Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Министерство  образования и науки Российской Федерации

федеральное государственное бюджетное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

"САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ТЕХНОЛОГИИ  И

ДИЗАЙНА" 
 
 
 
 
 
 

Реферат по дисциплине

«Документационное обеспечение управления» 
 

на  тему: «Делопроизводство  в кадровой службе предприятия» 
 
 
 
 
 

Выполнил: студенка гр. 3-ЭД-1                     Ю.А. Иванова 

Проверил: доцент                                             Е.В. Петров 
 
 
 
 
 
 
 
 

Санкт-Петербург

2011 год

СОДЕРЖАНИЕ 

1. Введение……………………………………………………….……………….2

2. Документационное  обеспечение коммерческого предприятия………….…3

3. Общие  правила оформления управленческих  документов…………….…...5

4. Требования  к бланкам документов предприятия……….…………………...9

5. Составление  текстов служебных документов………..………..……………10

6. Основные  документы управления……………..………………...…………..11

  6.1 Приказы по основной деятельности……….………………….…………..12

  6.2 Протоколы …………………….…………………………..………………..13

  6.3 Акты…………….………………………………………..…………………14

  6.4 Контракты…………………….………………………….…………………14

  6.5 Должностные инструкции………………………….……………………..15

  6.6 Доверенности…………………….…………………………………………16

7. Составление  личных документов…………………………………..………..16

8. Литература……………………………….……………………………………19 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. ВВЕДЕНИЕ 

     Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

      Вот как выглядит одна из современных  рекомендаций российскому предпринимателю: «В деловой жизни бизнес часто  соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.»

      Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия  из-за случайно или умышленно неправильно  составленных документов.

      Беспорядок  в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что  может негативно отразиться на деятельности предприятия.

      Ошибки  при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения  работника в предприятием и подтверждающей его зарплату или стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований КЗОТ Российской Федерации.

      Руководители  предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность  и правильное оформление документов.

      При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают  составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для  обеспечения сохранности наиболее ценных документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ КОММЕРЧЕСКОГО  ПРЕДПРИЯТИЯ 

      Коммерческое  предприятие, акционерное общество можно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими  целями, зарегистрированную в установленном порядке. Коммерческое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти.

      Управление  предприятием можно представить  как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и  доведения его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.

      Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным  для принятия решения.

      Информация  должна быть оперативной, т.е. такой, чтобы  за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.

      Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию  дел.

      На  рабочее место руководителя предприятия  или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей  ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.

      Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации. В соответствии с «Оксфордским словарем» «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение». Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что « документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами  государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов…».

      В управленческой деятельности самые  разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на персональном компьютере, полученные по телефаксу  и т.д.

      Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). Можно выделить следующие группы ОРД:

• организационные (уставы, учредительные договоры);
• распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
• справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).

     Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, в которой бумаги «дозревают», а современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:

• оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
• современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры и т.п.);
• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);
• умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составлением документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).

     Работа  с документами предприятия может  быть представлена в виде следующей  технологической  цепочки операций (см. рис.1). Степень совершенства технологической  схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. 
 

    Прием              Предварительное                                             Доклад руководителю

  входящих             рассмотрение               Регистрация                 и рассмотрение

документов             (разметка)                    документов                    документов

                                секретарем                                                         руководством 

Принятие  решения                  Контроль            Формирование       Использование 

руководителем и                    исполнения            документов             документов

направление докумен           документов                 в дела                  в справочно-

тов на исполнение                                                                                информационной

                                                                                                                       работе 

                                                         Передача в архив

 

  Определение сроков                         Дальнейшее 

 Хранения  документов                     использование

                                                       Уничтожение документов

                 Рис.1. Схема организации работы  с документами фирмы.

3. ОБЩИЕ ПРАВИЛА  ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ  ДОКУМЕНТОВ 

      В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ 6.30-2003 « Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», дата введения в действие 1 июля 2003 года).

      Выполнение  единых правил оформления документов обеспечивает:

• юридическую силу документов;
• оперативное и качественное составление и исполнение документов;
• организацию быстрого поиска документов;
• более активное использование компьютера при составлении документов.

     Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (дату, текста, подписи  и т.д.), которые называются реквизитами.

     Правила их составления и оформления, а  также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.30-2003. Данным ГОСТом устанавливается максимальный набор реквизитов для документов управления -30. В конкретном документе их будет гораздо меньше. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов.

     При подготовке и оформлении документов используют реквизиты:

      01 – Государственный герб Российской  Федерации;

      02 – герб субъекта Российской  Федерации;

      03 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);