Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

— технические  носители информации (чистые и с записанной информацией), например дискеты, видео- и аудиокассеты, кассеты с фотопленкой и др.;

— бумажные носители информации особо ценных документов для составления черновиков, оригиналов и подлинников документов, например блокноты с отрывными листами, рабочие тетради, отдельные листы бумаги и др.;

— при  необходимости — журналы учета  документов и учетные картотеки, картотеки учета выдачи дел и документов, законченные производством дела.

Картотека (журнал, опись) инвентарного учета конфиденциальных документов ведется непрерывно. Номера каждого года продолжают номера предыдущих лет. Инвентарный номер указывается на документе в верхнем левом углу на первом и титульном листах, например: "Инв. №_, дата". Одновременно может формироваться электронная инвентарная опись конфиденциальных документов.

Автоматизированный  учет конфиденциальных документов предусматривает следующие процедуры:

— подготовка документов к вводу в ЭВМ;

— ввод исходных сведений о документах в  автоматизированный банк данных;

— ввод в рабочий автоматизированный банк данных электронных документов, документов на магнитных носителях и путем сканирования — бумажных документов;

— распечатка на бумажном носителе (карточке) исходных учетных сведений о документе, при необходимости распечатка на бумажном носителе копий электронных документов;

— ежедневная проверка правильности регистрами документов и их наличия;

— изготовление на учтенной дискете страховой копии  документа, поступившего по линии электронной почты;

— обозначение  на бумажном документе или сопроводительном письме к дискете отметки о вводе документа в базу данных с указанием его учетного (поискового) номера;

— подшивка бумажного документа и бумажной копии электронного документа в дело в соответствии с номенклатурой дел службы КД и помещение страховых дискет (в том числе копий поступивших дискет) в ячейку места хранения.

На основе применяемых традиционных и электронных  регистрационных форм создается справочно-информационный банк данных (учетный аппарат), который предназначен для контроля за сохранностью документов, накопления и систематизации исходных данных о документах, актуализации массивов информации

— внесения в учетные формы рабочих сведений в процессе

исполнения  или использования документов, обеспечения  контроля

за исполнением документов и проверки их наличия.

Банк  данных по документам должен:

— содержать  полные и достоверные данные о  всех конфиденциальных

документах;

— иметь  единообразную схему построения;

—иметь  учетные формы, наименования граф в  которых правильно

сформулированы  и однозначно понимаются сотрудниками;

— отличаться минимальной трудоемкостью при  формировании

и ведении;

— обеспечивать сопоставление учетных номеров  при переводе

документа с одного вида учета на другой;

— вестись  по месту хранения документов.

233

Задачи  справочно-информационного банка  данных решаются

с помощью  двух обязательных технологических  элементов:

а) формирование банка и б) ведение (актуализация) банка. Банк

может быть традиционным и автоматизированным.

Традиционный  справочно-информационный банк данных по

конфиденциальным  документам независимо от вида учета  обычно

включает  в себя:

— журналы  учета документов по видам учета  или учетную валовую

картотеку с разделами неисполненных (для  вторых экземпляров

карточек) и исполненных (для первых отработанных экземпляров

карточек) документов, в которой карточки в  разделах располагаются

в последовательности учетных номеров документов;

— учетную  картотеку на неисполненные документы, в которой

первые  экземпляры карточек располагаются  по исполнителям

(картотека  "За исполнителями");

— справочную картотеку на исполненные документы, в которой

освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются

по корреспондентам  или другому удобному для использования

признаку, например по рубрикам номенклатуры дел;

— кодификационную  картотеку по распорядительным документам;

— контрольную  картотеку, в которой дополнительные экземпляры

карточек  располагаются по срокам исполнения документов;

— передаточный журнал для фиксирования факта перемещения

документа и учетной карточки с одного участка службы КД

на другой, от одного работника этой службы другому.

В небольших  фирмах три картотеки могут объединяться в одну,

использующую  различные классификационные схемы.

Например, может формироваться учетно-справочная картотека

со следующими разделами:

а) "За исполнителями",

б) учетный  валовой раздел для карточек на все  конфиденциальные

документы,

в) справочный раздел на исполненные документы, в  котором

карточки  располагаются по рубрикам номенклатуры дел.

234

Первый  и второй экземпляры карточки помещаются одновременно

в первые два раздела. Второй раздел является описью конфиденциальных

документов  фирмы. После исполнения документа

карточка  из первого раздела перемещается в третий раздел картотеки.

Может применяться схема систематизации карточек сразу

же в  соответствии с рубриками номенклатуры дел (при нумерации

документов  отдельно по каждому делу).

Автоматизированный  справочно-информационный банк данных

по  конфиденциальным документам принципиально не отличается

от аналогичных  систем, оперирующих открытой информацией и

документами и широко использующихся фирмами. Конфиденциальные

электронные документы и электронные аналоги  бумажных

документов  на любом носителе, в том числе  поступившие по

защищенной  линии электронной почты, подлежат строгому учету,

как и  традиционные бумажные конфиденциальные документы

и материалы.

В автоматизированных системах дополнительно должен быть

организован учет состава и динамики актуализации всех машинных

массивов  документов, всех типов магнитных  носителей информации

и записанных на них документов. Любая операция с

электронным документом, выполняемая как в  службе 1СД, так и

пользователями, подлежит фиксированию в учетной  форме, машинном

журнале и подтверждается подписью одного или  двух

сотрудников.

Автоматизированный справочно-информационный банк данных

должен  иметь следующие основные электронные  учетные

массивы:

— инвентарную  валовую опись традиционных, электронных

и иных конфиденциальных документов фирмы  с указанием их местонахождения

или валовые  описи учетных карточек документов

по видам  учета (контрольные журналы);

— массивы  электронных учетных карточек документов по видам

учета;

— массив электронных карточек учета вьщачи документов по

видам учета (если такие карточки предусмотрены  технологией);

235

— описи  рабочего и архивного массивов электронных конфиденциальных

документов  по каждому компьютеру;

— массив учетных карточек (описей) магнитных  носителей с

перечислением документов, записанных на каждом носителе;

— описи  документов (на любых носителях), находящихся  у руководителей

и исполнителей (по фамилиям).

Учетную и страховую функцию, а также  функцию обеспечения

персональной  ответственности за сохранность  документов и

конфиденциальность  информации могут выполнять следующие

традиционные  массивы, сформированные на основе бумажных

экземпляров (распечаток, машинограмм) электронных  массивов:

— страховая  учетная валовая картотека бумажных экземпляров

электронных карточек документов;

— картотека "За исполнителями" для бумажных экземпляров

электронных карточек учета выдачи документов;

— картотека  учетных карточек (описей) магнитных  носителей

информации.

Кроме того, составляется комплект постоянно  обновляемых и

достоверных дубликатов (страховых и резервных) всех магнитных

носителей, на которых записаны сведения о конфиденциальных

документах  или сами документы. Заполняется  также машинный

журнал (протокол) учета работы ЭВМ и  выполняемых действий

с документами.

Рабочие сведения вносят первоначально в  электронные учетные

формы и описи документов, а затем  в службе КД допечатыва-

ются на принтере в бумажные экземпляры этих форм и описи документов,

находящихся у руководителей и исполнителей.

Следует иметь в виду, что при технологическом  различии автоматизированных

систем  в электронных документах и учетных

формах  пользователи могут ставить электронную подпись и ежедневный

код, а  в бумажных экземплярах электронных  документов

и учетных  форм — указывать фамилию и  ставить традиционную

подпись.

Совмещать где-либо эти два вида подписи  не допускается. Ввод

в автоматизированный банк данных текста электронного конфиденциального