Эргономика труда секретаря

У системного блока для работы в приемной директора с приложениями типа Microsoft Office (Word, Excel, Access и др.), как правило, не должен быть самый быстрый процессор и винчестер максимальной емкости. Объем оперативной памяти и мощности графической и звуковой плат так же может быть далек от совершенства. Однако, вероятнее всего, понадобятся устройства для подключения к локальной сети и Интернету. Кроме того, персональный компьютер секретаря должен иметь корпус удобной конструкции, позволяющий легко и быстро открывать и обслуживать компьютер, не прерывая надолго производственный процесс. Желательно, чтобы компьютер для секретаря допускал возможность дальнейшей модернизации, дабы не пришлось слишком часто менять рабочее оборудование.

Монитор в работе секретаря играет очень важную роль. Поэтому желательно иметь жидкокристаллический монитор, так как он более компактен, у него отсутствует высокое напряжение и сопутствующие этому неионизирующие электромагнитные и ионизирующие рентгеновские излучения, нет вредного статического электричества, нет положительной ионизации воздуха, что является самым настоящим бичом при работе с мониторами на основе ЭЛТ (электронно-лучевой трубки), в воздух не выделяется озон — вещество первого класса опасности. То есть налицо большие достоинства по обеспечению безопасного труда. Однако у ЖК – мониторов недостаточная цветопередача, достигающая обычно 8 бит на составляющую цвета. Поэтому при необходимости создания цветонасыщенных изображений следует иметь в виду, что у мониторов на ЭЛТ этот показатель значительно лучше. Но в работе секретаря чаще всего приходится набирать текст, а не ретушировать фотографии.

Мышь – устройство ввода координат, управляющих положением отслеживающего элемента на экране дисплея. Мышь должна соответствовать размеру руки. Многие современные мыши оснащены колесиком, и это удобно в работе. Держать такую мышь следует за края большим пальцем и мизинцем, чтобы указательный лежал на левой кнопке, средний на колесике, а безымянный на правой кнопке. При этом запястье должно лежать на столе постоянно, а катать мышь по столу надо только движением пальцев, поскольку амплитуда движения такой мыши больше. При этом рука устает значительно меньше, и меньше вероятность развития тоннельного синдрома.

Использование ковриков и подставок  с валиками имеет смысл только тогда, когда под правой рукой  стоит стол несколько (на высоту валика) выше рабочего, а коврик лежит на рабочем столе и представляет собой продолжение приставного. В противном случае предплечье зависает в воздухе, двигается, устает и т.д. К тому же и на локоть нагрузка больше.

Клавиатура в работе секретаря  имеет первостепенное значение. Поэтому  к эргономике клавиатуры предъявляются  следующие требования:

• Клавиатура должна иметь возможность наклона -  угол между рабочей поверхностью стола и рабочей поверхностью клавиатуры должен регулироваться от 10 до 30^°. Клавиатура с нерегулируемым наклоном в указанном диапазоне также считается приемлемой.  
• Форма и поверхность клавиш должны обеспечивать точное расположение пальцев пользователя; не иметь острых краев, мешающих нажатию клавиш; иметь вогнутое (чашеобразное) углубление для пальцев пользователя.
• Маркировка клавиш должна быть четкой и легкой для понимания. Размеры цифр и букв на них не должны быть менее 3 мм.
• Функциональные клавиши следует маркировать стандартными символами. Рекомендуется, чтобы функциональные клавиши отличались от остальных цветом, формой, положением или расстоянием между ними.
• Для стандартных клавиш рекомендуется нейтральный цвет, например бежевый или серый, а не белый, который дает повышенное отражение света.
• Наилучшие условия работы пользователя с клавиатурой обеспечиваются когда его кисти и предплечья занимают положение, близкое к горизонтальному.

Принтер (от англ. printer — печатник) — устройство печати информации на твердый носитель, обычно на бумагу. Процесс печати называется выводом на печать, а результат — распечаткой. На данный момент существуют три вида принтеров: матричный, струйный и лазерный. Матричный принтер издает много шума при работе, скорость и качество печати очень низкие. Струйный цветной принтер тоже издает некоторый шум в работе, скорость печати на среднем уровне. В работе секретаря для распечатки деловых бумаг чаще всего применяется лазерный принтер. Данный принтер печатает около 20 листов в минуту, печать только черно-белая и практически соответствует типографской.

Ска́нер (англ. scanner) — устройство, которое создаёт  цифровое изображение сканируемого объекта. Полученное изображение может быть сохранено как графический файл, или, если оригинал содержал текст, распознано посредством программы распознавания текста и сохранено как текстовый файл.

В работе секретаря более всего  подходит планшетный сканер, так как  он обеспечивает максимальное удобство в работе.

Факсимильная связь  используется очень часто для  соблюдения требований оперативности. Если вы не в состоянии выслать контракт, письмо, докладную записку или график немедленно, то вышестоящее руководство может отнестись к этому очень неодобрительно. Неоспоримыми преимуществами факса являются оперативность и простота в эксплуатации. Факсимильный аппарат — это, по сути, копировальный аппарат, который предоставляет возможность копировать любой документ на расстоянии, задействуя обычные телефонные каналы.

Многие факсы на современном  этапе обеспечивают множество дополнительных функций, таких как: вывод документа на обычную бумагу, режим коррекции ошибок, отложенная передача (позволяет, подготовив документ к передаче, отправить его в заданное время, например, ночью, когда тарифы на междугородные переговоры значительно ниже), память на несколько десятков страниц (если закончилась бумага) и т.д.

Переговорное устройство, которое  многие называют по-разному: то селектором, то интеркомом, то пультом диспетчерской связи нужно для того, чтобы организовать внутреннюю связь в организации, без выхода на внешние телефонные линии. В данных системах есть множество функций (зависит от модели устройства), перечислим некоторые из них:

• Приоритет директора: директор может подключаться к разговорам секретаря, а секретарь к разговорам директора не может.
• Внутренняя связь: директор может вызывать секретаря одним нажатием кнопки, секретарь может звонить директору.
• Режим селектора: директор может передавать указания по громкой трансляции.
• Выборочность: можно задать список абонентов, и звонки от них будут автоматически проходить прямо к директору без секретаря.
• Эффективность работы секретаря: система берет на себя многие рутинные задачи (дозвон до занятых абонентов, поиск информации об абоненте, напоминание о важных делах, и т.д.).
• Замена секретаря. При отсутствии секретаря система может работать как автоответчик или как переадресатор на мобильный телефон директора.

2. Исследование соответствия организации рабочего места секретаря муниципальных общеобразовательных учреждений требованиям эргономики

2.1.Выбор объектов для  проведения исследования

Выбор объектов для проведения исследования осуществлялся по двум признакам: территориальное расположение общеобразовательного учреждения и срок его эксплуатации. Первый признак обусловлен местом расположения школы и наличием учащихся занимающихся по программе «Информационные технологии в делопроизводстве» на базе Арбековского филиала МОУ МУК. Второй признак дает возможность судить о типовом проекте, по которому была построена школа. Таким образом, были отобраны школы расположенные в районах прилегающих к Проспекту Победы и Проспекту Строителей и построенные по разным типовым проектам: более ранним и более поздним.

В результате анализа всех школ по названным признакам были выбраны  следующие общеобразовательные  учреждения: СОШ № 31, 64, 67, 68. Среди  названных общеобразовательных  учреждений построены по более современному типовому проекту СОШ № 64, 67, 68. 

2.2. Разработка программы исследования

Для проведения исследования была разработана  программа (Приложение 1), направленная на выявление различных фактов несоответствий в эргономике труда секретаря. Программа  включает в себя критерии объективных условий труда в соответствии с основами эргономики рабочего места секретаря.

По своей форме программа  исследования была составлена в виде структурированной анкеты, состоящей  из достаточно обширного перечня  вопросов, охватывающих все основные требования по организации рабочего места секретаря. По каждому пункту анкеты возможно было выставить одну из трех возможных оценок: 0 баллов, 1 балл, 2 балла. При этом 0 баллов может быть выставлено в случае, если данное требование к организации рабочего места секретаря не выполнено. 1 балл может быть выставлен в случае, если данное требование к организации рабочего места секретаря выполнено частично. Если данное требование к организации рабочего места секретаря выполнено в полном объеме, может быть выставлено 2 балла.

В целом анкета включает в себя шесть разделов: мебель, вентиляция, освещение, цветовое решение рабочего пространства, организация рабочего пространства, техника для секретаря.

2.3. Проведение исследования

Исследование проводилось в  соответствии с программой в четырех названных общеобразовательных учреждениях в течение ноября 2008 года. Авторы в присутствии секретаря директора МОУ СОШ оценивали организацию их рабочего места, выставляли  баллы. В процессе работы проводилось интервьюирование секретарей (Приложение 2, 3, 4, 5).

2.4.Обобщение результатов  исследования

Результаты проведенного исследования представлены в таблицах 1, 2, 3, 4.

Таблица 1. Результаты исследования эргономики труда секретаря.

Таблица 2. Результаты исследования эргономики труда секретаря  по разделам программы

Таблица 3. Соответствие эргономики труда секретаря нормативам (в процентах)