Документирование деятельности СОШ №20

Книга учета  бланков и выдачи аттестатов о  среднем образовании (ВХ-50) ведется  в каждой средней школе.

В первой части книги отдельно учитывается  количество полученных и выданных бланков  аттестатов о среднем образовании  с указанием их номеров обычного образца и аттестатов о среднем  образовании особого образца  для лиц, окончивших школу с золотой  медалью. Остаток чистых бланков  аттестатов, а также испорченные  бланки с указанием их номеров  сдаются в рай(гор)оно. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается заведующий рай(гор)оно или инспектор школ. Основанием для выдачи аттестатов о среднем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.

Во второй части книги в соответствии с  ее формой записываются сведения об окончивших среднюю школу. Год выпуска учащихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств учащихся данного выпуска.

В соответствующих  графах проставляются оценки по предметам, указанным в аттестате, оценка по поведению; записываются сведения о  награждении медалью или похвальной грамотой; указывается дата решения  педагогического совета о выдаче аттестата (основанием этого является протокол педагогического совета); ставится роспись в получении  аттестата о среднем образовании. Получивший аттестат особого образца  должен сделать следующую запись: "Аттестат особого образца получил(а) (фамилия, имя, число, месяц, год)".

Отметка о выдаче свидетельств об обучении в средней школе учащимся XI классов, имеющим неудовлетворительные оценки по одному или нескольким учебным предметам (не были допущены к весенним экзаменам, не выдержали весенних экзаменов более чем по двум предметам, не выдержали осенних экзаменов хотя бы по одному предмету), а также выдаче справок учащимся выпускных классов, имеющим годовую неудовлетворительную оценку по поведению, производится также в книге учета бланков и выдачи аттестатов. В графе "Расписка в получении аттестата о среднем образовании" директором школы делается запись о выдаче учащемуся свидетельства или справки. Формы свидетельства об обучении в средней школе и справки о том, что учащимся был прослушан курс средней общеобразовательной школы, утверждаются министерством образования.

Запись  о выдаче дубликата аттестата  о среднем образовании производится в этой же книге под очередным  номером, где графы 4 – 28 включительно используются для записи следующего текста:

"Дубликат  взамен утерянного подлинника N______, выданного _____ (числа) __________ (месяца) 19__ года, получил ______ (числа) ___________ (месяца) 19__ года",

а выше, в строке 2, делается отметка о  выдаче дубликата N ____.

Запись  о выдаче аттестата о среднем  образовании экстерну заносится  также в эту же книгу с указанием  в графе "Год поступления в данную школу" – "экстерн". В конце списка всех окончивших школу в данном году должны быть росписи лиц, за подписью которых выданы аттестаты.

Книга изготовляется  из плотной бумаги в прочном переплете. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется  подписями заведующего рай(гор)оно и инспектора школ и печатью районного (городского) отдела народного образования.

Книга учета  бланков и выдачи свидетельств о девятилетнем образовании (ВХ-50) ведется в каждой средней школе.

В первой части книги учитывается количество полученных и выданных бланков свидетельств о девятилетнем образовании с указанием их номеров. Остаток чистых бланков свидетельств, а также испорченные бланки с указанием их номеров сдаются в рай(гор)оно. О сдаче бланков школой в книге делается соответствующая запись и расписывается заведующий рай(гор)оно или инспектор школ. Основанием для выдачи свидетельств о девятилетнем образовании является решение педагогического совета школы, дата и номер протокола проставляются в книге.

Во второй части книги (в соответствии с  формой книги) записываются сведения об окончивших восемь классов. Год выпуска учащихся указывается посредине разворота книги, перед записями фамилий, имен и отчеств учащихся данного выпуска.

В соответствующих  графах проставляются оценки по предметам, указанным в свидетельстве, оценка по поведению; записываются сведения о  награждении похвальным листом (пишется "награжден" или делается прочерк); указывается дата решения педагогического  совета о выдаче свидетельства (основанием для этого является протокол педагогического  совета); ставится роспись в получении  свидетельства.

Запись  о выдаче дубликата свидетельства о девятилетнем образовании производится в этой же книге под очередным номером, где графы 4 – 25 включительно используются для записи следующего текста:

"Дубликат взамен утерянного подлинника N _____, выданного _____ (числа) _______ (месяца) 20__ года, получил ____ (числа) _______ (месяца) 20__ года",

а выше, в строке 2, делается отметка о  выдаче дубликата N ______.

Выдача  свидетельства о девятилетнем образовании экстерну заносится также в эту книгу с указанием в графе "Год поступления в данную школу" – "экстерн".

В конце  списка всех учащихся, занесенных в  книгу в данном году, должны быть росписи лиц, подписавших свидетельства.

Книга изготовляется  из плотной бумаги в прочном переплете. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписями  заведующего рай(гор)оно и инспектора школ и печатью районного (городского) отдела народного образования.

Книга учета  выдачи золотых медалей (ВХ-50) ведется  в каждой средней общеобразовательной  школе. В нее заносятся записи о выдаче золотых медалей учащимся.

Награжденные  учащиеся расписываются в получении  медалей, которые вручаются им бесплатно. Не выданные учащимся медали сдаются  не позднее следующего после их получения  дня на временное хранение в соответствующее  учреждение Госбанка по акту, составленному  и подписанному директором школы, управляющим, главным бухгалтером и старшим  кассиром учреждения Госбанка. В акте должны быть указаны фамилии, имена  и отчества учащихся, не получивших медалей. О приеме медалей на временное  хранение учреждение Госбанка выдает директору квитанцию. Для последующего вручения выпускникам золотых медалей  директор школы получает их в учреждении Госбанка на основании письменного заявления с предъявлением квитанции о сдаче медалей на временное хранение.

Книга постранично  пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора  и печатью школы.

Книга учета  выдачи похвальных листов и похвальных грамот (ВХ-5). В каждой общеобразовательной  школе ведется книга учета  похвальных листов "За отличные успехи и примерное поведение" и похвальных грамот "За особые успехи в изучении отдельных предметов".

Учет  ведется отдельно по похвальным листам и грамотам.

Год награждения  учащихся и вид награды указываются  посередине, перед записями фамилий, имен и отчеств награжденных учащихся. Книга постранично пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора и печатью школы.

Книга учета  личного состава педагогических работников школы (ПХ). Во всех общеобразовательных  школах ведется книга учета личного  состава педагогических работников. Запись производится с общей порядковой нумерацией, начиная с 1-го номера. Вновь  поступившие педагогические работники  записываются в порядке последующих  номеров. На развернутой странице записывается не более 10 человек. Записи в книге  должны быть документально обоснованы. В книге учета личного состава  педагогических работников периодически отмечаются результаты аттестации учителей с указанием даты и номера решения  аттестационной комиссии.

Книга учета  личного состава должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора и печатью школы.

Запись  сведений об обслуживающем персонале  в данную книгу не производится.

Книга протоколов педагогического совета школы (ВХ-5). В общеобразовательных школах, где  имеется педагогический совет, ведется  книга протоколов педагогического  совета. В книге протоколов фиксируется  ход обсуждения вопросов, выносимых  на педагогический совет, предложения  и замечания членов педсовета. Протокольно  оформляются итоги работы школы  по отдельным вопросам учебно-воспитательного  процесса за четверть, полугодие или  учебный год.

Принятые  решения педагогического совета записываются в протоколы. Каждый протокол подписывается председателем и  секретарем педагогического совета.

Книга протоколов педагогического совета пронумеровывается, прошнуровывается, скрепляется подписью директора и печатью школы.

Книга приказов по школе (ПХ). В общеобразовательных  школах, где имеется не менее трех работников, ведется книга приказов.

В книге  приказов оформляются: указания и распоряжения по вопросам учебно-воспитательного  процесса, прием на работу и освобождение от нее учителей и других работников школы в соответствии с законодательством  о труде и Правилами внутреннего  трудового распорядка для работников общеобразовательных школ, численный  состав учащихся по классам на начало учебного года, зачисление и выбытие  учащихся, распределение между учителями  учебных часов, классного руководства, закрепление учебных кабинетов, поощрения, взыскания.

Приказами по школе оформляются решения  педагогического совета о допуске  учащихся к экзаменам, об окончании учащимися 9-го и 11-го классов и т.д. При этом списки учащихся (по классам, переводимых в следующий класс или выпускаемых из школы и т.п.) фиксируются в протоколах педсовета, а в приказах указываются общие результаты.

Книга приказов должна быть постранично пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора  и печатью школы.

Журнал  учета пропущенных и замещенных уроков (ВХ-5) ведется в каждой школе  заместителем директора по учебно-воспитательной работе. В него заносятся сведения о пропущенных и замещенных уроках. Записи производятся только на основании  надлежаще оформленных документов (приказов по школе, больничных листов, записей в классных журналах и  т.п.). Учитель, который провел уроки  в порядке замещения, расписывается  об этом в журнале. Записи в журнале  должны соответствовать записям  в Табеле учета использования  рабочего времени и подсчета заработка (ф. N 421-мех).

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В управлении и руководстве школой многое зависит  от постановки учета выполненной  работы, отражаемого в школьной документации. Учебная и финансово-хозяйственная  документация является качественной характеристикой  и количественным выражением учебно-воспитательной и финансово-хозяйственной деятельности школы.

Для всех школ установлены единые формы обязательной учебно-педагогической документации: алфавитная книга записи учащихся, личные дела школьников, классные журналы, журналы факультативных занятий, журналы  групп продленного дня, книга  учета бланков и выдачи свидетельств о восьмилетнем образовании, книга  учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании, книга  учета золотых медалей, книга  учета похвальных грамот, книга учета  похвальных листов, книга протоколов заседаний педагогического совета, книга приказов по школе, книга учета личного состава педагогических работников школы, журнал учета пропусков и замещения уроков учителями. В средних общеобразовательных школах с производственным обучением ведется ведомость выдачи свидетельств о полученной учащимися специальности и присвоении квалификационного разряда.

Личная  ответственность за ведение алфавитной книги учащихся возлагается на директора  школы, под его контролем классные руководители следят за правильным ведением личных дел учащихся; за состояние  классных журналов и дневников учащихся отвечают учителя и классные руководители, а контролирует их заместитель директора  по учебно-воспитательной работе.

К финансово-хозяйственной  документации относятся: технический  паспорт школы, ведомость учета  инвентаря, находящегося на ответственном  хранении, и инвентарные книги  материально-ответственных лиц (заведующих кабинетами, военного руководителя, старшего пионервожатого и др.), ведомости расхода материалов, инвентарная книга библиотечного фонда школы, тарификационный список учителей и штатное расписание, утвержденные заведующим районным (городским) отделом народного образования.

Ответственность за состояние школьной документации и ведение делопроизводства возлагается  на директора школы и других работников в соответствии со штатным расписанием.

Ответственность за своевременное и качественное исполнение документов несут руководитель общеобразовательного учреждения, зав. канцелярией, секретариатом.

Дела, предусмотренные  в номенклатуре дел под отдельными порядковыми номерами, в номенклатуре дел общеобразовательного учреждения могут объединяться по более общим  вопросам или разъединяться по частным  вопросам на отдельные дела в зависимости  от объема и важности группируемых в них документов. При этом нельзя объединять дела с разными сроками  хранения (постоянного или временного).