Документационные обеспечения управления

     До  отправки ответственный сотрудник  службы ДОУ (секретарь) обязан уточнить у ответственного исполнителя количество экземпляров документа, подлежащих отправке (рассылке), а также адреса мест назначения.

     На  исходящие документы, рассылаемые  в количестве свыше пяти экземпляров, в обязательном порядке оформляется "расчет рассылки", существенно  облегчающий последующее конвертование документов.

     Соответствующим образом оформленные и зарегистрированные документы, а также сопроводительные письма к ним укладываются в конверты.

     На  конвертах в соответствии с общепринятыми  правилами оформляются адреса получателя и отправителя. После проверки правильности адресования конверты заклеиваются и опечатываются печатью предприятия "для пакетов".

     Подготовленные  к отправке конверты (пакеты) передаются в экспедиционный отдел службы ДОУ (для доставки в почтовое отделение или отправки получателю иным общепринятым способом).

     Отдельные документы, нуждающиеся в срочной  доставке, могут направляться адресату с курьером, которому, помимо пакета, выдается на руки и реестр на доставляемую корреспонденцию, исполненный в  двух экземплярах (первый остается у адресата, второй, с отметкой о получении, возвращается в экспедиционный отдел службы ДОУ отправителя).

     В небольших организациях отправку (рассылку) документов организует секретарь руководителя.

     После отправки исходящих документов секретарем (ответственным сотрудником службы ДОУ) на основании записей в журналах учета осуществляется списание отправленных экземпляров в журнале учета исходящих документов путем проставления отметки "отправлено, дата" в соответствующей графе. 

     2.6 Контроль и исполнение документов и поручений 

     Контролю  подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов  контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

     Сроки исполнения документов исчисляются  в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других организаций  с даты их поступления. Сроки исполнения документов установлены в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, утвержденной по распоряжению Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р председателем комитета по делам архивов. Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

     Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем  порядке: типовые сроки принятием  нового акта, индивидуальные распоряжением  руководителя, который их установил.

     Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после выполнения заданий, запросов, сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  и или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются на документе, в регистрационно-контрольной карточке и на экземпляре ответа, остающемся в организации. При контроле исполнения используются экземпляры РКК, заполняемы при регистрации документов.

     Службой контроля осуществляются следующие  операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;
• направление карточки контролируемого документа в подразделение-исполнитель; 
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона конкретного исполнителя;
• напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;  
• получение информации о ходе и результатах исполнения;  
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа; 
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения; 
• сообщение о ходе и результате исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.

     Карточки  контролируемых документов (контрольная  картотека) систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (приказы министра, решения коллегии и др.).

     Проверка  хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем  порядке:

     1. Заданий последующих лет не реже одного раза в год 2. Заданий последующих месяцев текущего года не реже одного раза в месяц 3. Заданий, поручений текущего месяца каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

     Если  документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, вместе с документом отправляется два экземпляра регистрационно-контрольной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты исполнения и содержания соответствующих мероприятий. В структурных подразделениях контроль исполнения документов ведется на общих основаниях.

     Служба  документационного обеспечения  или лицо, ответственное за документацию, учитывают и обобщают данные о  ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

     Формирование  дел группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются  в организациях централизовано или  децентрализовано. Формированием дел  в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.

     При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• Помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
• Помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению данного вопроса;
• Посещать приложения вместе с основными документами;
• Группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
• Раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
• Помещать в дело машинограммы на общих основаниях.

     В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

      3. ОРГАНИЗАЦИЯ ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 

     Номенклатура  дел это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

     Типовая номенклатура дел составляется для  однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

     Типовые и примерные номенклатуры дел  разрабатываются службами документационного  обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед  утверждением типовые и примерные  номенклатуры согласовываются с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

     При составлении номенклатуры дел организации  следует руководствоваться типовыми и примерными номенклатурами дел, типовыми и ведомственными перечнями с  указанными в них сроками хранения.

     В номенклатуру дел включаются заголовки  дел, отражающие все документируемые  участки работы организации. В том  числе указываются справочные и  контрольные картотеки, личные дела. Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь индекс. Индекс дела состоит из индекса структурного подразделения (по классификатору структурных подразделений) и порядкового номера дела в пределах распределения. При наличии в деле нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и т.д.

     Номенклатуру  дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел  организации хранится в службе документационного  обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение.

     Номенклатура  дел составляется и согласовывается  заново в случае коренных изменений  функций и структуры организации, но не реже одного раза в пять лет. Ежегодно уточняется, утверждается руководством организации и вводится в действие с 1 января следующего года.

     В течение года в утвержденную номенклатуру дел вносятся сведения о заведении  дел, о включении новых дел и т.д. По окончанию года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

      3.1 Формирование дел 

     При хранении документы группируются так, чтобы можно было быстро найти  нужный документ и информацию. Эта  работа носит название «формирование дел», т.к. основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных – единица хранения, документов на компьютерных носителях данных – файл данных.

     Работа  по формированию дел состоит из следующих  операций:

     - распределение исполнительных документов  по делам;

     - расположение документов внутри  дела;

     - оформление обложки дела;

     При формировании документов в дела используются номинальный признак заведения  дел, т.е.основанием для группировки  документов служит название разновидности документа, например: приказы, справки и т.д.; авторский признак (группировка в дела документов одного автора – Владимирский политехнический колледж) и хронологический признак (группировка документов за какой-либо определенный период времени, обычно одного календарного года, кроме личных дел, которые ведутся на всем протяжение периода времени работы сотрудника на предприятии), например: «Владимирский политехнический колледж. Приказы по личному составу за 2006 год».

     В дела должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.