Делопроизводство в кадровой службе в организации

-    на основании приказа в трудовой книжке запись даты зачисления на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме;

-    оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности.

2. Состав кадровой документации

Задачи управления трудовым коллективом можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется на основе применения современных информационных технологий.

Информационные показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании , занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих , должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности персонала, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы, начисления пенсий. Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие документы:

- трудовая книжка

-    трудовой договор (контракт);

-    приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1);

-    личная карточка (форма № Т-2);

-    учетная карточка научного работника (форма № Т-4);

-    приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5);

-    приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);

-    приказ (распоряжение) о прекра-нии трудового договора (ф- № Т-8);

-    табель учета рабочего времени (форма № Т-13);

-    личные заявление работников предприятия;

-    графики отпусков;

Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности и стаже работника.

Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше 5 дней. Это правило не распространяется на работодателей - физических лиц и случаи заключения трудового договора с внешними совместителями.

Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку работника по месту основной работы и только по его желанию (выраженному в письменном заявлении Если работник поступает на работу впервые, трудовая  книжка оформляется работодателем в присутствии работника  не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В соответствии со ст. 66 ТК РФ, в трудовую книжку вносятся: сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год), образование, профессия, специальность, сведения о выполняемой работе, переводах на другую  постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора (перечисленные в ст.ст.77, 81, 83 и других статьях ТК РФ или иных федеральных законах) и сведения о награждениях за успехи в работе.

          Трудовая книжка должна оформляться и в дальнейшем вестись в точном соответствии с правилами, изложенными в Инструкции о порядке ведения трудовых  книжек № 69 от 10 октября 2003 г.

В соответствии с Инструкцией в трудовую книжку вносятся:

Записи производятся аккуратно, перьевой или  шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего  или фиолетового цвета.

При оформлении трудовой книжки сначала  заполняется ее титульный лист, содержащий сведения о  работнике.

Фамилия, имя, отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование -  указывается на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).

Профессия или специальность указывается в трудовой книжке на основании записи в документе о полученной специальности, профессии.

После указания даты заполнения трудовой книжки  работник своей подписью заверяет правильность  внесенных сведений.

Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки  подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых  книжек, затем ставится печать предприятия (или печать  кадровой службы). Образец заполнения титульного листа  трудовой книжки дан в приложении 8.

Занесение сведений о работе.

Раздел «Сведения о работе» представляет собой  таблицу из 4-х граф:

графа 1 - N записи;

графа 2 " дата (число, месяц, год);

графа 3 - сведения о приеме на работу, о переводах  на другую работу и об увольнении (с указанием причин  и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа 4 - на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка пишется полное наименование предприятия или организации.

Все записи в трудовую книжку вносятся после издания соответствующих приказов, но не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись о времени военной службы, о времени службы в органах внутренних дел, в таможенных органах, о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем. Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш», и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер вкладыша.

В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

     а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

     б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников,  регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников  при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши  в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением  работник расписывается в личной карточке и в книге учета  движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти  работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение 2 лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в  течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Правильное оформление трудовых книжек – основного документа для  работников, очень важно. Т.к. нарушения приводят к затруднениям при оформлении пенсий, пособий и т.д., трудовая книжка – основной документ для подтверждения трудового стажа работника. Государство для подтверждения трудового стажа ввело такую систему учета, как Персонифицированный учет в Пенсионном Фонде РФ с присвоением индивидуальных номеров трудящимся. Но до введения в 1997 году системы Персонифицированного учета, подтверждение стажа, по - прежнему осуществляется при помощи трудовых книжек.

Трудовой договор(контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной из унифицированных форм первичной учетной документации, применение которых с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.

Приказы по личному составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов  и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.

Для оформления приказов по персоналу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.

Личное заявление работника о приеме, переводе или увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция  руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст   приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и п.д.

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по персоналу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.