

-Федеральный закон от 27 июля 2006 года №   149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

-Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №   173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

-Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года №   225 «О трудовых книжках»;

-Постановление Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года №   69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

-Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

-«Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

-Приказ Главного архивного управления СССР от 25 мая 1988 года №   33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

-ОКУД;

-Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №   65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ГОСТ Р 6.30-2003» (далее ГОСТ Р 6.30-2003);

-ГОСТ Р 51141-98;

-ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования» (введен Постановлением Государственного комитета стандартов СССР от 17 июля 1972 года №   1411);

-Приказ Минкультуры Российской Федерации от 8 ноября 2005 года №   536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

-«Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

-Постановление Госстандарта Российской Федерации от 26 декабря 1994 года №   367 «О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94» (далее ОКПДТР);

-«Общероссийский классификатор занятий. ОК 010-93», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №   298;

-«Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации от 21 августа 1998 года №   37;

-Постановление Минтруда Российской Федерации от 9 февраля 2004 года №   9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

-Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда Российской Федерации;

-Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Минздравсоцразвития Российской Федерации.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации.

3. Локальные нормативно-правовые акты:

-правила внутреннего трудового распорядка;

-коллективный договор;

-штатное расписание;

-положение о должностной инструкции;

-положение о защите персональных данных работников;

-положение по оплате труда;

-положения о структурных подразделениях и другие.

Обновление системы правовых отношений в обществе ведет к обновлению содержания и состава кадровых документов, так, например, в соответствии с действующим ТК РФ основанием возникновения трудовых отношений является трудовой договор, а не традиционный приказ работодателя о приеме на работу. Именно трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме на работу, а не личное заявление работника, как до сих пор считают некоторые работодатели.

2/12 Первичные документы трудоустройства (резюме, заявление, анкета, автобиография)

На сегодняшний день процесс трудоустройства является отчасти творческим. Непосредственно от каждого потенциального работника зависит то, как он обозначит свои достоинства, нивелирует недостатки, какое решение, в конечном счете, примет работодатель в отношении него. Процесс трудоустройства можно разделить на несколько этапов, и он связан с оформлением различных документов. В работе рассмотрим оформление первичных документов на начальных этапах трудоустройства: резюме, заявления, анкеты и автобиографии.

              Первым этапом трудоустройства в интересующую организацию является составление и отправка резюме предполагаемому работодателю (кадровому органу организации, кадровому агентству). Если раньше резюме требовалось только от соискателей, претендующих на должности, которые предполагают высокий уровень специальных знаний, серьезный практический опыт, умение руководить  и т.п., то теперь в объявлениях о вакансиях все чаще встречается это слово и для неквалифицированных специальностей. Своей формой и содержанием резюме призвано облегчить работу с соискателями менеджера по персоналу (кадрового агентства или работодателя).

Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. (приложение № ).

Реквизиты резюме: 1) название вида документа; 2) дата; 3) Ф.И.О.; 4) почтовый адрес претендента; 5) телефон; 6) текст; 7) подпись.

Текст излагается по разделам:

1) цель резюме; 2) образование; 3) трудовая деятельность; 4) специальные знания; 5) семейное положение.

Кадровые работники организаций при подборе претендентов на ту или иную должность в первую очередь выделяют следующие критерии оценки резюме: дата рождения, краткость (1 – 2 страницы), вакансия, на которую претендует соискатель, телефон, адрес, адрес электронной  почты соискателя, образование, опыт работы (в каких организациях, кем и сколько времени), формат страницы (А - 4), четкая и понятная структура документа, выверенный, грамотный, взвешенный стиль изложения.

На сегодняшний день самый распространенный способ отправки резюме - это электронная почта. Но не стоит недооценивать и традиционную почту. Готовое резюме может быть напечатано в нескольких экземплярах. Один-два экземпляра для последующих почтовых отправлений в конкретную фирму или организацию, где есть вакансии.

Пара экземпляров для домашнего использования (например, при  телефонном разговоре с менеджером по персоналу) или при собеседовании.

Следующим этапом трудоустройства является написание заявления о приеме на работу(хотя согласно ТК РФ не является обязательным документом). Заявление о приеме на работу скорее психологически важно для кандидата (поскольку на промежуточном этапе является в некой мере гарантом его дальнейшего трудоустройства), нежели несет для работодателя какую-либо смысловую нагрузку.

Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу (приложение №2).

Правила оформления заявления:

1. Пишется от руки в произвольной форме.

2. На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:1) название вида документа; 2) дата; 3) адресат; 4) от кого направлено; 5)текст; 6) подпись.

Следующим документом, оформляемым при трудоустройстве, является анкета.

              Анкета представляет собой бланк с перечнем вопросов об основных биографических данных соискателя, его образовании, предыдущей трудовой деятельности, семейном положении.

К обязательным реквизитам анкеты относятся: наименование вида документа; Ф.И.О.; текст; подпись; дата.

Ответ следует формулировать с точном соответствии с вопросом анкеты. Допущенные при заполнении анкеты ошибки исправляются аккуратно и заверяются личной подписью кандидата. Заполненная анкета подписывается кандидатом и передается для проверки сотруднику кадровой службы. Последний визирует анкету на предмет полноты и правильности сведений, после чего либо передает ее на рассмотрение руководителю службы, либо приобщает к другим документам соискателя.

Анкета - это один из документов, посредством которого осуществляется сбор важных для работодателя сведений о претендентах на ту или иную должность. В дальнейшем на основании информации, представленной соискателем в анкете, кадровой службой организации будет формироваться личное дело работника.

Какой-либо нормативно-закрепленной формы анкеты в настоящее время нет (приложение №3). Невозможно разработать полностью информативную анкету. В каждом конкретном случае, для каждого предприятия она своя, в зависимости от информации, которую работодатель хотел бы получить от работника. Наиболее социально значимые вопросы, такие как место жительства, гражданство, право на работу, судимости, биографические и профессиональные данные должны быть в ней отражены (главное не переборщить с объемом анкеты). Как правило, работник заполняет анкету на этапе собеседования при приеме на работу.

В настоящее время большинство соискателей приходят на собеседование с подробными резюме и всевозможными к ним дополнениями, поэтому заполнение анкет распространенно не повсеместно. Зачастую информации, изложенной в резюме, для работодателя бывает вполне достаточно.

Прежде всего, правильно заполненная анкета позволяет работодателю оценить претендента с точки зрения соответствия личностной спецификации, то есть понять, какими качествами обладает человек для успешного выполнения порученной ему работы.

Анкетирование претендентов во многом зависит от внутрифирменных правил и чаще всего распространенно в крупных организациях. Как правило, соискателям не сообщается о предстоящем анкетировании, поэтому отправляясь на собеседование помимо резюме желательно иметь с собой копии или оригиналы других документов, которые так или иначе могут способствовать успешному трудоустройству.

Обычно работодатели требуют заполнять анкету от руки, поэтому опрашиваемому необходимо подходить к этому процессу со всей ответственностью и постараться не допускать ошибок и исправлений.

На этапе составления (разработки) формы анкеты не стоит забывать о статье 86 Трудового кодекса, которая запрещает работодателю собирать (получать) и обрабатывать персональные данные работника, затрагивающие его политические, религиозные и иные убеждения, а данные о частной жизни только с письменного согласия самого работника.

В исключительных случаях, прямо предусмотренных федеральным законом, работодатель вправе собирать указанные данные, если они непосредственно относятся к вопросам трудоустройства (например, при допуске к сведениям, содержащим государственную тайну).

Работодатели не вправе при приеме на работу (да и не только) собирать и обрабатывать персональные данные работника, относящиеся к его членству в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом».

              Еще одним документом, заполняемым соискателем, является автобиография.

Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника.    Автобиография представляет собой краткое письменное жизнеописание с указанием основных персональных данных кандидата, наиболее важных сведений о его ближайших родственниках, об этапах учебно-трудовой деятельности (приложение №4).

Обычно соискатель оформляет автобиографию в соответствии с предложенным ему сотрудником кадровой службы образцом. Автобиография пишется от руки по следующей форме: наименование вида документа; текст; подпись; дата; расшифровка подписи. Второй и последующий экземпляры автобиографии печатаются по тексту рукописного оригинала, после чего в обязательном порядке письменно визируются соискателем. Текст автобиографии излагается в хронологическом порядке. Вначале сообщаются сведения о себе, затем – о ближайших родственниках. Дополнительные сведения излагаются в конце текста.       Объем автобиографии не превышает одного листа формата А4. В необходимых случаях разрешается переносить не поместившийся на лицевой стороне текст на оборотную сторону.