Делопроизводство в кадровой службе

Особенностью написания автобиографии является то, что составляется она в свободной форме, на чистом листе бумаги (не разлинованной), без наводящих вопросов (подсказок). Строгих правил по написанию не существует, есть только рекомендации. Единственное требование кадровых работников может быть связано с более полным изложением тех или иных жизненных фактов.

Описываемые в автобиографии сведения должны располагаться строго в хронологическом порядке. Информация о родителях или ближайших родственниках дается с указанием ФИО, степень родства, дата рождения. Полученное образование указывается, начиная со школы и далее по возрастающей. Указывается: период обучения, название образовательного заведения и с какими результатами оно окончено. Также в данном разделе можно написать свои успехи и достижения, приобретенные в процессе обучения. При описании трудовой деятельности перечисляются в хронологическом порядке (с указанием периодов) организации, в которых работал составитель автобиографии, и занимаемые в них должности. Также, если в пределах одной организации были повышения или переводы на другие должности, указывается информация о движении по карьерной лестнице с указанием дат. В случае необходимости также можно указать свое семейное положение, наличие детей, мужчинам информацию о воинской службе, женщинам - периоды нахождения в отпуске по беременности.

При трудоустройстве составителю будет полезно более подробно описать полученные когда-либо поощрения или награды. Это допускается, поскольку рамки составления автобиографии ничем не ограничены (в отличие от резюме или анкеты)

. Также при трудоустройстве необходимо предоставить:

-документ удостоверяющий личность (паспорт, свидетельство о рождении);

-трудовую книжка (исключение составляют случаи, когда сотрудник устраивается в первый раз или по совместительству);

-страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

-для военнообязанных и призывников необходимо предъявить документы воинского учета;

-документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при оформлении на должность, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

В определенных случаях, установленных законодательством РФ, для заключения трудового договора предусматриваются дополнительные документы (например, медицинская справка, разрешение на трудовую деятельность для иностранных работников).

II Практическая часть

1 Взять в отделе кадров три вида документов, отражающих

делопроизводство в кадровой службе

              В ОАО «25 ЦАРЗ» для анализа и сравнения со стандартом получены копии следующих документов:

-форма Т-2- личная карточка работника (приложение №5);

-форма Т-7- график отпусков  (приложение №6);

-форма Т-10- командировочное удостоверение  (приложение №7).

2 Проанализировать эти документы, сравнить их со стандартом

Форма Т-2- личная карточка работника.

Используемая на предприятии форма личной карточки работника в целом соответствует нормативной. Однако при заполнении формы обнаружен ряд недостатков:

-в столбце «Алфавит» не указана первая буква фамилии работника,

-ряд записей в карточке сделан не в соответствующих полях,

-вид работы записан сокращенно, а не полностью,

-в столбцах «коды» всей формы записей нет (допускается при отсутствии АСУ персоналом на предприятии),

-записи о гражданстве нет,

-знание и степень знания иностранного языка не указаны,

-записей об общем стаже работы нет,

-состав семьи не указан,

-адрес места жительства и фактический адрес не указаны,

-графа номер телефона не заполнена.

Форма Т-7- график отпусков.

Используемая на предприятии форма графика отпусков не в полной мере  соответствует нормативной. При анализе структуры  формы обнаружено:

-отсутствуют столбцы «структурное подразделение», «табельный номер», «примечание»,

-добавлены столбцы «№ п/п», «за какой период»

-отсутствует место для подписи руководителя кадровой службы.

При анализе заполнения формы выявлено:

-номер документа отсутствует,

-Ф.И.О. записаны не полностью,

-запланированная дата отпуска полностью не указана,

-отсутствующие столбцы не заполнены,

-количество дней отпуска не указано.

Форма Т-10- командировочное удостоверение.

Используемая на предприятии форма командировочного удостоверения в целом  соответствует нормативной.  При анализе заполнения образца формы  существенных недостатков не выявлено.

3 Дать рекомендации по совершенствованию документов в кадровой службе  конкретного предприятия

1

Общей рекомендацией кадровой службе предприятия является внедрение автоматизированной системы управлением персоналом. К примеру, можно использовать хорошо зарекомендовавшие себя АСУ: «БОСС-Кадровик», «АиТ:/Управление персоналом», «TRIM-Персонал», «Персонал-2000». Использование данных АСУ позволить обеспечить быстрый доступ к информации, электронный кадровый документооборот, правильное оформление установленных законодательством форм документов и другие дополнительные опции.

В условиях отсутствия АСУ персоналом, следует:

-использовать установленные нормативной документацией формы,

-вносить всю необходимую предусмотренную  формами информацию.

Приложение№1

Образец формы резюме (вариант)

Р Е З Ю М Е

ФИО (полностью)

Дата                                                                                                   Подпись                 Ф.И.О.