Делопроизводство в кадровой службе предприятия

     Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

      Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08. 09 и, при необходимости , ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

      Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10,14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

      8. Для организации субъектов Российской  Федерации, имеющих наряду с  государственным языком Российской  Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

      9. При изготовлении документов  на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

      Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа. 

5. СОСТАВЛЕНИЕ ТЕКСТОВ  СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ 

     Стиль и содержание текста во многом определяется видом документа. Однако в практике современного делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления.

     Однако  из главных требований к тексту –  краткость изложения. Тексты писем, факсов и др. документов не должны быть больше одной страницы. Исключение составляют контракты и договоры, объем которых не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей.

     Формулировки  служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающим двояких толкований. Достичь ясности в изложении помогают смысловая точность подбора слов и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяющим словом.

     Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах.

     Следует учитывать, что сплошной текст в  документе трудно воспринимается, поэтому  следует смысловые части текста разделять абзацами.

     Обычно  тексты большинства документов управления состоят из двух частей:

• вводной, содержащей основания или мотивы составления документа;
• основной, в которой излагаются выводы, предложения, просьбы решения.

«В  соответствии с Распоряжением правительства Москвы от 11.10.95 №121-р Об изменении арендной платы…»

Тексты  документов большого объема делят на разделы, подразделы пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами:

1. Раздел (глава)

1.1 Подраздел

1.1.1 Пункт

1.1.1.1 Подпункт

Абзацы  внутри подпунктов не нумеруются.

     Написание текста наиболее трудоемкий процесс  при составлении документа. Поэтому  необходимо знать рациональные приемы составления текстов и наиболее используемые обороты.

     Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, таблицы, связного текста или путем комбинации этих форм.

     В распорядительных документах используют следующие формы изложения текста:

• от первого лица единственного числа: приказываю, предлагаю, обязываю, прошу (в приказах, распоряжениях, заявлениях, докладных и объяснительных записках);
• от третьего лица единственного числа: решил(о) (в решениях);
• от первого лица множественного числа: решили, предлагаем (в совместном решении).

 

6. ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ  УПРАВЛЕНИЯ 

     Деятельность  любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Однако при всем их многообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

• организационные документы предприятия (устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
• распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
• документы по личному составу предприятия (приказы по л/с, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
• финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
• информационно-справочные документы предприятия (акты. Письма, факсы справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и др.).

     От  государственных и муниципальных  организаций могут поступать на предприятие документы. Регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т.п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

     В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

     Все перечисленные документы относятся  к управленческим или организационно-распорядительными  документами (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки. 

6.1 ПРИКАЗЫ ПО ОСНОВНОЙ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ 

Приказы являются одними из наиболее важных документов предприятия

     Приказы – это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия).

     Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и  другим производственным вопросам относятся  к приказам по основной деятельности.

     Подготовка  приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовка проекта  приказ; согласование проекта; подписание руководителем.

     Проекты приказов готовятся специалистами  предприятия по поручению руководителя.

     Приказ  должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказ является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в  валовом порядке с января по декабрь  в пределах года (№1, №2 и т.д.).

     Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.

     Приказ  должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?», например: «О реорганизации  предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т. д. Недопустимо  использовать заголовки типа: «Приказ генерального директора».

     Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующий, указываются основания издания  приказа. Основанием для издания  приказа являются:

• нормативные документы государственных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
• решения Совета директоров, общих собраний акционеров;
• производственная необходимость.

     Констатирующую  часть приказа опускают. Если причина  издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

     Во  второй части приказ, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), « до какого числа» (сроки ее окончания).

     Если  поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.

      Приказы подписываются руководителем или  его заместителями, которым предоставлено  такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его  в действие.

      Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идет в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется секретарем и раздается исполнителем для работы.

      Аналогично  происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.  

6.2 ПРОТОКОЛЫ 

     Протокол  – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. В коммерческом предприятии составляются протоколы заседаний Совета директоров (учредителей), протоколы общих собраний акционеров и т. п.

     Проведению  совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа. Чтобы обсуждение не прошло впустую  для участников заседания готовится  и раздается информационный материал по вопросам, включенным в повестку дня.

     Протокол  ведется во время заседания секретарем, который конспектирует (стенографирует) или записывает на диктофон выступления  участников заседания.

     По  полноте освещения хода заседания  протоколы могут быть полными и краткими.

     Оформление  полного протокола имеет ряд  особенностей. Он составляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги, на котором  указывается наименование предприятия. Далее указываются следующие  реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Датой протокола является день проведения заседания, а номером протокола – порядковый номер заседания коллегиального органа (с начала года).

     В кратком протоколе указываются  только рассмотренные вопросы, фамилии  тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. Однако, по усмотрению председателя, особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.

     Протокол  подписывается председателем и  секретарем.

     К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т. д. 

     6.3 АКТЫ 

     Акт – документ, составленный несколькими  лицами и подтверждающий факты, события.

     Акты  составляются в самых различных  ситуациях и поэтому имеют  много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т. д.

     Акты  составляются комиссией, постоянно  действующей или назначенной  по указанию руководителей.

     Акты  оформляются на общем бланке, если являются внутренними документами фирмы. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес фирмы.

     Во  вводной части акта указывается  основание его составления. Это  может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководства, на какие-либо факты, события, действия.

     Далее указывается состав комиссии: инициалы и фамилия председателя, инициалы и фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.

     В основной части акта излагаются цели, задачи и существо проведенной работы, ее результаты (выводы, заключения, предложения). В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения.

     Акт подписывается председателем и  членами комиссии. 

6.4 КОНТРАКТЫ