Служба делопроизводства

        Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях. В создании и организации службы делопроизводства вод выбора организационной формы - один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами. Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

     Функции структурных подразделений  службы делопроизводства

 

 Секретариат — структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

     • предварительное рассмотрение и  подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

     • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и  их согласование с функциональными  структурными подразделениями организации;

     • организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

     • бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

     Протокольная  группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

     • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

     • анализ справок и докладов структурных  подразделений, подготовка заключений по ним;

     • организация и проведение заседаний  органа управления, документирование их деятельности;

     • прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

     Отдел рационализации делопроизводства может носить названия: центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) НОТ или НОУТ, методический сектор и др. Его функции:

     • разработка и внедрение мероприятий  по совершенствованию технологии делопроизводства;

     • разработка нормативно-методического  обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

     • разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

     • разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

     • организация и проведение мероприятий  по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

     Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции. Экспедиция выполняет:

     • прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

     • доставку документов в структурные  подразделения;

     • обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;

     • количественный учет поступающих и  отправляемых документов.

     Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

     • регистрацию входящих, исходящих  и внутренних документов;

     • формирование и ведение справочно-информационного  массива;

     • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

     Группа  контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

     • контроль за сроками исполнения документов;

     • контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

     • анализ исполнительской дисциплины;

     • информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

          Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

     • прием и учет предложений, заявлений  и жалоб граждан;

     • подготовку обращений к рассмотрению руководством;

     • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

     • извещение заявителей о результатах  рассмотрения их обращений;

     • формирование и хранение дел с  документами по обращениям;

     • анализ и обобщение результатов  рассмотрения документов в организации  и причин обращения;

     • организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

     Машинописное  бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

     • перепечатку документов с черновиков;

     • считку и правку текстов документов;

     • учет выполняемой работы.

     Копировально-множительное бюро выполняет:

     • копирование текстов;

     • тиражирование текстов документов;

     • подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.п.

     Архив осуществляет:

     • прием от структурных подразделений  обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

     • учет, систематизацию, хранение и организацию  использования документов;

     • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

     • подготовку дел к передаче на государственное  хранение.

     Таким образом, служба делопроизводства берет  на себя весь комплекс работ по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

     Нормативными  документами за службой делопроизводства закреплены традиционные технологические функции.

     По  мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации).

     Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников.

Такое расширение функций будет адекватно общей  цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы 
 

Задачи  и функции службы делопроизводства

        Основной целью службы делопроизводства, независимо от е названия, является  организация, руководство, координация,  контроль и реализация работ  по документационному обеспечению.  Выполнение этой цели предусматривает  решение следующих задач:

- постоянное  совершенствование форм и методов  работы с документами;

- обеспечение  единого порядка документирования, организации работы с документами,  информационно-поисковых систем, контроля  исполнения и подготовки документов  к передаче в ведомственный  архив в соответствии с действующими  государственными нормативно-методическими  документами;

- сокращение  документооборота;

- разработка  и внедрение нормативных и  методических документов по совершенствованию  документационного обеспечения  в организации и в подведомственной  системе, прогрессивных технологий  делопроизводства  

        Функции современной службы делопроизводства  в России определяются из целей  и задач ее деятельности и  включают полный объем работы, которая выполняется службой.  Типовой состав функций следующий:

1. Разработка, внедрение  и ведение табеля и альбома  унифицированных форм документов  организации; внесение в них  изменений.

2. Разработка  и проектирование бланков документов.

3. Осуществление  экспедиционной обработки поступающих  и отправляемых документов.

4. Регистрация  входящих, исходящих и внутренних  документов и выполнение информационно-справочной  работы по документам.

5. Организация  своевременного рассмотрения и  подготовки к докладу руководству  поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование  хода исполнения документов, контроль  прохождения, оформления и исполнения  документов в условленный срок.

8. Организация  машинописного (компьютерного) изготовления  текстов документов, их копирования  и оперативного размножения.

9. Разработка  номенклатуры дел организации,  обеспечение хранения дел и  оперативного использования документной  информации.

10. Организация  и ведение делопроизводства по  предложениям, заявлениям, жалобам  граждан.

11. Организация  контроля за работой с документами в структурных подразделениях.

12. Разработка (совместно  с соответствующими структурными  подразделениями организации) мероприятий  по совершенствованию форм и  методов работы с документами,  а е по повышению исполнительской  дисциплины.