Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

документа, документа с дискеты и текста бумажного

236

документа выполняется в тех автоматизированных системах, которые

имеют специальное сертифицированное  программное обеспечение

и защищены соответствующими аппаратными средствами.

Заключительная  процедура любой технологической  системы

учета конфиденциальных документов — контроль процесса регистрации

и сохранности  документов и учетных форм на каждом

участке службы КД.

Цель  процедуры — ежедневная проверка вторым работником

службы  соответствия состава документов, подлежащих учету, составу

реально учтенных документов. Контроль распространяется

на все  виды документов на любых носителях, в том числе поступивших

по линии  защищенной компьютерной связи в  локальной

сети, электронной  или факсимильной почте.

Контролируется  наличие самих документов или  правильность

внесения  отметок в учетные формы о передаче документов на рассмотрение,

исполнение  и выполнение других действий. Факт контроля

подтверждается  подписью второго работника службы КД

в учетных  формах.

6.1.2. Учет, передача поступивших  конфиденциальных документов на рассмотрение и исполнение

В открытом делопроизводстве поступившие в  организацию

пакеты, конверты и другие почтовые отправления  никогда не ставятся

на индивидуальный учет, а возможная утеря конверта с документами

или некомплектность  документа в конверте обычно

не являются предметом большого беспокойства. Иначе обстоит

дело  с поступающими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные

документы.

Правильная  организация работы с этими пакетами и предотвращение

последующей реальной опасности утраты (утери, кражи,

уничтожения, подмены) этих документов и несанкционированного

ознакомления  с ними становятся крайне актуальной задачей.

Основу  ее решения составляет выполнение комплекса

технологических процедур: прием пакетов, их учет, распределение

и вскрытие пакетов, вьщеление из общего документопотока

ценных  и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета

пакетов.

237

в процессе выполнения указанного комплекса процедур осуществляются:

— контроль сохранности, целостности и комплектности  документов,

установление  возможного факта несанкционированного

вскрытия  пакета на пути его следования от отправителя  до адресата;

— документированное  удостоверение факта получения  пакета

с конфиденциальными  документами от службы доставки с  целью

предотвращения  утраты документов после вскрытия пакета;

— формирование исходной учетной базы для последующей  регистрации

документов  и фиксирования их местонахождения;

— учет документов, присланных во временное  пользование

(для  согласования, ознакомления и т.  п.);

— исключение возможности ознакомления работников службы

КД с  документами, составляющими особую ценность или имеющими

пометку "Лично";

— предотвращение утраты документов или их частей за счет

неполного изъятия их из пакетов;

— контроль соответствия количества поступивших  документов

количеству документов, переданных на регистрацию;

— установление связи исходящего номера поступившего документа

с его  регистрационным входящим номером  и номером в

передаточной  учетной форме (журнале);

— обеспечение  проверки наличия документов, зарегистрированных

в журнале (описи) учета пакетов.

Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвер-

тованные  документы должны быть зарегистрированы в традиционном

или электронном  журнале (описи) учета пакетов. Запись,

сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или

документа и является первоисточником, основанием для последующего

контроля  полноты состава зарегистрированных документов.

Графы журнала учета пакетов делятся  на три части:

а) исходные сведения о пакетах (наименование и  номер доста-

вочного документа — реестра, расписки и др.; количество пакетов

или незаконвертованных документов, их экземпляров; подпись

курьера, нарочного),

238

б) исходные сведения о документах (порядковый номер пакета

или незаконвертованного  документа; номер документа, указанный

на пакете; откуда поступил документ; количество листов в

документе; входящий номер документа; подпись  работника службы

1СД, подтверждающего  получение пакета или документа;  дата),

в) рабочие  сведения (инвентарный или другой регистрационный

номер документа; отметка о возврате ошибочно присланных

документов; отметка об отправлении или возврате документов).

Все пакеты, конверты, а также незаконвертованные документы,

поступающие по любой линии связи (в том  числе получаемые

от посетителей), должны приниматься только работником службы

КД, а  в небольших фирмах — секретарем-референтом первого

руководителя.

Это связано  прежде всего с трудностью вьщеления  конфиденциальных

документов  из общего потока корреспонденции —  как

правило, на пакетах, конвертах и часто  на самих документах отправитель

не ставит гриф конфиденциальности.

Подобное  явление объясняется не только сугубо индивидуальным

подходом  отправителя к присвоению информации статуса

конфиденциальной, но и его нежеланием обращать внимание посторонних

лиц на гриф ограничения доступа.

Учитывая  эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное

рассмотрение  и распределение всей поступающей  корреспонденции

фирмы выполняется указанным работником, хорошо знающим

структуру фирмы, функции структурных подразделений  и

сотрудников, состав конфиденциальной информации. Вскрываются

все конверты (кроме имеющих пометку "Лично").

Поступившие электронные документы первоначально  вводятся

в предварительный  массив компьютера этого работника  с целью

выполнения  перечисленных процедур. Вводить электронные

документы, а также электронные аналоги  бумажных документов

до регистрации  сразу в рабочий массив компьютера не допускается.

Изъятые из пакетов и конвертов поступившие  документы работник

делит на две группы: имеющие гриф (пометку) ограничения

доступа и не имеющие такого грифа (пометки). Документы

239

второй  группы сравниваются с перечнем сведений, отнесенных к

категории конфиденциальных.

При совпадении содержания или его элементов, темы поступившего

документа с одной из позиций перечня  сотрудник ставит

на документе  гриф ограничения доступа необходимого уровня

конфиденциальности, указывает срок его действия и  условия снятия,

приведенные в перечне.

Внесенные сведения заверяются подписями работника  службы

КД и  руководителя этой службы. Документы, отнесенные к

категории конфиденциальных (в том числе  электронные, факсимильные

и др.), вносятся в журнал (опись) учета пакетов  с целью

включения их в первичную систему обеспечения  безопасности

информационных  ресурсов фирмы.

Документы, не содержащие конфиденциальных сведений,

передаются  для дальнейшей обработки сотруднику службы открытой

документации. Если документ поступил с грифом ограничения

доступа, то этот гриф не может быть снят даже в случае, если документ

не входит в число конфиденциальных для данной фирмы.

Гриф  может быть изменен только с целью  повышения уровня

конфиденциальности. Фирма обязана защищать не только свои

секреты, но и секреты всех юридических  и физических лиц, установивших

с ней  деловые контакты.

Следовательно, учет пакетов, конвертов и незаконвертован-

ных документов — важный элемент обеспечения  гарантированной

сохранности поступивших документов и начальный  этап формирования

их учетной  базы.

Учет  пакетов и незаконвертованных документов в технологическом

аспекте тесно связан с учетом поступивших (входящих)

конфиденциальных  документов. Учету подлежат все зарегистрированные

в журнале (описи) учета пакетов конфиденциальные

документы независимо от предполагаемого периода  их конфиденциальности.

Карточка  учета входящего документа состоит из следующих

частей:

а) исходные сведения о документе (входящий номер  и гриф конфиденциальности;

дата  поступления; исходящий номер документа

240

и дата; количество листов основного документа  и приложении;