Документационные обеспечения управления

     При продольном расположении реквизиты  на бланке документа располагаются по центру вдоль верхней части листа. Это придает бланку большую солидность, позволяет использовать более широкий диапазон шрифтов и графики. Продольные бланки вошли в обиход более 200 лет назад для оформления распорядительных документов. Широко применяются продольные бланки для оформления протоколов советов директоров, собраний акционеров и других документов, не требующих утверждения.

     При создании бланка документа на двух и более языках (для совместных предприятий и иностранных представительств, организаций субъектов Российской Федерации, имеющих в качестве государственного и национальный язык) постоянные текстовые реквизиты дублируются на этих языках. Надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева), как это принято в дипломатической практике: сначала вносятся надписи на языке страны пребывания (русском), затем - на иностранном языке. В соответствии со сложившейся практикой и зарубежным опытом в целях экономии площади листа адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты нередко располагают на нижнем поле бланка.

     Титульный лист документа также должен оформляться  в соответствии с формуляром-образцом.

     Основными отличительными особенностями оформления титульных листов являются:

     - использование всегда продольного расположения реквизитов;

     - вынос грифов утверждения выше  наименования документа;

     - в одну строку вписываются  наименование населенного пункта  и дата;

     - в качестве даты используется  только год создания документа;

     - вынос необходимых кодов, грифов  согласования документа, сведений об авторах.

     Вверху  документа размещают официальное  наименование организации - автора документа  в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97.

     Коды (шифры) проставляются с левой  стороны под наименованием автора столбиком один под другим. Для оформления личных заявлений, докладных и объяснительных записок, которые пишутся, как правило, на чистых листах бумаги, установился своеобразный традиционный «бланк», т.е. единообразная форма записи заголовочной части. Так, в верхнем правом углу документа флаговым способом, т.е. от условных полей, пишется реквизит адресования в дательном падеже. Ниже его указывается авторство документа. При необходимости добавляются паспортные данные: серия, номер, дата его выдачи и номер выдавшего отделения милиции.

     Наименование документа в личных заявлениях пишется посредине листа. В подписи должна быть продублирована ее расшифровка и проставлена дата подписания.

     Унифицированной системой организационно-распорядительной документации предусмотрена единая форма расположения и оформления реквизитов на основе стандарта, в том числе и для оформления писем, заявлений и записок личного характера. 

     1.3 Требования к оформлению  основных видов  информационно-справочных  документов 

     Понятие информационно-справочные документы  и их виды. Значение этой группы документов для решения оперативных вопросов и обмена информацией. Особенности подготовки и оформления информационно-справочных документов Способы подготовки и согласования информационно-справочных документов. Использование технических средств и средств коммуникации для подготовки документов.

     Заявления, информационные справки. Докладные  и объяснительные записки. Особенности  оформления актов.

     Понятие служебные письма и область их применения. Структура текста служебного письма, видовое многообразие переписки.

     Инициативные  и ответные письма. Уровень подписания служебных писем, докладных записок, информационно-аналитических справок. Использование электронной почты.

     Телеграммы, телефонограммы, телексы, факсы. Состав удостоверения электронных документов, обеспечивающих их юридическую силу.

     Составление и оформление информационных справок

     Справки – документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Справки бывают двух видов: информационные и удостоверяющие какой-либо факт или событие и выдаются заинтересованным лицам и учреждениям.

     Удостоверяющие  справки наиболее многочисленны  и имеют массовое распространение, поэтому представлены в трафаретной  форме.

     Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации и могут носить инициативный характер или предоставляться по запросу.

     Особенности оформления справки зависят от места, куда они адресованы – внутренние справки оформляются не на бланке, внешние – на бланке предпочтительно с угловым расположением реквизитов.

     В состав формуляра внешней информационной справки входят следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации отраслевого, административного или договорного подчинения;
• наименование организации или структурного подразделения юридический адрес;
• название вида документа;
• дата;
• индекс;
• место составления;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

     В некоторых случаях на внешней  справке может быть виза, если ее содержание требует дополнительного  согласования.

     После названия организации через два  межстрочных интервала указывается вид документа прописными буквами – СПРАВКА.

     Дата  оформляется цифровым способом (12.07.2003). Она является датой составления  и датой подписания, дата согласования может быть оформлена другим числом.

     Индекс  проставляется на одной строке с датой и может состоять из порядкового номера, номера структурного подразделения и номера дела по номенклатуре дел (№ 02-07/14) или просто порядковый номер 14. Если справка оформлена не на бланке организации, порядковый номер можно не указывать.

     Оформление докладных записок

     Докладная записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное  изложение какого-либо вопроса с  выводами и предложениями составителя.

     Широкое распространение получили схожие документы, называемые служебными записками для внутренней деловой переписки между структурными подразделениями и должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении.

     Докладная записка составляется по инициативе одного или нескольких юридических  лиц или по поручению руководства.

     По  своей сути они могут быть информационными  и отчетными.

     Инициативная  докладная записка составляется с целью побудить адресат к  конкретным действиям, которые могут  быть изложены в тексте или каким-то другим путем. (Предложенные ситуации предлагают самые разные варианты и мотивы принятия решений на основе докладных записок.)

     Информационная  записка обычно несет в себе сюжеты нейтрального характера, как правило, по поручению руководства. Докладные  записки отчетного характера  обычно содержат информацию о завершении какого-либо этапа работы, проведенного обследования, выполнения распоряжений, приказов и других распорядительных документов.

     Как и в случае со справкой, докладная  записка может быть внутренней и  адресованной во внешнюю среду. Поэтому особенности ее оформления с этой точки зрения можно увидеть в примере оформления справки.

     В состав формуляра внешней докладной  записки включены следующие реквизиты:

• наименование вышестоящей организации;
• наименования организации – автора документа;
• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• индекс (номер);
• адресат;
• место составления или издания;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

     Предпочтительно при оформлении докладной записки  на бланке пользоваться угловым расположением реквизитов (однако это требование не является жестким).

     Полное  или сокращенное наименование вышестоящей  организации используется согласно действующему уставу или положению  об организации. Может использоваться сокращенное наименование, если оно не противоречит действующим нормативным актам. Наименование организации – автора размещается ниже, через 2–3 межстрочных интервала и может иметь угловое и продольное расположение реквизитов.

     Составление и оформление объяснительных записок

     Объяснительная записка – документ, составляемый для пояснения или конкретизации отдельных положений выполняемой работы. Как правило, она не содержит в отличие от докладной записки выводы и предложения.

     Объяснительные  записки могут адресовываться во внешние организации и применяться для объяснения служебных и личных обстоятельств, связанных с нарушением принятых обязательств, выяснения причин невыполнения условий работы, трудовой и технологической дисциплины внутри учреждения. В последнем случае они могут служить как оправдательный документ или как средство принятия к работнику определенных административных санкций.

     Внутренние  и внешние объяснительные записки  пишутся на стандартном листе  бумаги формата А4 и А5.

     Типовой формуляр внешней объяснительной записки  включает:

• наименование вышестоящей организации;
• наименование организации – автора объяснительной записки;
• наименование вида – ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ИЛИ ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА;
• дату;
• индекс (номер);
• место составления или издания;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• визу.

     Можно использовать угловое и продольное расположение реквизитов.

     Наименование  вышестоящей организации указывается  согласно действующему уставу или положению, оно может быть написано в сокращенном  виде, если эта аббревиатура не противоречит ведомственному нормативному акту.

     Наименование  организации – автора объяснительной записки оформляется через два  межстрочных интервала.

     В наименовании автора может быть включено название структурного подразделения, если объяснительная записка исходит  от физического лица. например:

     Министерство  здравоохранения РФ

     Реабилитационный  центр 

     Ниже  наименования ведомства или структурного подразделения через 2 межстрочных интервала прописными буквами указывается название вида документа – ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА или ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА.

     Дата  ставится через 2 межстрочных интервала  и оформляется таким образом: 05.12.2002.

     Место издания, составления или подписания объяснительной записки указывается  через 2 межстрочных интервала и  должно соответствовать зарегистрированному юридическому адресу. Для объяснительных записок, составленных физическими лицами в пределах своей организации, место составления может опускаться.

     Адресат оформляется в правом верхнем  углу, содержит наименование организации, полный почтовый адрес в именительном падеже и необходимые справочные данные.