Документирование деятельности СОШ №20

Школа имеет  самостоятельный баланс и смету.

Полное  наименование – муниципальное автономное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа №20. Сокращенное наименование: МАОУ СОШ №20. Школа создана на неопределенный срок.

Учредителем школы является Администрация города Балаково.

Повышение уровня руководства общеобразовательной  школой во многом зависит от правильного  ведения школьной документации, своевременной  обработки первичной информации, упрощения учета, соблюдения принципов доступности и сопоставимости учетных данных. Школьная документация – это количественная и качественная характеристика состояния учебно-воспитательной работы и финансово-хозяйственных операций, осуществляемых общеобразовательной школой.

Выполнение  школой возложенных на нее функций  и результаты ее деятельности отражаются в специальных документах, связанных  с планированием учебно-воспитательной работы и осуществлением хозяйственных  мероприятий, ведением учебно-педагогического  учета, организацией делопроизводства школы, обеспечением первичного бухгалтерского учета, составлением статистической отчетности⁸.

Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное  и качественное исполнение документов и их сохранность возлагаются  на руководителя общеобразовательного учреждения.

При подготовке, согласовании, подписании и утверждении  документов, образующихся в результате деятельности общеобразовательного учреждения, необходимо соблюдать требования, обеспечивающие юридическую силу документов и возможность  их обработки с использованием средств  электронно-вычислительной техники.

Состав  документов, образующихся в процессе деятельности общеобразовательного учреждения, определяется: его компетенцией и  функциями; кругом управленческих действий, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный); характером взаимодействия между общеобразовательными учреждениями и другими организациями.

В состав документов общеобразовательного учреждения входят:

- организационные  документы (устав общеобразовательного учреждения; договор с учредителем; положения о подразделениях; должностные инструкции сотрудников; структура и штатная численность; штатное расписание; правила внутреннего трудового распорядка);

- распорядительные  документы (приказы, инструкции);

- информационно-справочные документы (протоколы, планы, отчеты, справки, акты, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и телефонограммы, договоры, трудовые соглашения, контракты и др.).

Документы, как правило, должны оформляться  на бланках общеобразовательного учреждения, соответствующих стандарту (ГОСТ Р 6.30-2003), иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

2.2 Ведение учебно-педагогической документации

 

Учебно-педагогическая документация школы состоит из

- алфавитной книги записи учащихся;

- личных  дел учащихся;

- классных  журналов;

- журналов факультативных занятий;

- журналов  групп продленного дня;

- книги учета бланков и выдачи аттестатов о среднем образовании;

- книги учета бланков и выдачи свидетельств о восьмилетнем образовании;

- книги учета золотых медалей "За отличные успехи в учении, труде и за примерное поведение";

- книги учета похвальных грамот "За особые успехи в изучении отдельных предметов" и похвальных листов "За отличные успехи и примерное поведение";

- книги протоколов педагогического совета школы;

- книги  приказов;

- книги учета личного состава педагогических работников;

- журнала учета пропущенных и замещенных уроков.

Указанные выше документы, кроме личных дел  учащихся, классных журналов, журналов факультативных занятий, журналов групп  продленного дня, журнала учета  пропущенных и замещенных уроков, при смене директора школы  обязательно передаются по акту. Акт  подписывается бывшим директором и  вновь назначенным, а также заведующим рай(гор)оно или инспектором, присутствующими при передаче.

В средних  общеобразовательных школах с производственным обучением ведется ведомость  выдачи свидетельств о полученной специальности  с указанием присвоенного квалификационной комиссией разряда.

В каждой школе должна быть документация по учету и движению детей школьного  возраста от 6 до 15 лет включительно, предусмотренная инструкциями по учету  детей, подлежащих обучению.

В делах  школы должны храниться инспекторские  акты, докладные записки или справки. В школах также ведется книга  замечаний и предложений инспектирующих лиц.

Документы о выпускных и переводных экзаменах (протоколы экзаменов за курс девятилетней, средней школы, ведомости годовых, экзаменационных и итоговых оценок, тексты письменных экзаменационных работ учащихся) хранятся в школе пять лет.

Сведения  о сдаче норм комплекса ГТО  учащимися вносятся в "Ведомость  выполнения требований и норм ступени  комплекса ГТО" согласно Положению  о Всесоюзном физкультурном комплексе  ГТО. Право записи сдачи норм комплекса  ГТО предоставляется учителям физической культуры. Все документы по комплексу  ГТО (протоколы соревнований, ведомости  сдачи норм, а также соответствующие  постановления или распоряжения о награждении значками) хранятся в школе 5 лет.

Алфавитная  книга записи учащихся (ПХ) ведется в каждой школе.

В книгу  записываются все учащиеся школы. Ежегодно в нее заносятся сведения об учащихся нового приема. Учащиеся в список заносятся  в алфавитном порядке, независимо от классов, в которых они учатся. Для каждой буквы алфавита отводятся отдельные страницы, и по каждой букве ведется своя порядковая нумерация. Порядковый номер записи учащегося в книге является одновременно номером его личного дела⁹.

Выбывшими следует считать учащихся, прекративших посещение школы вследствие перемены места жительства, перешедших в другую школу или иное учебное заведение, исключенных из школы, а также  окончивших школу. Временное прекращение  учебных занятий (например, по болезни) в алфавитной книге не отмечается.

Выбытие учащегося и окончание им школы  оформляются приказом директора  с указанием причины выбытия; одновременно в графе 11 алфавитной книги заносятся номер и дата приказа, а в графе 13 точно указывается  причина выбытия. Если ранее выбывший из школы учащийся, уход которого оформлен приказом, снова возвратится в  нее, то данные о нем записываются как на вновь поступившего, при  этом дата возвращения ученика с  пометкой "возвр." записывается в графе "Дата поступления в школу".

При использовании  всех страниц алфавитной книги на ту или иную букву продолжение  записей производится в новой  книге в порядке последующих  номеров по каждой букве.

Исправления в книге скрепляются подписью директора школы.

Книга постранично  пронумеровывается, прошнуровывается и скрепляется подписью директора  и печатью школы.

Личное  дело учащегося ведется в каждой школе и на каждого учащегося  с момента поступления в школу  и до ее окончания (выбытия).

В личное дело учащегося заносятся: общие  сведения об учащемся, итоговые оценки успеваемости по классам и записи о наградах (похвальный лист, похвальная грамота, золотая медаль). В период обучения учащегося в IX–XI классах свидетельство о девятилетнем образовании находится в личном деле и выдается на руки после окончания им средней школы.

В личное дело учащегося при выбытии его из школы вкладывается форма №26 (сведения о состоянии здоровья), заполняемая по результатам ежегодных медицинских осмотров.

Личные  дела учащихся в I – III классах ведутся учителями, в IV–XI – классными руководителями. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге записи учащихся (например, №К/5 – означает, что учащийся записан в алфавитной книге на букву "К" под №5).

При выбытии  учащегося из школы личное дело выдается на основании письменного заявления  родителям или лицам, их заменяющим, с отметкой об этом в алфавитной книге; по окончании школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года.

Классный  журнал (ВХ-5) является государственным  документом, ведение которого обязательно  для каждого учителя и классного  руководителя.

Устанавливаются два вида классных журналов – для I–III и IV–XI классов.

Директор  школы и его заместитель по учебно-воспитательной работе обеспечивают хранение классных журналов и систематически осуществляют контроль за правильностью их ведения¹⁰.

Классный  журнал рассчитан на учебный год  и ведется в каждом классе по форме, утвержденной министерством образования.

Журналы параллельных классов нумеруются литерами. Например, "I-A класс", "I-б класс", "V-а класс", "V-б класс", "V-в класс".

Заместитель директора по учебно-воспитательной работе (директор школы) дает указания классным руководителям о распределении  страниц журнала, отведенных на текущий  учет успеваемости и посещаемости учащихся на год в соответствии с количеством часов, выделенных в учебном плане на каждый предмет (1 недельный час – 2 стр., 2 нед. ч – 4 стр., 3 нед. ч – 5 стр., 4 нед. ч – 7 стр., 5 нед. ч – 8 стр., 6 нед. ч – 9 стр.).

Учитель, проверяя и оценивая знания учащихся, выставляет оценки в журнал, а также  обязательно отмечает посещаемость школьников. На правой странице журнала  записывает тему, изучавшуюся на уроке, и задание на дом. На левой – ставит дату урока, отмечает отсутствующих на уроке буквой "н" (не был), опоздания записывает на правой стороне в графе "Заметки учителя". В графе "Домашнее задание" записывается содержание задания и характер его выполнения (читать, рассказывать наизусть), страницы, номера задач и упражнений, практические работы. Если учащимся дается задание по повторению, то конкретно указывается его объем. Оценки за каждую учебную четверть (полугодие) выставляются после записи даты последнего урока по данному предмету в четверти (полугодии). Одновременно с этим четвертные (полугодовые) оценки заносятся классным руководителем в сводную ведомость учета успеваемости и поведения учащихся.

В классном журнале учтено, что класс на занятиях по иностранному языку, физической культуре, трудовому обучению, а также по русскому языку в нерусских школах делится на две группы. На эти  предметы в журналах для школ с  русским языком обучения отводится 15 страниц, для национальных школ – 22 страницы.

Все записи в классном журнале должны вестись  четко и аккуратно чернилами  в соответствии с установленной  формой.

Классный  руководитель (учитель начальных  классов) аккуратно записывает в  классном журнале фамилии и имена  учащихся в алфавитном порядке, заполняет "Общие сведения об учащихся" с  использованием данных из их личных дел.

Ежемесячно  классным руководителем в раздел "Учет посещаемости учащихся" записывается количество дней и уроков, пропущенных  учащимися. Подводятся итоги о количестве дней и уроков, пропущенных каждым учащимся и классом в целом за четверть (полугодие) и учебный год. В случае длительной болезни учащегося занятия с ним проводятся на дому (в санатории, больнице). В журнале, на специально вклеенном листе, учителями делаются записи о проводимых с ним занятиях или же эти сведения заносятся на основании справки об обучении в санатории или больнице.

Сведения  о награждении учащихся значками комплекса ГТО, об их участии в  кружках и факультативных занятиях, общественно полезной работе заполняются  соответственно учителями и классным руководителем.

Страница "Замечания по ведению классного  журнала" заполняется заместителем директора по учебно-воспитательной работе (директором) школы.

Журнал  факультативных занятий (ВХ-5) является основным документом учета работы факультативных групп и ведется в восьмилетних и средних общеобразовательных  школах по каждому факультативу отдельно. Требования к ведению записей  в журнале факультативных занятий  аналогичны требованиям, предъявляемым  к порядку ведения их в классном журнале.

Журнал  группы продленного дня (ВХ-3) ведется  во всех школах, имеющих группы продленного  дня, по форме, утвержденной министерством образования.

Журнал  группы продленного дня рассчитан  на учебный год. Ведение соответствующих  записей в данном журнале обязательно  для каждого воспитателя и  руководителя кружка. Воспитатель обязан ежедневно отмечать не явившихся  в группу или опоздавших воспитанников.

В графах "Работа воспитателя", "Работа руководителя кружка" делается запись о количестве проработанных часов  в группе и кратком содержании работы с учащимися.

Директор  школы и заместитель директора  по учебно-воспитательной работе систематически проверяют правильность ведения  журнала группы продленного дня.

В журнал разрешается вносить только фамилии  учащихся, зачисление которых в группу оформлено приказом директора школы. Если учащийся прервал посещение  группы продленного дня и его  выбытие оформлено приказом директора  школы, то в графе "Дата выбытия" следует вписать число и месяц  отчисления из группы. Если учащийся начал  посещать группу в течение года, фамилия его заносится в журнал в конце списка¹¹.