Ведение кадрового делопроизводства

Московский  государственный колледж книжного бизнеса и информационных технологий 
 
 

Кадровый  менеджмент 
 
 
 

  «Ведение кадрового делопроизводства» 
 
 
 
 
 

Выполнила студентка 42-МП

Калмыкова О.В.

Проверила

Плотникова  О.Н. 
 
 
 

Москва 2011

 

Понятие кадрового делопроизводства.

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое  или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами  организации труда, управления трудовыми  отношениями и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом  регламентирования у конкретного  работодателя внутренних трудовых и  связанных с ними иных отношений  является комплекс документов, именуемый  кадровой документацией.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации  от 27 февраля 1998 года №28 (далее - ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и  определения понятий в области  делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98).

Соответственно, кадровое делопроизводство - это более  узкое понятие, подразумевающее  организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

В соответствии с государственным стандартом понятие  «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную  форму и перемещают во времени  и пространстве. Документы и документированная  информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической  силой.

Можно сделать  вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

-   прием на работу;

-   перевод на другую работу;

-   предоставление отпуска;

-   увольнение.

Документальное  оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и  организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня  не все руководители уделяют должное  внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой  приходят сотрудники контролирующих органов  или бывший работник обращается с  иском в суд. В таких крайних  случаях исправление сложившейся  ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих  должностных лиц или организации  к ответственности.

Именно поэтому  так важно установить правильное ведение кадровой документации, в  том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим  трудовым законодательством.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении ФАС Северо-Западного  округа от 22 декабря 2005 года №А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании  задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии  у лица, осуществлявшего приемку  товара, полномочий действовать от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка  товара входила в круг обязанностей данного лица.

Документируя  трудовые отношения, подавляющее большинство  кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с  такими документами должно быть чрезвычайно  серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит  подтверждение определенных юридических  фактов, на основе которых возникают  те или иные права работника.

Статьей 27 Федерального закона от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» предусмотрено право работника на досрочное назначение трудовой пенсии, например, за работу с вредными и тяжелыми условиями труда. Однако любая ошибка или неточность в наименовании должности, может привести к тому, что период работы на «вредной» должности не зачтут в качестве льготного и у работника не возникнет права на досрочную трудовую пенсию.

Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) являются основным документом для расчета трудового  и страхового стажа работника.

В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета  движения трудовых книжек, расчетные  и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить  трудовой стаж документально.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных  российским законодательством работникам.

Так, исходя из Определения  Верховного Суда Российской Федерации  от 16 января 2004 года №48-Г03-13 видно, что  суд при разрешении спора по поводу права на получение социальной поддержки, предусмотренной Указом Президента Российской Федерации от 23 августа 2000 года №1563 «О неотложных мерах социальной поддержки специалистов ядерного оружейного комплекса Российской Федерации», руководствовался, прежде всего, положениями должностных  инструкций, в том числе характеристик  работ, описывающих непосредственные виды деятельности, осуществляемые работниками, а не устными доводами истцов. Поэтому  работодателю при разработке и ведении  кадровых документов необходимо руководствоваться  нормативным правовым актом, предоставляющим  льготы и гарантии работникам, соблюдая все требования к оформлению кадровой документации и учитывать возможные  негативные последствия для своих  работников в случае нарушения этих правил.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

·   Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

·   Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

·   Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

·   Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

·   Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

Общий состав и виды кадровой документации.

В процессе возникновения  и документального оформления трудовых отношений образуется множество  документов под обобщающим названием  «кадровая документация». Следует  отметить, что для большинства  специалистов кадровой службы и руководителей  является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными  для каждого работодателя?

В специальной  литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным  признакам.

Например, по целевой  принадлежности выделяют две больших  группы кадровых документов:

1. Документы  по учету личного состава работников, к которым относятся приказы  о приеме на работу, переводе  на другую работу, предоставлении  отпуска, увольнении, личная карточка  работника и другие. Основная  часть документов по личному  составу вошла в состав унифицированных  форм первичной учетной документации  по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата  Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету  труда и его оплаты».

2. Вторую группу  составляют документы, связанные  с осуществлением функций по  управлению персоналом и организацией  труда (Правила внутреннего трудового  распорядка, Положение о структурном  подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность,  Штатное расписание). В «Общероссийском  классификаторе управленческой  документации» ОК 011-93, утвержденном  Постановлением Госстандарта Российской  Федерации от 30 декабря 1993 года  №299, эти документы получили название  «документация по организационно-нормативному  регулированию деятельности организации,  предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют  и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают  следующие виды кадровых документов:

1. Документация  по приему на работу:

·   Заявление о приеме на работу;

·   Контракт о назначении на должность;

·   Приказ о приеме на работу;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.