Таким образом, можем сделать заключение, что должностная инструкция является обязательным документом, разрешающая одну из проблем эффективного управления организацией. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

      Список использованных источников

 
 

     Стандарты 

      ГОСТ  Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

      ГОСТ  Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 

     Учебники  и учебные пособия 

1. Документоведение: учебник / Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричное; под ред. проф. Н.Н. Кунаева. - М.: Логос, 2008. - 352 с.

 

2. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных  документов - Питер, 2006, - 224 с.

 

3. Квалификационный  справочник должностей служащих от 21 августа 1998 г. - М.: Инфра - М, 2001.
4. Костян И.А. Должностная инструкция: нужна или нет? Справочник кадровика. - 2007, № 3. - с.92-99.

 

5. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: РДЛ, 2004. - 208 с.

 

6. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти (утв. приказом Федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68). - М., 2001.

 

7. ДР-191-98. Унификация текстов управленческих документов. Методические рекомендации ВНИИДАД  ФАС РФ.

 

8. Методические  рекомендации ВНИИДАД ФАС РФ «ОРД. Требования к оформлению документов». - М.: ВНИИДАД, 1998.

 

      ПРИЛОЖЕНИЕ A

     ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ-РЕФЕРЕНТА 
 

  ______________________                                                                       УТВЕРЖДАЮ  

(наименование организации)                                                     

                                                                                                         _______________________

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ                                       (руководитель организации)

     секретаря-референта 

00.00.0000            № 00                                                      Личная            Расшифровка

                                                                                                        подпись               подписи

Место составления или издания

                   документа                                                           00.00.0000  

_____________________________                                  

(наименование  должности работника) 
 
 

1. Общие положения 

     1.1. Секретарь-референт  относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

     1.2. Основными задачами секретаря-референта  являются организационное и документационное  обеспечение управленческой деятельности.

     1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

     1.4. В своей деятельности секретарь-референт  руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• Трудовым кодексом РФ;
• приказами (указаниями) руководства предприятия;
• нормативно-методическими материалами по кадровой работе и по организации делопроизводства;
• нормативными документами по организации;
• настоящей должностной инструкцией.

     1.5. На должность  секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов. 

     1.6. Секретарь-референт должен владеть  вопросами: 

• перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
• организации работы с документами, составления документации;
• организации управленческого труда;
• применения средств вычислительной и организационной техники;
• перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
• культуры труда и служебной этики;
• охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
• оказания первичной медицинской помощи.

 
 

2. Функции 

     На  секретаря-референта возлагаются  следующие функции:

     2.1. Информационно-справочное обслуживание  по документам предприятия.

     2.2. Методическое руководство и контроль  за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

     2.3.  Документирование деятельности  совещательных органов предприятия.

     2.4. Оперативно-организационное обслуживание  руководства.

     2.5. Ведение и оформление кадровой  документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

      2.6. Организация приема посетителей,  ведение телефонных переговоров. 
 
 

3. Должностные обязанности 

     Секретарь-референт должен: 

     3.1. Обеспечивать прием, учет, регистрацию,  контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

     3.2. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования  и утверждения документов, представляемых  на подпись руководству предприятия.

     3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их выполнение.

     3.4. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения  их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

     3.5. Осуществлять оперативную связь  со сторонними организациями  (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по  вопросам текущей деятельности  предприятия (телефон, факс и т.п.).

     3.6. Вести прием посетителей.

     3.7. Выполнять работу по документационному  обеспечению кадровой деятельности предприятия:

• оформление приказов по личному составу;
• оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
• оформление трудовых книжек;
• оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
• оформление командировочных документов;
• оформление листов нетрудоспособности;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

     3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.

     3.9. Использовать  ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

     3.10. Проводить ежегодный отбор документов  на архивное хранение или уничтожение.

     3.11. Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия. 
 

4. Права 

     Секретарь-референт имеет право:

     4.1. Запрашивать от функциональных  служб необходимые материалы,  а также объяснения о причинах  задержки выполнения заданий  и поручений руководства.

     4.2. Рассматривать документы и направлять  их на исполнение руководителям  и специалистам предприятия.

     4.3. Требовать от исполнителей доработки  документов, подготавливаемых с  нарушением установленных правил  их составления и оформления (ГОСТ  Р 6.30-2003), международных правил оформления документов (ISO).

     4.4. Визировать документы управленческой  деятельности в рамках своей  компетенции.

     4.5. Вносить на рассмотрение руководства  предложения по улучшению документационного  обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

     4.6. Требовать от руководства создания  нормальных условий для выполнения  служебных обязанностей и сохранности  всех документов, образующихся в  процессе деятельности предприятия.

     4.7. Работать с документами, имеющими  гриф «Для служебного пользования».

     4.8. Принимать решения в пределах  своей компетенции.

     4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам  проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству. 
 

     5. Ответственность

     Секретарь-референт несет ответственность за:

     5.1 Качество документов, предоставляемых  на подпись руководству предприятия.

     5.2. Небрежное, халатное отношение  к регистрации и ведению документов.

     5.3. Сохранность документации, разглашение  сведений, имеющих гриф «Для служебного  пользования».

     5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение  должностных обязанностей, предусмотренных  настоящей инструкцией. 
 

Наименование  должности                       Личная                               Расшифровка руководителя структурного            подпись                                 подписи

подразделения

                                                                                  

Визы согласования с заинтересованными

должностными  лицами

(при необходимости) 

С инструкцией  ознакомлены:                       Личные подписи                 Расшифровка

            Даты                               подписей