Эргономика труда секретаря

Все орудия труда размещают  на плоскости стола в пределах 160 х 160 см, что позволяет взять  их рукой, не вставая. Каждому предмету выделяется определенное место, те или иные предметы располагаются комплексно (например, ручки и блокноты для записи телефонных переговоров размещают рядом с телефонными аппаратами). Следует разделять канцелярские принадлежности, имеющие разное назначение.

Помимо рабочего стола, лучше использовать отдельный стол для персонального компьютера. Такие рабочие столы предполагают удобное размещение дисплея, клавиатуры и процессора, а также сканера, принтера, модема и др.

Ведущими психологами  мира доказано, что многое в служебных успехах зависит от расположения рабочего стола.

Идеальное расположение — спина «защищена» стеной или перегородкой, то есть,  никто не может «незамечено» подойти с тыла; дверь «контролируется» взглядом, а окно заметно боковым взором.

Если ваше место  недалеко от двери, то обязательно поставьте стол так, чтобы сидеть к двери боком. Избегайте положения спиной к входу — подсознательно вы будете ожидать внезапной «атаки».

Офисное кресло нужно  секретарю для того, чтобы было удобно находиться на своем рабочем месте и не уставать, проводя там целый день. Выбирая подходящие кресла, следует учитывать некоторые правила. Рассмотрим некоторые из них:

• кресло должно поддерживать спину человека таким образом, чтобы позвоночник и бедра образовывали прямой угол;
• высота кресла должна легко регулироваться, не вставая с кресла;
• сидение должно иметь небольшую выемку, для того, чтобы давление на тело распределялось равномерно;
• для того чтобы кресло сильно не давило на бедра, оно должно иметь сидение, несколько наклоненное вниз;
• положение спинки кресла так же должно регулироваться, для того чтобы человек смог найти наиболее удобное для себя положение;
• для того чтобы спина не уставала, она должна постоянно опираться на спинку кресла;
• к примеру, при продолжительной работе за компьютером очень важно иметь кресло с регулируемыми по высоте подлокотниками: они обеспечивают правильное положение предплечий относительно клавиатуры.

Стеллажи, шкафы и тумбы в науке эргономике проходят не как предметы интерьера, а как так называемая система хранения. То есть все очень серьезно и с научным подходом. На современных мобильных тумбах, например, устанавливаются колесики, облегчающие процесс перемещения. Содержимое тумб может быть самым разнообразным — особенно удобны выдвижные и файловые ящики.

Полки шкафов должны быть регулируемые по высоте, обеспечивая возможность размещать в них книги и папки разного формата. В состав рабочего места секретаря обязательно должны входить шкафы для документов и справочной литературы. В целях экономии рабочего пространства такие шкафы могут размещаться на стене или перегородке около рабочего стола. Шкаф для документов в целях обеспечения сохранности последних должен запираться на ключ. В том случае, если у секретаря хранятся и документы, составляющие коммерческую тайну, либо кадровая документация, лучше оборудовать его рабочее место специальным сейфом для документов.

Системы вентиляции в любой организации являются очень важными, ведь для правильной организации рабочего места, по кодексу охраны труда, воздух должен быть качественным³.

Хотя даже и сейчас многие руководители не совсем понимают – а зачем  им делать вентиляцию помещений? Открыл окно и – вот он свежий воздух! Ведь раньше работали успешно при  открытых окнах многие ученые, служащие, учащиеся и ничего!

Вентиляция приемной необходима потому, что:

• Она создает и поддерживает комфортные условия для секретаря и посетителей. Например, количество простудных заболеваний значительно снизится – уменьшается количество больничных дней;
• Она не пропускает уличный шум и пыль (воздух поступает от вентиляции) при постоянно закрытых окнах;

1.4. Влияние освещения на работоспособность секретаря 

Тот факт, что свет и цвета сильно влияют на наше настроение и самочувствие, мы отчетливо ощущаем в серые, дождливые, ноябрьские дни. Мы чувствуем себя уже с самого утра не в духе, нам не хватает энергии, чтобы пойти на работу в хорошем настроении и продуктивно работать весь день. Мы радуемся, как дети, когда снова выглядывает солнце и небо снова становится голубым.

Как бороться с плохим настроением, обусловленным  недостатком солнечной энергии, тепла и света? Как оборудовать  приемную так, чтобы работать там  было хорошо и приятно в любую  погоду, и не зависимо от времени года?

Свет оказывает большое влияние на работу мозга и на состояние человека с психологической точки зрения, это доказано учеными⁴. Свет, который приносит наибольшую пользу человеку и который является наиболее естественным, - это дневной свет. Естественные изменения яркости солнечного света в течение дня и с изменением времен года положительно влияет на работоспособность и самочувствие человека. Солнечный свет гораздо более полезен для здоровья, чем электрический, поэтому его нужно использовать.

Рабочий стол следует располагать таким образом, чтобы естественный свет из окна падал на монитор преимущественно слева. Искусственное освещение должно быть комбинированного типа (к общему освещению дополнительно устанавливаются светильники местного освещения, предназначенные для освещения зоны расположения документов). Освещение не должно давать бликов на поверхности экрана монитора.

Качественное  освещение — это значительная составная часть комфортного  состояния и удовлетворенности  работника, результатом которого будет  продуктивность его работы.

1.5. Цветовое решение рабочего пространства

В обустройстве офисов можно использовать любые  цвета. Но лучше стены и потолок  делать спокойных неярких цветов. Для достижения наилучшего результата с точки зрения эргономики, в обустройстве офиса следует придерживаться некоторых правил:

• Теплые тона делают помещение зрительно меньше. Холодные цвета зрительно увеличивают помещение.
• Потолок лучше делать светлее, чем стены, стены светлее, чем пол, это выглядит более естественным, поскольку в природе земля тоже темнее деревьев, а деревья темнее неба. Исключение: если хотите, чтобы очень высокие потолки казались ниже, выбирайте для потолка более темные тона, чем для стен и пола.

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, — обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий секретаря.

Для этого необходимо соблюдать  следующие правила:

• желательно оснастить рабочее место секретаря специальным переговорным устройством, которое позволит секретарю, не входя лишний раз в кабинет руководителя, быстро сообщать последнему необходимую информацию;
• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
• каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон "свободного стола": на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;
• канцелярские принадлежности (карандаши, ручки, скрепки и т.п.) следует хранить в ящике стола со специальными разделителями;
• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую руку свободной для работы;

• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
• движения секретаря должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил.
• рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;
• в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и другим сотрудникам непосредственно в процессе работы;
• мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.
• большую часть рабочего времени секретарь работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, работы на компьютере, чтения.

В состав рабочего места секретаря  должна входить зона для посетителей. Если посетителя по тем или иным причинам сразу не может принять  руководитель, то посетитель должен удобно сесть, иметь возможность снять верхнюю одежду и чем-то себя занять (свежие газеты и журналы).

В том случае, если в фирме нет  специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду.

Для зрительного комфорта и общего впечатления от приемной большое  значение имеет и ее эстетическое оформление. Прежде всего, следует, использовать в интерьерах живые цветы. Они  пополняют запасы кислорода, отчасти  нейтрализуют вредное действие средств вычислительной и организационной техники и, кроме того, придают уют рабочему помещению. Цветочная композиция должна гармонировать с общим стилем, в котором выдержан интерьер.

Помимо цветов, для оформления офиса  и его приемной используют произведения живописи, графики, мелкой пластики и другие элементы декоративного оформления.

1.7. Техническое оснащение рабочего места секретаря

Эффективность работы секретаря во многом зависит от уровня  
технического оснащения и эффективной автоматизации его рабочего места. Автоматизация делопроизводства требует, чтобы современные офисные системы, при всей сложности средств и методов автоматизации управленческой деятельности, имели простой и удобный пользовательский интерфейс, позволяющий секретарю-референту и другим специалистам, имеющим дело с документами, без особой подготовки выполнять свои функции с помощью ПК⁵.

Системы автоматизации делопроизводства должны обладать следующими возможностями⁶:

• ввода, подготовки и редактирования документов;
• ввода и обработки сведений о документах (регистрации);
• обмена документами с руководителем и сотрудниками, совместной работы над документами;
• осуществления контроля исполнения документов;
• хранения и поиска документов (создания баз данных);
• приема и пересылки документов;
• систематизации документов, формирования папок (дел);
• подготовки к архивному хранению и их архивирования.

Современный уровень развития компьютерных технологий позволяет решать поставленные задачи. В нашей стране созданы и успешно применяются замечательные программные продукты, реализующие различные функции и предназначенные для автоматизации традиционного делопроизводства на основе новейших технологий с использованием электронных сетей.

Наиболее известными офисными программами на сегодняшний  день являются⁷:

1. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»;
2. Система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-Work Flow», разработанная фирмой «Оптима»;
3. Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «ИнтерТраст»;
4. А так же существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакторами или текстовыми процессорами (Word и др.) При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран монитора и в него можно вносить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места документа в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, легко работать с таблицами и списками, многократно распечатывать текст на принтере и т.д. Программы включают проверку орфографии и грамматики, современное стилевое оформление документа, возможность составления документа на нескольких языках и многое другое. Составление документа в текстовом редакторе можно производить с использованием «заготовок» документов разных видов, заранее введенных в память ПК. Большую популярность у секретарей приобрели текстовые процессоры Word 97, Word 2000, 2003, 2007. В базовый комплект современной офисной техники входят⁸:
1. Системный блок;
2. Монитор;
3. «Мышь»;
4. Клавиатура; 
5. Принтер-Сканер-Ксерокс;
6. Факс;
7. Телефон;
8. Переговорное устройство;