Служба делопроизводства

Содержание: 

Введение……………………………………………………………………...……2

Назначение, структура и состав службы ДОУ…………………………..……2-4

Общие требования………………………………………………………………5-6

Организационные формы работы с документами……………………………6-8

Функции структурных подразделений  службы делопроизводства……..8-13

Задачи и функции  службы делопроизводства……………………………...13-15

Заключение…………………………………………………………………...15-16

Список используемой литературы……………………………………………...17 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

        Даже беглое ознакомление с перечнем документов, используемых в процессе управленческой деятельности, позволяет читателям сделать вывод о том, что, во-первых, работа с документами, или, точнее, работа по документационному обеспечению управленческой деятельности организации, представляет собой специфическую составляющую управленческой деятельности и, во-вторых, ее выполнение связано с существенными материальными и временными затратами, а также с привлечением к этой работе специально подготовленного персонала, оснащенного надлежащими техническими средствами.

        Исходя из сказанного, целесообразно  предоставить на откуп выполнение  задач документационного обеспечения  управления отдельному подразделению  организации. Роль этого подразделения  в современных условиях призвана  выполнять специальная служба - служба  документационного обеспечения  (ДОУ). 
 

Назначение, структура и состав службы ДОУ       

        Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) организации представляет собой одно из ее самостоятельных структурных подразделений. Основным предназначением службы является организационно-документационное и информационно-документационное обеспечение управленческой деятельности (деятельности управленческих структур) организации, а также выполнение других, связанных с реализацией своего предназначения задач по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче и хранению документов, ведению по ним контрольно-поисковой и информационно-справочной работы.

        Как и всякое самостоятельное  подразделение организации, служба  ДОУ возглавляется начальником.  Начальник службы ДОУ, в свою  очередь, подчиняется непосредственно  руководителю организации (его  первому заместителю или заместителю  руководителя по управлению).

        В необходимых случаях в штат  службы могут вводиться также  и должности заместителей (по  общим вопросам, а также по  важнейшим направлениям работы  службы).

        Если служба насчитывает в  своем составе несколько подразделений,  то каждое из них, в свою  очередь, возглавляется начальником  подразделения (о том, какие  именно это подразделения, будет  сказано дальше).

        Исходя из объема, и содержания  задач, решаемых службой ДОУ,  различают категории главных  (старших) и второстепенных (младших)  специалистов. За каждым из специалистов  закрепляются не только конкретные  функции, но и определенный  участок работы, за результаты  деятельности которого данный  специалист отвечает.

        Специалист нередко совмещает  в своей работе организаторскую  и исполнительскую функции, поскольку  не только осуществляет непосредственную  организацию работы на порученном  участке, но и лично выполняет  наиболее сложные, а также новые  и особо срочные виды работы  с документами. В частности,  именно младшие специалисты ведут  по документам организации контрольно - поисковую и информационно-справочную  работу.

        В круг важнейших обязанностей  старших специалистов входит  также разработка предложений  по дальнейшему совершенствованию  процессов документационного обеспечения,  освоение и внедрение новых  программно-технологических и технических  средств работы с документами,  систематический анализ состояния  документооборота и его оптимизация  на основе аналитических данных.

        К категории старших специалистов  службы ДОУ причисляют следующих  работников:

- документовед;

- переводчик;

- юрисконсульт;

- старший секретарь-референт (секретарь-референт).

        К категории младших специалистов  службы ДОУ причисляют следующих  работников:

- инспектор по  контролю за исполнением документов;

- секретарь-стенографистка;

- архивариус.

        Главный объем работы по приему, учету, исполнению, отправке, выдаче  и хранению документов несут  на себе исполнители службы  ДОУ - третий важный компонент  ее структуры.

      В число основных исполнителей  службы ДОУ входят:

- делопроизводитель-оператор;

- машинистка-оператор;

- секретарь-ресепционист (в приемной).

        Количество исполнителей на участках  работы, порядок распределения между  ними обязанностей устанавливаются  начальниками соответствующих подразделений,  входящих в состав службы ДОУ.  Подчеркнем в этой связи, что  в большинстве крупных и средних  организаций состав службы является  достаточно многочисленным и  обычно включает в себя:

- секретариат;

- общий отдел  (может объединяться с секретариатом  в управление делами);

- экспедиционный  отдел (группа), включающий в себя  группу (участок) обработки корреспонденции  и курьерскую группу (курьера);

- учетно-справочный  отдел (группа);

- контрольно-инспекционный отдел (группа);

- юридический отдел (группа);

- отдел архивного хранения (архив);

- вспомогательный отдел (подотдел) в составе: бюро по работе с обращениями граждан; машинописное бюро (может дублироваться для общего и закрытого, то есть секретного делопроизводства); копировально-множительное бюро; бюро переводов и стенограмм.

Общие требования.

        В любой организации решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение - управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников - секретаря организации). Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Под техническим  аспектом понимается продуманная политика закупки, установки, эксплуатации и  замены всех технических средств, используемых в работе с документами, начиная  с малой канцелярской оргтехники и заканчивая новейшими компьютерными  системами обработки информации и средствами связи.

        Юридический аспект предусматривает решение правовых вопросов деятельности самой службы, т.е. установления в соответствующих документах ее статуса, прав, функций, ответственности в соответствии с действующими законодательными актами, нормативно-методическими документами. Кроме того, этот аспект предполагает соблюдение самой службой требований действующего законодательства, государственной нормативной базы, стандартов в части контроля за качеством создаваемых в организации документов.

       Организационный аспект включает разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчиненными и соподчиненными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации, что поможет избавиться от дублирования операций и установить ответственность за выделенные участки работы.

       Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

- выбор оптимальной  организационной формы работы  с документами;

- разработка  внутренней организационной структуры  службы делопроизводства;

- определение  должностного и численного состава  службы делопроизводства;

- регламентация  задач и функций службы делопроизводства, в целом, ее структурных подразделений,  а также сотрудников службы  с целью определения их статуса  и разграничения функций; 

- выбор оптимальной  технологии работы с документами,  ее регламентация;

- рациональная  организация рабочих мест и  условий труда;

- повышение квалификации  сотрудников службы. 

Организационные формы работы с  документами

        Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную.

        Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработки документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регат рация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

        Централизация отдельных операций по обработке документа является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях документооборота до 10 тыс. документов в год.     

        Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл по созданию, хранению, систематизации документов .структурного подразделения. Эта форма характерна для и учреждений, аппарат которых территориально, а также для тех, в которых документирование дел имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности структурных подразделений).

        Смешанная форма организации работы с документами - самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего ' обработка поступающих и отправляемых документов, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

        Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других - децентрализованно (в структурных подразделениях).  

        Разделение масссивов документов в случае использования традиционных (ручных методов работы проводится по критерию адресования - если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения - в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т. д.