Ведение кадрового делопроизводства

·   Более подробно прописан порядок применения дисциплинарных взысканий (статья 193 ТК РФ).

·   Работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (статья 66 ТК РФ).

·   Расширен круг законодательно закрепленных обязанностей работодателя. Теперь в обязанность работодателя входит знакомить, под роспись, всех работников с «……локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью» (статья 22 ТК РФ).

Эта норма уточнена также в статье 68 ТК РФ:

«При приеме на работу (до подписания трудового  договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами  внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».

Локальные нормативные  акты - акты, содержащие нормы трудового  права, разрабатываемые для регламентации  трудовых отношений с учетом специфики  труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий  труда в пределах своей компетенции  в соответствии с трудовым законодательством  и иными нормативными правовыми  актами, содержащими нормы трудового  права, коллективными договорами, соглашениями.

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными  предпринимателями, имеют право  принимать локальные нормативные  акты. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих  уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени  локальных нормативных актов  является следующее дополнение статьи 12 ТК РФ, распространяющее на них принцип  «закон не имеет обратной силы»:

«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный  акт либо отдельные его положения  прекращают свое действие в связи  с:

истечением срока  действия;

отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его  положений другим локальным нормативным  актом;

вступлением в  силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы  трудового права, коллективного  договора, соглашения (в случае, когда  указанные акты устанавливают более  высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным  локальным нормативным актом)».

Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией  ТК РФ, в противном случае многие из них потеряют силу.

Работодатель - физическое лицо, как и юридическое  лицо (организация) реализует нормотворческие  полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной  законом. Решая проблемы организации  труда, управления персоналом работодатель - физическое лицо может принимать  локальные нормативные акты.

При этом необходимо отметить, что если ранее некоторые  локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового  распорядка, штатное расписание, положение  о работе с персональными данными  работников и другие обязаны были принимать только работодатели - юридические  лица, то теперь, согласно буквальному  пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны  принимать многие локальные нормативные  акты.

В состав локальных  нормативных актов, обязательных для  каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

·   Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

·   Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

·   Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

·   При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

·   График отпусков (статья 123 ТК РФ);

·   Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы  входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной  инспекции труда.

Более подробно с вопросами, касающимися ответственности  за несоблюдение требований действующего законодательства о ведении кадровой документации, Вы можете ознакомиться в книге «Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве» авторов  ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ».

Принятие локальных  нормативных актов осуществляется одним из следующих способов:

1) в случаях,  предусмотренных ТК РФ, другими  федеральными законами и иными  нормативными правовыми актами  Российской Федерации, коллективным  договором, соглашениями, работодатель  согласно статье 372 ТК РФ должен  принимать локальные нормативные  акты с учетом мнения выборного  органа первичной профсоюзной  организации.

ТК РФ в отношении  локальных нормативных актов, регламентирующих режим и условия труда, предусмотрено  следующее:

«При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 103 ТК РФ).

«Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 123 ТК РФ).

«Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 135 ТК РФ).

«Локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 162 ТК РФ).

«Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 136 ТК РФ).

«Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 190 ТК РФ).

Работодатель  обязан обеспечить:

«разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 212 ТК РФ).

2) в других  случаях документы, содержащие  нормы трудового права, необходимые  для регламентирования трудовых  отношений, например, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, документы,  устанавливающие порядок обработки  персональных данных работников, принимаются работодателем единолично.

Исходя из вышеприведенных  положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. Обязательные  кадровые документы, наличие которых  прямо предусмотрено ТК РФ  для всех работодателей (юридических  лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные  нормативные акты, предусмотренные  ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого  работодателя и документы, создаваемые  в процессе возникновения и документального  оформления трудовых отношений в  соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны  с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением  режима и условий труда у конкретного  работодателя, вторые служат учету  личного состава работников.

2. Факультативные  кадровые документы, которые работодатель  может принимать в рамках локального  нормотворчества, их перечень, порядок  ведения работодатель определяет  самостоятельно.

Факультативные  кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы  трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно  отнести, например, положения о структурных  подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение  об аттестации работников и другие.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем  с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации  труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

Нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового  делопроизводства.

Нормативная и  нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового  делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового  делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

Ø   правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

Ø   обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

Ø   предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

Ø   предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Нормативная и  нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в  рамках полномочий, предоставленных  им трудовым законодательством.

Перечислим основные нормативно-правовые и нормативно-справочные акты, регулирующие вопросы ведения  кадрового делопроизводства:

1. Федеральный  уровень:

·   Конституция Российской Федерации;

·   Трудовой кодекс Российской Федерации;

·   Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

·   Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

·   Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

·   Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

·   Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

·   Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

·   Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

·   Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

·   Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»;

·   Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;