Документационные обеспечения управления

     Логическая  структура письма предполагает использование  стандартных оборотов речи:

     Благодарим Вас за письмо...

     Считаем необходимым обратить Ваше внимание...

     Пользуясь предоставленной возможностью...

     Обращаемся  к Вам с убедительной просьбой...

     Приносим  извинения за несвоевременный ответ...

     Направляем  Вам...

     К сожалению, мы вынуждены отказаться...

     Подтверждаем  с благодарностью получение Вашего письма...

     В ответ на Ваше письмо напоминаем...

     Согласно  контракту...

     В соответствии с...

     Отметка о наличии приложения оформляется  кратко, если оно упоминается в  тексте письма, и называется полностью  в случае отсутствия напоминания.

 

      2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ  С ДОКУМЕНТАМИ 

     Организация работы с документами - организация  документооборота, хранения и использования  документов в текущей деятельности учреждения организации.

     Эффективная работа с документами обеспечивает оптимальные условия для всех видов работ с документами с момента их создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение. На предприятие должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними.

     Правила работы с документами в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Система делопроизводства представляет собой совокупность:

     - общепринятых принципов обработки  документов;

     - принципов работы с документами  конкретного предприятия;

     Системы делопроизводства предприятий формируется под влиянием следующих факторов:

     - используемой нормативной методикой  базой делопроизводства;

     - сложившихся национальных традиций  работы с документами;

     - установленном руководством предприятиях (или отрасли) правила работы  с документами;

     - квалификации делопроизводственной  службы предприятия.

     Руководитель  предприятия несет персональную ответственность за организацию  делопроизводства соблюдения правил работы с документами на предприятие. В  структурных подразделениях назначаются сотрудники ответственные за ведение делопроизводства.

     Организация работы с документами и правила  документирования должны быть закреплены в инструкции по делопроизводству.

 

      2.1 Формы организации делопроизводства 

     Форма организации делопроизводства

     Существует три формы организации делопроизводства:

     - централизованная;

     - децентрализованная;

     - смешанная.

     При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе ДОУ), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

     Децентрализованная  форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при девизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

     Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе ДОУ, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе ДОУ, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов. 

     2.2 Основные этапы документооборота 

     Документооборот – Это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

     Документы, поступающие на предприятие проходят:

     - первичную обработку;

     - предварительное рассмотрение;

     - регистрацию;

     - рассмотрение руководством.

     После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

     Служба  ДОУ, которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным  структурным подразделениям (канцелярия, общий отдел, секретариат). Так и  отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличие приложения). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

     Конверты  от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда  только по конверту можно определить, время отправки и дату получения  документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций.

     Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения  поступивших документов на:

     - направляемые на рассмотрение  руководителю предприятия;

     - направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

     Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

     Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления  в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

     Документы, подлежащие отправке в другую организацию  сортируют, упаковывают, оформляют  их как почтовое отделение и сдают  в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.

     Исходящие документы должны обрабатываться и  отправляться в день регистрации.

     Внутренние  документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

     Служба  ДОУ должна систематически вести  учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются службой ДОУ и доводятся  до сведения руководителя предприятия  для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

 

      2.3 Прием и первичная обработка документов 

     Движение  документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения решений по ним, отправки или сдачи  в дело образуют документооборот  организации. Порядок движения документов в организации закрепляется в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации. При функционировании системы автоматизированной обработки, информации в схемы должны быть включены вычислительные центры и все пункты обработки документов с помощью средств вычислительной техники.

     Организация документооборота в условиях применения средств вычислительной техники  должна обеспечивать совместимость  ручной и автоматизированной обработки документов.

     Документы, поступающие в организацию, в  том числе созданные с помощью  средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

     На  полученном документе проставляется регистрационный штамп.

     Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению.

     Предварительное рассмотрение документов проводится с  целью распределения поступивших  документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

     Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделения по рассмотрению писем граждан.

     Документы, адресованные руководству организации  или не имеющие указания конкретного  должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются  в службе документационного обеспечения.

     На  рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

     Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления  документов в службу документационного  обеспечения или в первый рабочий  день при их поступлении в нерабочее время.

     Документы, решения по которым исполняются  несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции  первым. Необходимость размножения  документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

     При необходимости безотлагательного  решения по поступившему документу  допускается ознакомление исполнителя  с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

     Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами.