будущего  документа (присвоение им единого учетного номера).

Одновременно  на еще не изготовленный документ в службе

КД заполняется  комплект учетных карточек. Учетный  номер черновика

документа будет сопровождать проект документа, а затем

и сам  документ в течение его последующего "жизненного цикла".

Обязательно учитываются проекты подготовленных конфиденциальных

электронных документов, телетайпограмм, факсов

и телеграмм. Ответным документам присваивается  новый учетный

номер.

Приложения  к подготовленным конфиденциальным документам

являются  самостоятельными документами и имеют свои учетные

номера  по соответствующим видам учета, в том числе номер

неконфиденциального документа, если приложение не содержит

защищаемых  сведений.

В случае когда исполнитель имеет разрешение на самостоятельное

изготовление  конфиденциальных документов, перед выполнением

этого этапа он обязан передать черновик в службу КД

для учета. После регистрации черновик возвращается исполнителю

под роспись  в учетной карточке подготовленного  документа.

261

в учетной  карточке подготовленного документа отражается

последовательно ход работы над проектом документа  в процессе

его изготовления, издания, последующего исполнения или  отправки,

хранения  или уничтожения.

Карточка  содержит следующие части:

а) исходные сведения о документе (учетный номер  и гриф конфиденциальности;

дата  печатания; вид и краткое содержание;

подразделение и фамилия исполнителя; номер  носителя, с которого

печатался проект документа и др.);

б) рабочие  сведения о документе (росписи за уничтожение черновика

и дата; дата вьщачи; количество листов, экземпляров; кому

вьщан и др.);

в) отметки  об отправлении и возврате документа;

г) отметки  о передаче документа на другие участки  службы

КД или  движении документа;

д) отметки  о подшивке документа в дело или  взятии его на

инвентарный учет;

е) отметки об уничтожении документа.

Учетная карточка регистрируется в журнале  учета карточек

подготовленных  документов, который имеет следующие  графы:

учетный номер и гриф конфиденциальности; подпись сотрудника

участка подготовленных документов за получение  карточки документа

и дата; примечание.

Следовательно, подготовленный черновик и проект будущего

документа постоянно находятся под контролем  службы КД независимо

от места  и способа их изготовления. Этим в определенной

мере  обеспечивается сохранность информации, которую

руководство фирмы решило зафиксировать на том  или ином типе

носителя.

Цель  этапа изготовления конфиденциального  документа — перепечатывание

черновика документа и создание оформленного в

соответствии  с государственным стандартом оригинала (беловика)

проекта документа, предназначенного по окончании  этапа

издания стать подлинником документа.

В процессе изготовления конфиденциального документа  должны

быть  решены следующие задачи защиты информации:

262

— предотвращение несанкционированного изготовления конфиденциального

документа кем-либо из персонала фирмы, даже

при наличии  объективных предпосылок для  такого действия, ссылки

на последующее  получение разрешения на издание  не должны

иметь силы;

— обеспечение  контроля за сохранностью носителей, на которых

последовательно изготовляется черновик, проект документа

и его  варианты, контроля за сохранностью и  порядком уничтожения

испорченных носителей за счет установления информационной

связи различных форм учета, например, учета  носителя,

учета черновика и изготовленного проекта документа, инвентарного

учета и др.;

— обеспечение  тайны информации за счет изготовления документа

в специально оборудованном помещении, оснащенном комплексом

средств технической защиты информации и  исключающем

нахождение  в нем посторонних лиц;

— обеспечение  оперативных и результативных проверок наличия,

комплектности и подлинности документов за счет нанесения

на проект документа учетных и защитных отметок.

Этап  изготовления конфиденциальных документов предусматривает

следующие технологические процедуры:

— прием  работником службы КД черновика документа  от исполнителя;

— традиционный или автоматизированный учет черновика  и

проекта подготовленного документа;

— печатание  и вьщача черновика и проекта  документа исполнителю;

— перепечатывание  отдельных листов и документа в целом;

— снятие копий с документа, производство выписки и изготовление

дополнительных  экземпляров документа;

— ежедневная проверка наличия у работника  службы 1СД черновиков

и проектов документов, находящихся на этапе  изготовления.

Ценные  текстовые и табличные конфиденциальные документы

с грифом строгой конфиденциальности изготавливаются  централизованно

в помещении  службы КД с использованием пишущих

машин или персональных ЭВМ.

263

Основная  масса проектов типовых по содержанию конфиденциальных

документов  может с разрешения первого руководителя

фирмы изготавливаться децентрализованно  самими исполнителями

и руководителями непосредственно на рабочих местах.

6.2.2. Порядок работы  исполнителей с конфиденциальными документами и материалами

Конфиденциальный  документ находится в относительной  безопасности

до тех  пор, пока он хранится в службе КД. При  выходе

документа за пределы рабочего помещения службы его уязвимость

резко возрастает за счет санкционированного ознакомления

с ним  определенного числа сотрудников организации.

Ответственность за сохранность конфиденциальных документов и

предотвращение  утраты ими конфиденциальности несут  руководители

подразделений (направлений деятельности) организации.

Сотрудники  организации, в том числе руководители любого

уровня, при работе с конфиденциальными  документами обязаны:

— знакомиться  только с теми конфиденциальными  документами,

к которым  они получили письменное разрешение на доступ

в силу должностных обязанностей;

— немедленно предъявлять работнику службы КД все числящиеся

за ними документы (на бумажных и магнитных  носителях,

электронные, фото-, видео-, аудиодокументы) для проверки их

наличия и комплектности;

— вести  совместно с работником службы учет находящихся у

них конфиденциальных документов;

— ежедневно  по окончании рабочего дня проверять  наличие

документов  и сдавать их на хранение в службу КД;

— немедленно сообщать первому руководителю фирмы  и в

службу  КД об утрате или недостаче документов, обнаружении

лишних  или неучтенных документов, отдельных листов;

— сдавать  по описи работнику службы 1СД все  числящиеся за

ними  документы при увольнении, уходе  в отпуск, отъезде в командировку.

Работа  с конфиденциальными документами  разрешается сотрудникам

организации на рабочих местах, но только при  нали-

264

чип условий, исключающих возможность утраты документа или

хищения информации. При отсутствии этих условий  сотрудники

организации работают с конфиденциальными традиционными  и

электронными  документами, делами и базами данных в специачь-

но предназначенном для этого помещении службы КД.

Для работы с конфиденциальными документами, сотрудник

должен  быть обеспечен постоянным рабочим  местом, личным сейфом

(металлическим  шкафом), кейсом для хранения и  переноса

конфиденциальных  документов внутри здания организации, номерной

личной  металлической печатью. Рабочее  место исполнителя

следует разместить таким образом, чтобы  исключить возможность

обозрения находящихся на столе документов лицами, не

имеющими  к ним отношения. Экран компьютера не должен быть

виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и

от входной  двери.

На рабочем  столе всегда должен находиться только тот конфиденциальный

документ  и материалы к нему, с которыми в данный

момент  работает сотрудник. Другие документы  должны быть

заперты в сейфе.

Сотрудникам не разрешается хранить конфиденциальные документы,

дела, дискеты  в ящиках рабочего стола, неприспособленных

шкафах. Дела, закрепленные за конкретным исполнителем,