Ведение кадрового делопроизводства

2. Документация  по переводу на другую работу:

·   Заявление о переводе на другую работу;

·   Представление о переводе на другую работу;

·   Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация  по увольнению с работы:

·   Заявление об увольнении;

·   Приказ об увольнении;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация  по оформлению отпусков:

·   График отпусков;

·   Заявление о предоставлении отпуска;

·   Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация  по оформлению поощрений:

·   Представление о поощрении;

·   Приказ о поощрении;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация  по оформлению дисциплинарных  взысканий:

·   Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

·   Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

·   Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

·   Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно  шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного  работодателя.

Для регламентации  документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять  локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или  Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и  сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

Также в разделе 3. 1 «Организация документооборота»  «Государственной системы документационного  обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и  службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главного архивного  управления СССР от 23 мая 1988 года №33, предписывается закреплять порядок движения документов в организации «в схемах прохождения  документов, которые разрабатываются  службой документационного обеспечения  и утверждаются руководством организации».

При этом, необходимо отметить, что создание и ведение  кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми  актами.

Об обязательности документирования трудовых отношений  с работниками в целях защиты их пенсионных прав свидетельствуют  некоторые нормы пенсионного  законодательства.

Пункт 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа  для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства  Российской Федерации от 24 июля 2002 года №555 «Об утверждении правил подсчета и подтверждения страхового стажа  для установления трудовых пенсий»  гласит следующее:

«Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому  договору, является трудовая книжка установленного образца. При отсутствии трудовой книжки, а также в случае, когда в  трудовой книжке содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют  записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, оформленные в соответствии с  трудовым законодательством, действовавшим  на день возникновения соответствующих  правоотношений, трудовые книжки колхозников, справки, выдаваемые работодателями или  соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые  счета и ведомости на выдачу заработной платы».

И далее пункт 7:

«В случае, когда  трудовая книжка не ведется, периоды  работы по трудовому договору подтверждаются письменным трудовым договором, оформленным  в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день возникновения  соответствующих правоотношений».

Федеральный закон  от 1 апреля 1996 года №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе  обязательного пенсионного страхования» в статье 15 устанавливает ряд  обязанностей страхователя (работодателя) в целях ведения индивидуального (персонифицированного) учета, например, страхователь обязан:

«в установленный  срок представлять органам Пенсионного  фонда Российской Федерации сведения о застрахованных лицах, определенные настоящим Федеральным законом;

получать в  органах Пенсионного фонда Российской Федерации страховые свидетельства  обязательного пенсионного страхования, а также дубликаты указанных  страховых свидетельств и выдавать их под роспись застрахованным лицам, работающим у него по трудовому договору или заключившим договор гражданско-правового  характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством  Российской Федерации начисляются  страховые взносы;

передавать бесплатно  каждому застрахованному лицу, работающему  у него по трудовому договору или  заключившему договор гражданско-правового  характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством  Российской Федерации начисляются  страховые взносы, копию сведений, представленных в орган Пенсионного  фонда Российской Федерации для  индивидуального (персонифицированного) учета для включения их в индивидуальный лицевой счет данного застрахованного  лица;

контролировать  соответствие реквизитов страхового свидетельства  обязательного пенсионного страхования, выданного застрахованному лицу, реквизитам документов, удостоверяющих личность указанного лица, работающего  у него по трудовому договору или  заключившему договор гражданско-правового  характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством  Российской Федерации начисляются  страховые взносы».

Каждый работодатель, один раз в год, но не позднее 1 марта, на каждое зарегистрированное в системе  государственного пенсионного страхования  лицо, работавшее у него по трудовому  договору, получившее вознаграждение по договору гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые  взносы, обязан подавать в территориальный  орган Пенсионного фонда Российской Федерации документ, содержащий относящиеся  к отчетному кварталу индивидуальные сведения о страховом стаже, заработке (доходе), начисленных страховых  взносах обязательного пенсионного  страхования и иные сведения, предусмотренные  Федеральным законом от 1 апреля 1996 года №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного  пенсионного страхования». При этом сведения о страховом стаже застрахованного  лица представляются на основании приказов и других документов по учету кадров, а о заработке (доходе) и об уплачиваемых страховых взносах - на основании  данных бухгалтерского учета.

Кроме того, документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает  необходимость документирования трудовых правоотношений:

·   трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

·   прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

·   на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

·   по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

·   обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

·   прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

Сюда же можно  отнести унифицированные формы  первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об  утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»  обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы  собственности.

В настоящее  время действуют следующие  унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а  «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а  «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График  отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового  договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для  направления в командировку и  отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении  работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные  формы по учету рабочего времени  и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель  учета рабочего времени и расчета  оплаты труда», №Т-13 «Табель учета  рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная  ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а  «Журнал регистрации платежных  ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а  «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о  приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Анализ норм ТК РФ позволяет сделать следующие  общие выводы об изменении порядка  документального оформления трудовых отношений:

·   Вводится новая формальность в документообороте, связанная с трудовым договором - получить вторую подпись работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя - и подтверждающая, что работник уже получил экземпляр трудового договора (статья 67 ТК РФ).

·   Расширен перечень документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его письменному заявлению (статья 62 ТК РФ). Теперь в этот перечень включаются и справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

·   Перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора, не изменился, но при этом законодатель ввел новую правовую норму. Работодатель теперь наделяется правом не только выписать дубликат испорченной трудовой книжки своему работнику, но и обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу, оформить новую трудовую книжку (с указанием причины отсутствия трудовой книжки).

·   Уточнены все случаи, когда заключение срочного трудового договора обязательно (часть 1 статьи 59 ТК РФ) и когда стороны трудового договора могут заключать срочный трудовой договор по соглашению, без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения (часть 2 статьи 59 ТК РФ).

·   Уточнен порядок аннулирования трудового договора (статья 61 ТК РФ).

·   Уточнен порядок приема и увольнения работника. Теперь приказ о приеме на работу составляется в трехдневный срок со дня фактического начала работы, а не со дня подписания трудового договора, что более верно. В главу 13 ТК РФ, регулирующую прекращение трудового договора, законодателем внесены изменения и дополнения практически во все статьи, кроме того, глава дополнена новой статьей 84.1, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора.