Документационные обеспечения управления

     Личная  подпись А.С. Орлов

     Дата

     Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

     Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения.

     25 - Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

     Документы заверяют печатью организации.

     26 - При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

     Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

     27 - Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

     28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет храниться документ.

     Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

     29 - Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

     Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа.

     30 - Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. 

     1.2 Оформление бланков служебных документов 

     Устанавливают два стандартных формата бланков  документов - А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

     Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

     20 мм - левое;

     10 мм - правое;

     20 мм - верхнее;

     20 мм - нижнее.

     Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

     Бланки  документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные  границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

     В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

     Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой  реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

     Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки  для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

     - центрированным (начало и конец  каждой строки реквизитов равно  удалены от границ зоны расположения реквизитов);

     - флаговым (каждая строка реквизитов  начинается от левой границы  зоны расположения реквизитов).

     Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

     - общий бланк;

     - бланк письма;

     - бланк конкретного вида документа.

     Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма.

     Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

     Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

     Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при  необходимости, ограничительные отметки  для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

     Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации государственный  язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

     При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие  страницы нумеруют.

     Номера  страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Необходимость  повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок и последовательность ее расположения в документе, но и заранее нанести повторяющиеся их части на листы бумаги (в шаблоны), предназначенные для создания будущих документов. Лист бумаги с внесенной в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации называется бланком.

     Бланки, шаблоны, формуляры, заготовки использовались в офисных технологиях многие сотни лет, так как применение бланков сокращает время, затрачиваемое на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления. Кроме образцов документов, собранных в письмовники, еще при столбовом делопроизводстве для наиболее массовых документов (жалованные, подорожные грамоты и т.п.) делались текстовые заготовки, в которые по мере необходимости вписывалась конкретизирующая информация.

     С приходом в офисы типографского  оборудования появилась возможность  создавать клише заголовочной части  для большинства документов. В настоящее время в российской и мировой практике широко применяются всевозможные виды бланков, основные требования к бланкам стандартизированы.

     Так, ГОСТ Р 6.30-97 установил требования на два вида официальных бланков  организаций: бланк для писем  и общий бланк для других видов документов. Кроме того, используются и бланки конкретных документов массового применения, например: кадровой анкеты, командировочного удостоверения, судебной повестки и других при наличии в этих документах большого объема повторяющейся информации. Фактически до уровня бланка регламентирован порядок оформления титульных листов для многостраничных документов в требованиях по оформлению самих стандартов как документов (ГОСТ Р 1.5-92), установилась единообразная практика оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок.

     Проектирование  бланков определяется техническими стандартами на форматы бумаги - ГОСТ 9327-60, ее качество - ГОСТ 6861-73, шага письма - ГОСТ 8274-78, т.е. размера букв и пробелов между ними у печатающих устройств.

     Бланки  документов целесообразно печатать в типографиях, что может дать больше степеней защиты их от подделки. Организации, число документов которых  не намного превышает 200 в год, могут  ограничиться резиновым штемпелем  для нанесения постоянной информации на чистые листы бумаги. Требования к изготовлению штемпелей определяет «Инструкция о порядке открытия штемпельно - гравировальных предприятий (мастерских) изготовления печатей и штампов» (Приказ МВД. 13.02.78. № 34).

     Не  санкционировано, но и не запрещено создание бланков на основе компьютерных шаблонов. Дело в том, что установка на компьютере в виде шаблона официального бланка фирмы резко повышает возможность его использования для подделки документов фирмы в корыстных целях. Именно поэтому стандартом установлены требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (гербовые бланки).

     Гербовые  бланки должны изготавливаться только полиграфическими и штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

     Изготовление гербовых бланков должно осуществляться только по заказам органов государственной власти, иных государственных органов и учреждений, имеющих право на использование герба.

     Гербовые  бланки в организации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет использования гербовых бланков ведется, как правило, раз дельно по видам бланков (общих и для писем). Гербовые бланки должны храниться в надежно запираемых шкафах под ответственностью секретаря фирмы или другого сотрудника.

     Использование компьютерных шаблонов с государственным  гербом запрещено. Допускается тиражирование  средствами оперативной полиграфии организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, но при условии заверения каждой копии документа печатью организации.

     Многие  отечественные и зарубежные фирмы  при типографском изготовлении бланков  также вводят серийную нумерацию  экземпляров и различные системы  защиты своих официальных бланков от несанкционированного тиражирования.

     Разработка  специального бланка для писем связана  с тем, что в письме необходимо указывать адресные данные предприятия. На бланках для писем в качестве постоянного реквизита указываются: индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, но мера телетайпа, факсимильной связи, справочного телефона, счета в банке (как дополнительное указание на официальный характер деятельности автора документа). Строкой ниже даты и индекса обозначается место для внесения ссылки на индекс и дату инициативного документа (для ответа). Реквизит располагается начиная от левого поля и обозначается знаком «На № от». Кроме того, в бланке для письма проставляются следующие реквизиты: герб, эмблема предприятия, код по ОКПО, код письма по ОКУД, наименование фирмы. Ограничительными отметками (черточками и уголками) и отдельными знаками отмечают места для таких реквизитов, как дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, место адресата, заголовок к тексту, отметка о контроле. Такими же ограничительными метками могут быть отмечены поля документа.

     Общий бланк, который используется для  всех видов управленческих документов, кроме писем, имеет несколько  отличий от бланка для писем. Вместо реквизита «адресные данные»  в общем бланке резервируется место для проставления реквизита «название вида документа». Вместо «ссылка на регистрационный номер и дату документа» - «место составления или издания». Эти две пары реквизитов являются взаимоисключающими.

     Кроме того, на общем бланке не может проставляться заранее код формы документа по ОКУД, так как данный реквизит зависит от конкретного вида документа и проставляется при его составлении.

     Бланки  каждого вида могут изготавливаться  в одном из двух вариантов расположения реквизитов: угловом и продольном.

     Бланки  с угловым расположением реквизитов (угловым штампом) применяются, как  правило, при оформлении документов, содержащих следующие реквизиты: адресат, гриф утверждения, резолюцию. Это письма, протоколы, акты, инструкции, правила (без  титульного листа) и т.д. Вариант бланка с угловым расположением реквизитов является наиболее экономичным по использованию площади листа, так как бланковая надпись по ширине должна занимать не более 7 см - 28 машинописных знаков.