Документационные обеспечения управления

     При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

     - документы постоянного и временного  сроков хранения необходимо группировать  в дела раздельно;

     - подлинники отделять от копий;

     - включать в дело по одному  экземпляру каждого документа.

     Допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они относятся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

     В дело не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабочие варианты (проекты) документы их копии. Исключительно составляют черновые материалы, которые имеют резолюции, визы, пометки, являющиеся дополнением к основному материалу.

     От  выбранной последовательности расположения документов в деле зависят оперативность поиска необходимых документов, а так же раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами.

     Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. Каждая группа документов отличается составом и ценностью  информации, что обуславливает и  специфику формирования их в дела.

     Дело  должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров. Документы, помещённые в дело, должны иметь подписи, дату, индекс, копии – завершительную надпись, отметку «В дело №…».

     Хранение  исполнительных документов осуществляется в специальных папках различных  конструкций. Папки типа «скоросшиватель» используются для большинства документов, но белее приемлемы для документов кратковременных сроков хранения, т.к. в скоросшивателях документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а более ранний – в конце (снизу).

     Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются  дыроколом, через пробитые отверстия  пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов.

     Это дает возможность группировать документы  в дело в прямой хронологической  последовательности.

     Основные  задачи, которые ставятся при оформлении дел:

• Максимально возможное обеспечение прочности и гибкости переплета, позволяющего при необходимости скопировать документы, не вынимая из подшивки, или изъять один или несколько листов из подшитого дела на время;
• Обеспечение учета количества листов в каждом деле и возможности проверки полноты дела после каждого обращения к нему;
• Создание справочного аппарата к документам, включенным в одну единицу хранения, для быстроты поиска и нанесения при этом документам минимального ущерба при пролистывании.

     В соответствии с этими требованиями документы постоянного хранения, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую установленную государственным стандартом обложку.

     Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно (и  разрешается) хранить в закрытых с тремя клапанами и в специальных  картонных футлярах.

     Поскольку на хранение документы передаются на тех носителях, на которых они  разработаны, - бумажных (стандартного А5-А3 формата и крупноформатных), пленочных, магнитных и др., для  каждого носителя применяется свой вариант упаковки.

     Заголовок дела является важнейшим элементом успешной систематизации документов, их поиска, всей последующей работы с делами. Основные требования к его составлению – четко и в обобщенной форме отражается основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Заголовок дела следует формулировать на основе элементов, располагаемых в следующей последовательности:

     - название документа (приказы,  протоколы и т.д.), наименование  рода заводимого дела (дело, документы);

     - автор документа (название организации, структурного подразделения);

     - корреспондент (название организации,  которой адресуется и от которой  получают документы);

     - вопрос или краткое содержание  документов дела;

     - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

     - даты (период), к которым относятся  документы дела;

     - указание на копийность дела.

     Состав  элементов заголовка определяется характером документов, помещенных в  деле.

     Систематизация  конфиденциальных документов в дела и ведение дел в целом соответствует тем требованиям, которые предъявляются к аналогичной работе с документами открытого доступа.

     Вместе  с тем задачи, решаемые при выполнение процедур и операций формирования и  ведения дел с конфиденциальными  документами (конфиденциальных дел), охватывают не только сферу эффективного использования этих документов в деятельности организации, но и в значительной степени сферу обеспечения сохранности документов, дел, массивов информации и их носителей, а так же других конфиденциальных материалов в процессе хранения и использования.

     Дела  с конфиденциальными документами  всегда формируются централизовано в отделе кадров. Формирование и  хранение таких дел на рабочих  местах сотрудников организации  не разрешается.

     При формировании конфиденциальных документов в дела должна жестко соблюдаться разрешительная система доступа сотрудников к делам, документам и электронным сведениям, обеспечивается информационная взаимосвязь местонахождения документа в дело с его предыдущими учетными формами и номерам, строго выполнять инструктивные требования, решающие задачу сохранности дел и документов.

     Конфиденциальные  не подшитые документы должны храниться  у работника отдела кадров в папках, на которых указывается их целевое  значение: фамилии сотрудников организации, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка дело, отправленные и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается.

     Технологическая схема процесса формирования и оформления дела при его заведении; оформление дела при его формировании; оформление дела (тома) при его закрытии; выдачи законченных дел сотрудникам  организации и приема их от сотрудников.

     Особенности процедуры оформления дела при его заведении являются:

     - оформление обложки дела с  указанием грифа конфиденциальности;

     - оформление списка сотрудников,  допущенных к делу (на внутренней  стороне обложки дела);

     - оформление корточки учета расширений и выдачи дела (на внутренней стороне обложки);

     - подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

     - внесение в номенклатуру отметки  о заведении дела.

     Внутренняя  опись обязательна для всех дел, содержащих конфиденциальные документы, выполняет функцию учета документов, включенных в дело, и содержит следующие графы: учетный номер документа, гриф конфиденциальности, дата подписания или утверждения, вид, краткое содержание, номера листов дела, соответствующих расположению документа в деле. Опись подшивается в начале дела, перед документами и имеет самостоятельную нумерацию листов. По описи проверяются сохранность документов и их комплектность.

     Особенностями процедуры оформления дела при его  формировании являются:

     - проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятие грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовала);

     - внесение данных о подшиваемых  документах во внутреннюю опись дела;

     - нумерация листов документа в  деле;

     - при необходимости внесения изменений  в реквизиты обложки дела;

     - подшивка документа в дело (прошнурование  листов документов), проверка правильности  нумерации листов;

     - внесение отметки о подшивке  в учетную карточку документа;

     - проверка правильности подшивки  документа;

     - возвращение учетной карточки  документа на соответствующую  картотеку. 

     В дело подшиваются только конфиденциальные документы. Сведения о документе  вносятся в опись перед его  подшивкой в дело.

     Особенности процедуры оформления дел при его закрытие:

     - подшивка и оформление заверительного  листа;

     - оформление итоговой записи во  внутренней описи дела;

     - опечатывание концов шнурка на  заверительном листе; 

     - внесение итоговых сведений в  реквизиты на обложке дела;

     - проставление отметки о закрытие  дела в номенклатуре дел;

     - при необходимости – внесение  дела в инвентарную опись законченных  дел, карточек, журналов;

     - по окончании года – закрытие  номенклатуры дел, всех картотек  на исполненные документы и  контрольных журналов учета карточек;

     - внесение соответствующих отметок  в номенклатуру дел;

     - при необходимости – внесение  закрытых картотек и журналов  в инвентарную опись законченных  дел, картотек журналов.

     Дело  может быть закрыто только после  исполнения и подшивки в него всех документов, относящихся к данному делу и году.

     Законченные конфиденциальные дела в течение  определенного и иногда достаточно длительного времени активно  используется в текущей работе сотрудников  организации, выдаются им для решения  тех или иных вопросов.

     Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам организации и приема их от сотрудников можно назвать следующие:

     - проверка работником отдела кадров  полномочий исполнителям – наличия  на обложке дела или в карточке  учета разрешения и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу;

     - выдача дела сотруднику под  роспись в карточке учета разрешений  и выдачи;

     - помещение карточки учета разрешений  и выдачи в картотеку «За  исполнителями»;

     - при возврате дела сотрудником  – проверка соответствия документов дела сведениями, зафиксированным во внутреннюю опись, контроль комплектности дела и документов сохранности всех их элементов;

     - роспись работниками отдела кадров  за возврат дела в карточке  разрешений и выдачи, а так  же внутренней описи документов, находящихся у исполнителя;

     - помещение дела и карточки  в места хранения.

     Все вышеуказанные процедуры могут  выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический  набор немашинных операций.