Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

6. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа

6.1. Технология учета  и рассмотрения  поступивших конфиденциальных  документов

6.1.1. Назначение и виды  учета конфиденциальных  документов

Наиболее  существенным отличием технологии обработки и хранения конфиденциальных документов от технологии обработки и хранения документов открытых, которое составляет основу процесса защиты конфиденциальных документов от любого вида угроз по организационным и техническим каналам, мы считаем многоступенчатый учет всех процедур и операций, выполняемых с документом.

Учет (чаще используется термин "регистрация") открытых документов в первую очередь  преследует цель включения документа  в справочно-информационную систему  для целей справочной и поисковой  работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.

Учет  конфиденциальных документов прежде всего  преследует цель сохранности документов и фиксирования их местонахождения. В связи с этим к конфиденциальным документам скорее всего применим более широкий термин "учет документов" (в данном случае регистрацию мы рассматриваем лишь как запись исходных сведений о документе).

Итак, основная цель учета конфиденциальных документов — обеспечение их физической сохранности, комплектности и целостности, контроль за доступом к ним персонала, проверка реального наличия документов и аналитическая работа по осведомленности персонала о содержании документов.

Справочная  работа и контроль исполнения документов, хотя и относятся к стадиям  обработки документов, часто не являются основными технологическими процессами. В отличие от открытых документов конфиденциальные документы (на любом носителе) учитываются сразу при поступлении или перед изготовлением первого варианта беловика, т. е. до рассмотрения, распределения или согласования, подписания.

При ведении  учета конфиденциальных документов возможно возникновение следующих  опасных ситуаций:

— выпадение  документа из учетной системы  за счет ошибочных или злоумышленных  действий работника службы 1СД;

— отсутствие фиксируемого контроля за документом при переходе его от одной технологической стадии движения и процедуры обработки к другой;

— включение  конфиденциальных сведений из документов в учетные формы;

— утечка информации по техническим каналам;

— использование работником службы КД традиционной или автоматизированной технологии, не предназначенной для обработки и хранения конфиденциальных документов, или самодельной, непрофессиональной технологии;

— нарушение  порядка выполнения учетных операций и ведения справочно-информационного банка данных по документам.

Основной  способ защиты информации при указанных  угрозах

— строгая  регламентация специализированных технологических процедур учета и контроль за соблюдением работниками службы КД и персоналом утвержденных руководством организации требований и правил.

Учет  конфиденциальных документов предназначен для:

— фиксирования факта поступления пакета с документами, отдельного бумажного или машиночитаемого документа, или документа, поступающего по электронной или факсимильной почте (линиям связи);

— фиксирования факта регистрации исходных сведений о документе и включения его в справочно-информационный банк данных по документам;

— фиксирования факта переноса информации с бумажного документа на машинный носитель, факта включения документа в электронную базу данных и факта помещения бумажного документа в соответствующее дело;

— фиксирования факта перемещения документа (всех обращений персонала к документу) в процессе его рассмотрения, исполнения и возвращения в службу КД (регистрация рабочих сведений);

— фиксирования местонахождения документа (у менеджера, референта, в деле, файле, на машинном носителе вне ЭВМ и т. д.) в любой момент времени в период исполнения документа и при его архивном хранении;

— фиксирования факта регистрации исходных сведений о подготовленном документе;

— фиксирования факта начала и окончания составления, изготовления и издания документа;

— фиксирования факта дальнейшей работы над изданным документом или отправления его адресату (регистрация рабочих сведений);

— фиксирования факта оформления специально подготовленных носителей для составления конфиденциальных документов;

— фиксирования факта перевода документа с одного вида учета на другой и идентификации (соответствия) учетных номеров;

— обеспечения поисковой, справочной и контрольной работы по конфиденциальным документам;

— регулярного  фиксирования комплектности документа  при выполнении каждой технологической процедуры с целью предупреждения утраты копий и экземпляров документа, черновиков, редакций, приложений, отдельных листов и рабочих записей;

— фиксирования в машинном журнале всех действий, которые выполняются с электронными документами в базе данных;

— фиксирования регулярных контрольных операций второго работника службы КД по проверке правильности выполнения работником службы всех технологических операций и проверке наличия документов.

Учет  конфиденциальных документов централизуется по категориям документов на участках службы 1СД. Он всегда делится на несколько видов, так называемых учетов, соответствующих стадиям технологической обработки документов в документопотоках и обеспечивающих четкое распределение учетных операций по участкам службы КД. Это позволяет дробить знание тайны фирмы между несколькими независимыми работниками этой службы и осуществлять коллегиальность в контроле за сохранностью документов на каждом участке.

В предпринимательских  структурах целесообразно вести  следующие виды учета конфиденциальных документов и дел:

— учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет поступления незаконвертованных документов, документов, поступающих по телеграфной, электронной почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (пакетный учет);

— пакетный учет поступления документов, не имеющих  грифа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограниченного доступа в перечне данной фирмы;

— учет входящих (поступивших, входных) документов (входящий учет);

— учет подготовленных исходящих и внутренних документов (учет подготовленных документов или исходящий учет);

— инвентарный учет документов;

— номенклатурный учет дел.

Следовательно, в предметном и технологическом  аспектах учет конфиденциальных документов значительно отличается от регистрации открытых документов и делится на ряд видов, что определяется необходимостью защиты документов от тех угроз, которые могут стать причиной несанкционированного доступа злоумышленника к тайне фирмы.

Традиционный  учет отличается надежностью и распространяется на документы, которые имеют любой вид носителя — бумажный, технический, а также на электронные документы.

При любом  виде учета конфиденциальных документов выполняются следующие процедуры: индексирование документов; первичная регистрация (запись) исходных сведений о документе; последующая запись рабочих сведений о документе; формирование справочно-информационного банка данных по документам; ведение (актуализация) справочно-информационного банка данных;

контроль  процесса полноты и правильности регистрации документов, сохранности документов и учетных форм.

Основой индексирования (присвоения условного обозначения, имени) конфиденциального документа является валовая нумерация всего потока документов в течение календарного года.

Подобная  индексация гарантирует сохранность  записи исходных сведений о документе — ни один номер не может исчезнуть и ни одна карточка не может выпасть из систематизированного по номерам массива. К номеру документа может добавляться смысловой индекс, идентифицирующий дело, в котором будет храниться документ.

Сведения, включаемые в учетную форму при  регистрации конфиденциальных документов, всегда разделяются на два блока:

а) фиксирующий  постоянные (исходные) сведения о документе (вид документа, наименование автора, дата, индекс, краткое содержание, количество листов, наличие и количество листов приложений и др.);

б) фиксирующий переменные, текущие, рабочие сведения о движении и местонахождении документа (резолюция руководителя, обозначение фамилии исполнителя, дата передачи документа, роспись за документ, различные отметки и др.).

Форма учетной карточки конфиденциального документа отличается от регистрационно-контрольной карточки открытого документа не только большим количеством граф, но и их взаимосвязью в отражении пути движения документа.

Службы  КД для регистрации исходных и  рабочих сведений о документе чаще всего применяют традиционную карточную форму учета документов. Один из ее серьезных недостатков — отсутствие определенной гарантии в сохранности учетных карточек в картотеке и возможность их легкой подмены (например, при краже документа или его фальсификации). В связи с этим возникает необходимость учета карточек и ведения с этой целью специальной учетной формы.

При карточной  форме учета на каждый конфиденциальный документ заполняются один-два экземпляра регистрационной карточки.

При заполнении одного экземпляра карточки она учитывается в контрольном (контрольно-учетном) журнале. Журнал предназначен для обеспечения последовательности присвоения документам учетных номеров, контроля за наличием документов и карточек, ускорения их поиска и внесения отметок о местонахождении документа. В журнале напротив учетного номера документа указывается фамилия исполнителя, расписавшегося в карточке за его получение.

При заполнении двух экземпляров карточки все указанные сведения фиксируются во втором экземпляре карточки, а функцию контрольного журнала выполняет валовая (нумерационная) учетная картотека. Перемещение конфиденциальных документов и учетных карточек между работниками службы КД фиксируется в передаточном журнале.

В некрупных  организациях, имеющих небольшой  объем конфиденциальных документов, как правило, кратковременного периода ограничения доступа, учет этих документов может осуществляться в соответствии с правилами и в учетных формах открытого делопроизводства.

Однако  в этом случае конфиденциальные документы  дополнительно вносятся в инвентарную опись с валовой нумерацией документов. Этим обеспечивается целенаправленное наблюдение за их сохранностью, движением и наличием, а также своевременным снятием грифа конфиденциальности. Перемещаются и хранятся эти документы отдельно от документов всего потока.

В учетных  формах не разрешается делать какие-либо исправления с помощью корректирующей жидкости или подчистки бритвой.

Исправление аккуратно вписывается работником службы КД рядом или выше ошибочной записи и заверяется его подписью; ошибочная запись зачеркивается одной чертой.

Значительное  место в обработке конфиденциальных документов занимает инвентарный (списочный, перечневый) учет. На инвентарный учет берутся следующие конфиденциальные документы:

— не включенные в номенклатуру дел и не подлежащие подшивке в дела, например сброшюрованные документы, документы большого формата, чертежно-графические, научно-технические документы, фотографии, рисунки, в том числе являющиеся приложениями к основным документам или сопроводительным письмам;

— изъятые  по какой-либо причине из дела, переведенные на выделенное хранение и образовавшие самостоятельное дело, папку, альбом, например особо ценные документы, документы более широкого доступа, чем другие документы дела, и др.;