Делопроизводство в кадровой службе предприятия

     Основными правовыми документами во взаимоотношениях между организациями являются коммерческие контракты (договоры).

     Контракт (договор) – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулирования каких-либо отношений. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, упаковка и маркировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон – все это находит отражение в контракте.

     Заключение  конкретного контракта обычно начинается с предложения его заключить  – направления оферты. Оферта должна содержать основные условия предлагаемой сделки (статья 435 Гражданского кодекса РФ). Принятие предложения другой стороной считается акцептором (согласием). Обмен документами между сторонами может происходить посредством почтовой, телеграфной, телетайпной, телефонной, электронной или иной связи, позволяющей достоверно установить, что документ исходит от стороны по контракту (статья 434 Гражданского кодекса РФ).

     Договорные  отношения могут быть установлены  путем представления одной из сторон проекта контракта. Получив  проект, другая сторона рассматривает  его и, если нет возражений, подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект.

     Коммерческие  контракты (договоры) хранятся 3 года после  истечения срока договора при  условии завершения ревизии по ним (статья 337 «Перечня документов с указанием сроков хранения»).

     Контракты с иностранными партнерами с учетом разницы в сроках исковой давности других стран следует хранить  не менее 10 лет. 

     6.5 ДОЛЖНОСТНЫЕ ИНСТУКЦИИ 

     В комплексе организационных документов коммерческих предприятий (уставе, учредительном договоре, структуре и штатной численности, штатном расписании и др.) особое место занимают должностные инструкции. Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника предприятия.

     На  основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используется при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

     Должностная инструкция разрабатывается инспектором по кадрам или специалистом по работе с персоналом, согласовывается с юрисконсультом предприятия и утверждается директором предприятия. Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом директора предприятия.

     Должностная инструкция содержит следующие разделы:

1. Общие правила.
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Права.
5. Ответственность.

     В дополнение к основным разделам должностной  инструкции может быть введен раздел, регулирующий трудовые взаимоотношения  между должностными лицами. Этот раздел может устанавливать круг служебных связей, порядок предоставления отчетов, планов и других документов, периодичность предоставления отчетной информации и др.

     Хранятся  должностные инструкции 3 года после  замены новыми (статьи 55, 56 «Перечня документов с указанием сроков хранения»). 

     6.6 ДОВЕРЕННОСТИ 

     Доверенность  – документ о предоставлении права  доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия  или гражданина).

     По  своему назначению доверенность является документом для представительства  доверенного лица от имени доверителя перед третьими лицами.

     Доверенности  бывают двух разновидностей:

• официальные, выданные предприятием;
• личные, выданные гражданином (физическим лицом).

     Официальные доверенности выдаются представителю  предприятия на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени предприятия.

         Доверенность может  быть оформлена на бланке предприятия. Если действия, указанные в доверенности, касаются денежных или материальных ценностей, она подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером.

     Личные  доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми  отношениями, на получение пенсий, пособий  и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции, в том числе денежной и посылочной. Перечисленные доверенности нотариального удостоверения не требует (статья 185 пункт 4 Гражданского кодекса РФ).

     Доверенности  выдаются, как правило, на срок проведения действий, указанных в ней.

     Если  срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течении года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (статья 186 Гражданского кодекса РФ).

     Доверенности  хранятся 3 года (статьи 80, 314 «Перечня документов с указанием сроков хранения»). 

     7. СОСТАВЛЕНИЕ ЛИЧНЫХ  ДОКУМЕНТОВ 

     В случае необходимости персонального  обращения с просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к руководству  предприятия или в государственные  учреждения составляют документы личного  характера. Когда автором документа является его составитель. К таким документам относятся:

• заявление;
• резюме;
• автобиография;
• расписка;
• доверенность (личная) и т. д.

     Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но такие реквизиты, как название вида документа, дата, подпись, должны быть обязательно.

     Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Заявление должно иметь следующие реквизиты: название вида документа, дату, адрес (кому), текст, подпись.

         Некоторые формы  заявлений могут быть унифицированы  и представлены в виде бланков, например, заявление об увольнении.

         Резюме – документ, содержащий краткие сведения биографического характера, предоставляемый лицом при трудоустройстве в коммерческое предприятие, чаще всего в униформу.

         Резюме содержит: название вида документа; дату; указание фамилии, имени, отчества, должности  и почтового адреса претендента, телефона; текст и подпись.

         Текст резюме состоит  из следующих разделов:

• персональные данные;
• цель трудоустройства (какую именно работу или должность хотел бы получить претендент);
• образование (перечисление в обратной хронологической последовательности, начиная с последнего места учебы);
• опыт работы (краткое описание характера работы с указанием занимаемых должностей и дат);
• дополнительная информация (иностранные языки, конкретные навыки, имеющие отношение к профессии, работа в общественных организациях и т. д.);
• рекомендации (с фамилиями и телефонами).

     Автобиография – документ, в котором работник собственноручно в произвольной форме (без исправлений и помарок) дает краткое описание в хронологической последовательности этапов своей жизни и трудовой деятельности.

     Автобиография имеет следующие реквизиты: название вида документа; текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке); подпись; дату.

     Расписка  – это документ подтверждающий получение  каких-либо материальных ценностей.

     Расписка  содержит следующие реквизиты: название вида документа; дату; текст; подпись  лица, давшего расписку. Текст расписки включает:

• должности, фамилии, имена и отчества лиц, выдавших и получивших что-либо;
• перечень полученного с указанием количества и стоимости (цифрами и в скобках прописью с большой буквы);
• подпись давшего расписку.

   Личная  доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных или товарно-материальных ценностей от лица доверителя (гражданина). Личная доверенность имеет следующие реквизиты: название документа; дату; фамилию имя, отчество лица, которому выдана доверенность; содержание; подпись доверителя; подпись должностного лица, заверившего доверенность; печать.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

8. ЛИТЕРАТУРА 

1. Стенюхов  М.В. Документы делопроизводство  – М. «ПРИОР», 1995.

2. Тейлор  Клэр Основы делопроизводства  в современном бизнесе: Пер.  с англ.- М..: Сол Систем; Финансы  и статистика, 1997.

3. Стенюхов  М.В. Справочник по делопроизводству  – М. «ПРИОР», 1997.