Делопроизводство в кадровой службе

17

ТЕМА № ____

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ

Нормативно-методические материалы,

регламентирующие работу с кадровыми документами

              Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которая представляет собой совокупность законодательных актов РФ, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.

              Нормативно-методическую базу можно разделить на пять групп:

1 Федеральные нормативные акты, касающиеся трудового права работников: Конституция РФ, Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях, Гражданский кодекс РФ и др. В эту же группу входит ряд Федеральных законов: «О государственной тайне», «Об информации, информатизации, защите информации», «О коллективных договорах и соглашениях», «О занятости населения» и другие, ряд указов Президента РФ и постановлений Правительства РФ.

2 Нормативно-методические документы по труду, делопроизводству по кадрам, классификации и стандарты кадровой документации, архивному делу: Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих; Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений и организаций; Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров; Инструкция по ведению трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях; Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ); Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти; Основные правила работы  архивов организаций; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения, а также общероссийские классификаторы и ГОСТы.

3 Локальные нормативные акты работодателя. К ним относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персональных данных работника, графики сменности и отпусков, положения о персонале, о комиссии по трудовым спорам, о структурных подразделениях и др.

4 Литература по трудовому праву, делопроизводству по кадрам, документированию трудовой деятельности и др.

5 Нормативные документы по кадрам самих организаций, которые включают как общие нормативные положения, извлеченные из федеральных и ведомственных нормативных и методических документов, так и специфические положения, применяемые в организации. К таким документам прежде всего относятся положения о службе кадров и должностные инструкции.

Организационно-распорядительная документация,

используемая в деятельности кадровых служб

              Документы, используемые в управлении персоналом, классифицируются по следующим видам:

1 организационно-кадровая документация – устав, штатное расписание, структура предприятия, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положения о структурных подразделениях, инструкции (стандарты) о выполнении отдельных видов работ, коллективный договор, должностные инструкции.

2 распорядительная документация – приказы, распоряжения, указания, решения.

3 информационно-справочная документация – протоколы, акты, письма, докладные и объяснительные записки, телефонограммы.

4 документы по личному составу – трудовые книжки, трудовые договоры, карточка формы Т2, личные дела, лицевые счета сотрудников по зарплате.

              Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению.

              Документы, которые создаются при приеме, увольнении, перемещении, командировании сотрудников, предоставлении им отпуска, дополнительной оплаты труда, поощрении (наказании) относятся к документам по личному составу. Документы по личному составу выделяются самостоятельную  группу документов долговременные (более 10 лет.) хранения, что обуславливается их исключительной важностью и рядом особенностей документирования, они относятся к категории конфиденциальной информации согласно Закону РФ «Об информации, информатизации и защите информации».

Этапы оформления документов при приеме на работу

Этапы оформления документов при переводе на другую работу (должность)

Этапы оформления документов при предоставлении отпуска

Этапы оформления документов при командировании

Этапы оформления документов при увольнении

              При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю следующие документы:

- паспорт или документ, удостоверяющий личность.

- трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства.

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

- ИНН.

- документы воинского учета – для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний или подготовки.

- для граждан РФ, поступающих на государственную гражданскую службу: сведения о своем имущественном положении, а также ряд других

документов (автобиографию, служебную характеристику с последнего места работы, справку о состоянии здоровья). Право поступления на государственную службу имеют граждане РФ не моложе 18 лет, владеющие государственным языком, имеющие профессиональное образование и отвечающие требованиям, установленным ФЗ «Об основах государственной службы РФ».

              Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником о заключении трудовых отношений. В трудовом договоре (приложение № 1) указываются:

1 ФИО работника и наименование работодателя (или ФИО работодателя–физического лица), заключивших договор.

2 Существенные условия договора, а именно:

-наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция;

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- вид договора (по основному месту работы или по совместительству; бессрочный или на определенный срок);

- дата начала (окончания) работы;

- права и обязанности работника;

- права и обязанности работодателя;

- характеристика условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и (или) опасных условиях;

- режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);

- условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);

- виды и условия социального страхования, непосредственно связанные с трудовой деятельностью

3 Дополнительные условия договора: условия об испытательном сроке, о неразглашении охраняемой законом тайны, об обучении за счет работодателя, о дополнительных компенсациях (за ГСМ, мобильную связь) и т.д.

              Существенные условия трудового договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменном виде.

              Трудовой договор оформляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя 75 лет.

              Приказами по личному составу оформляются прием, перевод, командирование, увольнение работников, предоставление им отпусков, изменения условий и оплаты труда, присвоение или повышение разряда, изменение анкетно-биографических данных, поощрения и наложение взысканий.

              Приказ заполняется по унифицированным формам инспектором отдела кадров. На основании приказа о приеме, увольнении, переводе, повышении разряда, поощрении в трудовую книжку вносится соответствующая запись, заполняется карточка формы Т2, а в бухгалтерии ведется лицевой счет.

Формирование и ведение личных дел

              Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения в работнике и его трудовой деятельности. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте.

              Личное дело начинает оформляться с издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело помещаются документы, заполненные сотрудником при приеме на работу или предъявленные им. А затем по мере поступление в хронологическом порядке располагаются другие документы.

              Личные дела оформляются только на постоянных сотрудников, на совместителей и временных работников личные дела не заводятся, а их документы формируются в отдельное дело.

              В состав личного дела первоначально включают следующие документы:

1 Заявление о приеме на работу.

2 Выписку из приказа или копия.

3 Результаты медицинского осмотра.

4 Копии документов об образовании.

5 Характеристику или рекомендательное письмо.

6 Автобиографию (пишется от руки самим работником на формате А4 и содержит:

а) вид документа Ф.И.О. число месяц год рождения и место рождения.

б) образование и полученная специальность.

в) перемещения по работе согласно трудовой книжке, последнее место работы и должность

г) награды и поощрения, участие в общественной работе, семейное положение с указанием Ф.И.О и года рождения мужа, детей и место их работы (учебы), домашний адрес, телефон, сведения о родителях Ф.И.О. рождение место проживание).

7 Личный листок по учету кадров заполняется самим работником и вклеивается фотография. Правильность заполнения проверяет инспектор отдела кадров на основании предоставленных документов.

8 Трудовой договор.

9 Дополнение к личному листку по учету кадров.

10 Опись документов.

              Личное дело проверяется 1 раз в год, в дополнение к личному листку по учету кадров внизу на оборотной стороне делаются отметки о состоянии личных дел.

              Личные дела регистрируются в книге учета личных дел.

              Личные дела выдаются во временное пользование только тем лицам, которые утверждены приказом директора предприятия.

              Запрещается делать какие-либо исправления, а также разглашать сведения о работнике.