Документационные обеспечения управления

     Внутренняя  объяснительная записка адресуется руководителю организации, структурного подразделения или руководителю кадровой службы, если ее содержание затрагивает  личные вопросы.

     В формуляр внутренней объяснительной записки входит:

• наименование структурного подразделения – автора;
• название вида документа;
• дата;
• индекс (номер) в случае необходимости;
• адресат;
• заголовок к тексту (не всегда);
• текст;
• подпись.

     Наименование  автора – структурного подразделения  помещается в левом верхнем углу стандартного листа бумаги от границы левого поля или по центру.

     Через 2 межстрочных интервала дается название вида документа.

     Дата  оформляется обычным способом и  является датой составления или  подписания.

     Номер проставляется в случае необходимости или в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

     Адресат оформляется в правом верхнем  углу и содержит те же необходимые  сведения, которые мы рассматривали  во внешней докладной записке.

     В случае необходимости проставления заголовка к объяснительной записке надо помнить, что он оформляется аналогично заголовку внешней докладной записки.

     Текст в отдельных случаях может  подразделяться на разделы, пункты и  главное иметь смысловую согласованность  всех своих частей.

     Оправдательные  документы совершенных административных правонарушений или непредставление в установленные сроки объяснительных записок должны иметь также оправдательные документы, которые оформляются как приложение.

     Если  приложения в тексте не названы, то мы обязаны их назвать.

     Составление и оформление актов

     Акт – документ, составляемый группой  лиц или комиссией и подтверждающий установленные факты или события.

     Акты  составляются в следующих типовых  случаях:

• обследования, проверок работ и ревизий деятельности организаций и их вспомогательных служб;
• организации, реорганизации, переименования и ликвидации организаций и их структурных подразделений;
• по вопросам аварий оборудования, ввода в действие объектов, производственных мощностей, приема работ;
• испытаний опытных образцов изделий, утверждения и выпуска печатной продукции, спектаклей, программ, кинофильмов;
• инвентаризации;
• вручения призов и дипломов;
• наличия и состояния дел и документов;
• проверок соблюдения штатно-сметной и финансовой дисциплины;
• происшествий;
• техники безопасности и охраны труда;
• технического состояния;
• нарушения трудовой дисциплины;
• уничтожения печатей, штампов, утраты документов и во многих других случаях.

     Независимо  от вида акт оформляется или на бланке организации или на стандартном  листе бумаги.

     Формуляр  акта включает следующие реквизиты:

• наименование министерства или ведомства или вышестоящей организации;
• наименование организации (от имени которой обычно составляется акт) – автора документа;
• название вида документа, пишется прописными буквами – АКТ;
• дата;
• номер;
• место составления;
• гриф утверждения;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи.

     Наименование  вышестоящей организации может  указываться полностью, если составление  бланка осуществляется в официальной  обстановке, а также допускается  сокращенное наименование организации в актах для внутреннего использования, а также при чрезвычайных обстоятельствах.

     Наименование  организации должно соответствовать  прямому административному подчинению вышестоящей организации и соответствовать  Положению или другому ведомственному нормативному акту.

     Бланк для акта лучше оформлять с  угловым расположением реквизитов.

     Вид документа может быть расположен в центре или от границы левого поля.

     Датой акта может быть факт или событие, отраженное в документе,

     датой может служить его утверждение, в актах финансовой ревизии и некоторых актах, служащих обоснованием чрезвычайных обстоятельств, месяц и год указываются полностью (6 мая 2003 г.), в других случаях – 06.05.2003.

     Индекс  акта может иметь только порядковый номер или индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер, например 07-12/45.

     Место составления обычно проставляется  по факту действия, события или  происшествия и должно соответствовать  административно-территориальному делению  и Почтовым правилам Минсвязи РФ.

     Гриф утверждения имеет несколько вариантов:

• утверждение должностным лицом с указанием слова УТВЕРЖДАЮ, должности, личной подписью и ее расшифровкой.
• утверждение нормативным документом: протоколом или приказом, распоряжением, но в любом случае этот документ указывается полностью и содержит ссылки на дату и номер.

     Гриф  утверждения размещается в правом верхнем углу акта.

     Заголовком  к тексту могут служить само действие, установленное комиссией или  должностными лицами (мы их перечислили  выше).

     Заголовок печатается через один межстрочный интервал.

     Важнейший реквизит акта – его текст. На практике многие типовые ситуации, оформляемые  актами, имеют трафареты, шаблоны, утвержденные или разработанные соответствующими ведомствами.

     Текст акта может состоять из двух или  более частей. Многие из предложенных ситуаций укладываются в такую схему:

     введение;

     констатирующая  часть;

     выводы.

     Текст введения может иметь ссылку на распорядительный или организационный документ, послуживший  основанием проведения проверки, обследования, описания, приемки или других обычных административных действий.

     Во  введении указывается должностное  лицо в алфавитном порядке фамилии  присутствующих при проведении проверки сотрудников обследуемого акта, в  другом случае указывается состав членов комиссии в порядке – председатель и члены. Иногда, если члены назначенной комиссии работают в других организациях, указывается и наименование их должности.

     Констатирующая  часть обычно содержит сведения о  проведенной работе, ее характере, сроках проведения и других установленных фактах, результатах проведенной работы. При необходимости члены комиссии ссылаются на действующее федеральное законодательство и ведомственные нормативные акты.

     Эта информация может быть представлена самостоятельными разделами и пунктами. Выводы и предложения по фактам также могут быть представлены отдельными пунктами.

     Завершающая часть акта обязательно содержит информацию о количестве созданных  актов и их передаче в соответствующие  органы или структурные подразделения  обследуемого объекта.

     Подписание осуществляется в той же последовательности, что и в начале акта, но, как правило, без указания должности, а в порядке распределения обязанностей внутри комиссии.

     Юридическая сила акта состоит также в грифе  утверждения, оформляемого согласно ГОСТу  или действующей инструкции по делопроизводству.

     Составление и оформление служебных  писем

     Служебное письмо – обобщенное название различных  по содержанию документов, служащих средствами обмена информацией между организациями, юридическими и физическими лицами.

     Служебные письма охватывают очень широкий круг оперативной деятельности, поэтому так велико их видовое разнообразие.

     Письма  бывают директивными или информационными  и по своему характеру содержат указания, разъяснения, рекомендации, предложения, поэтому они исходят, как правило, от вышестоящей инстанции.

     Информационные  письма содержат сведения, запросы, соглашения, напоминания.

     Гарантийные письма гарантируют выполнение сроков и форм оплаты товаров, грузов, услуг.

     Рекламные письма информируют потребителей о  ценах, форме или способах рынка предоставления услуг.

     Коммерческие  письма служат для передачи информации при заключении и выполнении условий  договоров и контрактов.

     Письма-рекламации или претензионные письма содержат информацию о необходимости возмещения убытков другой стороной в результате невыполнения каких-либо условий.

     При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные  письма, в которых продавец или  поставщик просит предоставить гарантийное  письмо из банка покупателя с номером  валютного расчетного счета и гарантией оплаты покупателем товаров или услуг.

     Служебные письма оформляются на бланке для  письма.

     Типовой формуляр бланка для писем включает:

     - Государственный герб РФ или  Герб субъекта федерации;

     - эмблему организации или товарный знак;

     - код организации;

     - код формы документа;

     - наименование автора документа;

     - справочные данные об организации-авторе;

     - дату;

     - регистрационный индекс;

     - ссылку на регистрационный индекс  и дату документа;

     - адресат;

     - заголовок к тексту;

     - текст;

     - отметку о наличии приложений;

     - подпись;

     - отметку об исполнителе.

     Изображение герба должно соответствовать Положению  о Государственном гербе РФ или  правовым актам субъектов РФ.

     Эмблема или товарный знак размещаются только в соответствии с ведомственными нормативными актами.

     Код организации и код формы документа  проставляют соответственно по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), ОГРН и ИНН проставляют согласно документам, выдаваемыми налоговыми органами.

     Наименование  организации должно соответствовать  учредительным документам – уставу или положению. Вышестоящая организация  указывается только при административном или прямом подчинении.

     Справочные  данные включают: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов и по усмотрению организации – номера факсов, банковские реквизиты, ОГРН, ИНН, адрес электронной почты и т. д.

     При переписке с иностранными партнерами и в совместных организациях используется двуязычное оформление.

     Дата  письма – дата его подписания и  отправки (22.04.2004 или полностью 22 апреля 2004 г.). Может использоваться обратная последовательность: 2004.04.22.

     Рядом с датой указывается индекс письма (06-11/64, где 06 – порядковый номер, под  которым зарегистрировано письмо, 11 – индекс структурного подразделения, 64 – номер дела по номенклатуре).

     Ссылка  на регистрационный индекс переписывается из письма, на который дается ответ.

     Требования  к адресату заключаются в том, что в нем дается полное или  сокращенное наименование организации, структурного подразделения в именительном падеже. Текст письма должен быть аргументированным, кратким, последовательным и корректным. Обычно текст служебного письма состоит из вводной части и основной. В вводной части описываются факты или причины, побудившие направить письмо, основная часть содержит цель послания. Это может быть предложение, согласие, обоснованный отказ, гарантия или какие-либо другие факты.