Делопроизводство в кадровой службе

              При извлечении каких-либо документов делается соответствующая пометка в описи дела.

              Личные дела хранятся как документы строгой отчетности (ДСП), но отдельно от трудовых книжек. Если при проверке состояния личного дела выявлен какой-либо недостаток, то составляется соответствующий акт.

              В кадровой службе хранятся дела только работающих сотрудников. Личные дела уволенных хранятся отдельно в архиве предприятия по алфавиту фамилий.

              При составлении описи дел по личному составу личные дела систематизируются по дате увольнения, а внутри календарного года - по алфавиту фамилий.

              Личные дела хранятся 75 лет, руководителей - постоянно. Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника, а также другие документы, характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества (отзывы, копии актов ревизии, список научных трудов и изобретений и т.д.).В состав личного дела материально ответственных лиц подшивается так же договор о полной материальной ответственности и акты ревизий.

Карточка формы Т2

              Кроме личных дел на всех работников, в том числе на совместителей и временных рабочих, заводят специальные личные карточки по типовой форме Т2.

              Личная карточка является основной формой, применяемой кадровой службой для анализа состава и учета персонала предприятий и организаций и хранятся 75 лет. Для учета применяются унифицированные формы: личная карточка работника - № Т2, государственного (муниципального) служащего - № Т2гс(мс), научного, научно-педагогического работника - № Т4.

              Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре на основании документов, предоставленных работником.

              Она представляет собой документ, который состоит из следующих разделов:

1 Общие сведения (основные анкетные данные, образование и профессия, стаж работы, семейное положение, паспортные данные, адрес места жительства).

2 Сведения о воинском учете - заполняются по военному билету (категория запаса для офицеров запаса не заполняется; состав заполняется без сокращений – командный, медицинский, инженерный, солдат, матрос; полное кодовое обозначение – 6 цифр, или 6 цифр и буква; категория годности заполняется буквами: А – годен к военной службе, Б – годен с незначительными ограничениями, В – ограниченно годен к военной службе, Г – временно не годен, Д – не годен к военной службе, при отсутствии букв в военном билете на карточке проставляется категория А; состоит на воинском учете заполняется карандашом: а) – если есть моб.предписание, б) – это граждане, забронированные за организацией на время мобилизации; снят с воинского учета по возрасту или по состоянию здоровья).

3 Прием на работу, назначение, перемещение на данной организации – согласно приказам.

4 Аттестация – согласно приказа.

5 Повышение квалификации – согласно приказа.

6 Профессиональная переподготовка – согласно приказа.

7 Поощрение и награды – согласно приказа.

8 Отпуск (ведется учет основных, дополнительных, учебных отпусков и отпусков без сохранения заработной платы).

9 специальные льготы (в соответствии с законодательством).

10 Дополнительные сведения (предусмотрен раздел для записи данных не отраженных в первом разделе6

- участие в выборах, в различных военных конфликтах,

- правительственные награды,

- состояние здоровья,

- получение дополнительного образования,

- наличие второй профессии.

- навыки работы (не специальности).

11 Основание увольнения - согласно приказа.

              Работник в карточке Т2 расписывается 3 раза – минимум, инспектор отдела кадров – 2 раза.

              При увольнении работника в карточке указывается дата и причина увольнения, работник знакомится с записью под роспись.

              Форма № Т2гс (государственного служащего) несколько отличается от формы № Т2:

- в п.7 1 раздела дополнительно указывается ученая степень служащего, в п.8 – стаж собственно государственной службы (помимо общего и непрерывного стажа);

- в разделе 4 фиксируется присвоение служащему квалификационного разряда, классного чина, дипломатического ранга, воинского звания.

Ведение трудовых книжек

              Трудовая книжка является основным документом трудовой деятельности работника. Прием на работу без трудовой книжки не допускается за исключением работы по совместительству и по гражданско-правовому договору.

              Лица, поступившие на работу впервые, обязаны предъявить документ о последнем занятии, а уволенные из рядов вооруженных сил - военный билет.

              Трудовая книжка заполняется на основании приказа не позднее недели со дня приема на работу.

              Трудовая книжка заводится на всех работников, проработавших более 5 дней, в том числе на сезонных и временных.

              При оформлении на работу по совместительству, по гражданско-правовому договору трудовая книжка не предъявляется. При этом запись об этих работах может быть сделана в администрацией по основному месту работы при предъявлении соответствующей справки.

              Записи в трудовую книжку производятся аккуратно, синими, черными или фиолетовыми чернилами. Не допускаются исправления, помарки, сокращения.

              В соответствии с инструкцией в трудовую книжку вносятся:

1 Сведения о работнике.

2 Сведения о работе (прием, увольнение, перевод).

3 Сведения о награждении, поощрении, открытиях, об изобретениях, о рациональных достижениях и о выплаченных в этой связи вознаграждениях. Взыскания и премии, предусмотренные системой оплаты труда, в трудовую книжку не вносятся. Можно указывать награды и награждения, которые были сделаны в других организациях (нобелевская премия).

              На титульном листе вносятся сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование, профессия, специальность. Внесение изменений в записи производится по последнему месту работы на основании документов.

              При изменении этих данных они зачеркиваются одной чертой, сверху вносится новая. Ссылки на соответствующий документ делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки заверяют подписью руководителя и печатью предприятия. Все сведения и изменения в учетных признаках работника заносятся в трудовую книжку на основании соответствующих документов.

              Во втором разделе «Сведения о работе» при приеме на работу впервые вносится запись:

«До поступления на ООО «Логос» стажа работы не имел/ла.»

Возможна запись:

- служба в Российской Армии – основание военный билет

- учеба в УлГУ – основание диплом

              Записи о профессии делаются:

1 Для рабочих на основании «Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих» - ЕТКС.

«Принят слесарем»

«Уволен по собственному желанию»

2 Для ИТР и руководящего состава - на основании Квалификационного справочника должностей, руководителей, специалистов и служащих.

«Назначен на должность главного бухгалтера»

«Освобожден от занимаемой должности».

              Перед записью о приеме ставится штамп предприятия или название пишется от руки без сокращений.

3 Если меняется название предприятия, то производится следующая запись: «Предприятие ТОО «Салют» с 13.05.2003 года переименовано в ООО «Салют». Приказ № 142 от 13.05.2003 г.

4 Студентам, учащимся, аспирантам дневных отделений:

«Зачислена на 1 курс дневного отделения факультета ………………».

«Отчислена в связи с окончанием полного курса с факультета ………………».

              Записи о причине увольнения должны производиться в точном соответствии с формулировками трудового законодательства и ссылкой на соответствующий пункт и статью трудового кодекса.

              День увольнения считается последним днем работы.               В этот же день производится запись в трудовой книжке согласно приказа, после которой должна стоять подпись самого работника.

              Зачеркивание ранее внесенных записей во 2 раздел не допускается. Если  была сделана неверная запись, то ниже указывают: «Запись за № 55 недействительна. Принят электромонтером 5 разряда 17.05.2003 г.»

              В случае смерти владельца трудовая книжка выдается под роспись его ближайшим родственникам. Последняя запись: «Работа прекращена в связи со смертью».

              Дубликат выдается при потере трудовой книжки или если она пришла в негодность (обгорела, истерлась).

              Если трудовая книжка потеряна, то работник пишет заявление о выдаче дубликата по последнему месту работы. В течении 15 дней администрация обязана выдать ему дубликат, где во 2 разделе делается запись об общем трудовом стаже, подтвержденная документами со всех предыдущих мест работы.

              Общий стаж записывается суммарно, т.е. общее количество лет, месяцев, дней без указания на каких предприятиях и где работал владелец трудовой книжки в прошлом, а затем оформляются записи о приеме, переводе, увольнении на последнем месте работы.

              Если работник не принес документов, подтверждающих стаж работы на других предприятиях, то в дубликате сразу делается запись о его работе на данном предприятии.

              Если старую трудовую книжку заменяют дубликатом, то трудовой стаж можно подсчитать по записям в старой трудовой книжке. Возможна выдача дубликата без записи, которая признана недействительной. При этом в верхнем правом углу титульного листа указывается ДУБЛИКАТ, а в старой трудовой книжке пишут там же «Взамен выдан дубликат». Старая книжка хранится у владельца на руках.

              Вкладыш выдается, когда нет места для дальнейших записей во 2 разделе. На титульном листе трудовой книжки ставится штамп или пишется от руки «Выдан вкладыш №___ серия___». Вкладыш вшивается в трудовую книжку, без нее он недействителен.

              Трудовая книжка хранится до востребования в отделе кадров. Не полученных при увольнении (не востребованных) трудовых книжек быть не должно, за исключением, если работник умер, пропал без вести, находится в местах лишения свободы, ушел в армию и др. Не полученные при увольнении трудовые книжки хранятся до востребования в отделе кадров 2 года, затем передаются в архи на длительное хранение (50 лет).

              Учет трудовых книжек осуществляется в двух формах:

1 приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (оформляется и ведется в бухгалтерии);

2 книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, где регистрируются все трудовые книжки сотрудников предприятия. При получении трудовой книжки увольняемый должен расписаться. Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью руководителя и печатью организации.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним