Документационные обеспечения управления

     Передача  документов между структурными подразделениями  производится через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или  лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

     Учет  должен производится в комплексе  с другими мероприятиями по совершенствованию  работы с документами.

     Осуществляется  как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным  подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается каждый экземпляр, в том числе размноженный и машинописный.

     В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов. Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами. 

     2.4 Регистрация формы и их заполнение 

     Регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем  проставления на нем индекса с  последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

     Индекс  документа состоит из порядкового  номера в пределах регистрируемого  массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами  по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

     Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или  утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется.

     Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы  руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы руководителя вышестоящей организации по основной деятельности, решения коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

     Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, - в службе документационного обеспечения и т.д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления и в табеле документов организации.

     Документы регистрируются на карточках. Чтобы  достичь информационной совместимости  регистрационных данных и создать  условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа), заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

     Количество  экземпляров регистрационно-контрольных  карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных  подразделениях, где документ будет  исполняться и контролироваться.  Регистрация документов-ответов  осуществляется на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрируемого массива.

     Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных карточках установленной формы. Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника. В автоматизированной ИПС регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого ввода их с документа. Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки:

     - справочные

     - контрольно-справочные

     - по географии поступающих документов

     - по предложениям, заявлениям и жалобам граждан

     - тематические (приказы, решения) и др.

     Информационно-поисковые  массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированных на машинных носителях. 

     2.5 Обработка исходящих и входящих документов 

     Получение секретарем входящих документов в почтовом отделении, учреждении фельдъегерско-почтовой связи, непосредственно от посыльного и т. п. производится после тщательной проверки адресных данных поступившей корреспонденции, ее количества.

     В необходимых случаях проверяется  вес отправления и сохранность  печатей. Почтовые отправления принимаются  под роспись в книге выдачи, с выдачей описи-реестра на все полученные документы.

     Проверенная и документально оформленная  почта укладывается в запирающийся на замки портфель (сумку и т.п.) и пломбируется (опечатывается). Доставка входящих документов, как правило, осуществляется на автотранспорте организации.

     Доставленные  до места назначения входящие документы  проводят процедуру первичной обработки, включающую в себя распаковку, счет и сортировку. Получение входящих документов по Техническим средствам  коммуникации (телефон, телеграф, телефакс, а также электронная почта) осуществляется секретарем непосредственно в офисе.

     На  особо важные документы (сообщения), поступившие по перечисленным коммуникационным каналам, испрашивается подтверждение. До получения подтверждения содержание этих документов руководителю не докладывается.

     Информация  обо всех полученных сообщениях и  документах фиксируется секретарем в специальных журналах. Этот процесс  получил название первичного учета (регистрации) входящих документов.

     Регистрация включает в себя проверку полноты реквизитов входящих документов, соответствие их содержания сопроводительным листам (письмам) и внесение данных первичного учета в регистрационный журнал - журнал учета входящих документов.

     Как показывает практика, в условиях функционирования современной организации наилучшим образом зарекомендовала себя централизованная система регистрации документов, в соответствии с которой выполнение всех необходимых операций с документами производится в одном месте - как правило, в офисе руководителя или в учетно-регистрационном отделе предприятия.

     Такая система обеспечивает:

• единый порядок регистрации документов;
• оперативное ведение по документам информационно-поисковой и архивно-справочной работы;
• эффективный контроль исполнения документов.

     Все документы, зарегистрированные в организации, должны иметь свой индивидуальный идентификационный номер, включающий в себя порядковый номер по журналу регистрации и номер регистрационного журнала согласно утвержденной номенклатуре дел организации, например 3004/5, где 3004 - порядковый номер записи, 5 - номер журнала.

     Поступившие в адрес руководителя входящие документы  должны представляться ему для ознакомления, как правило, в день

     поступления.

     Документы особой важности, с пометкой "срочно" и т.п., докладываются руководителю в первую очередь.

     В связи с этим секретарь должен уточнить, какие из представленных входящих документов продолжают находиться у руководителя, а также то, какие  вспомогательные материалы (например, из числа документов, ранее поступивших  в адрес организации) для углубленного изучения первых могут ему потребоваться и когда их следует представить.

     Резолюции (решения и поручения) по исполнению рассмотренных входящих документов пишутся на свободных от текста полях  документов (как правило, ниже или правее текста). Писать поручения на тексте документа запрещается.

     В необходимых случаях, когда поручение  слишком обширно по своему содержанию, для его оформления используются специальные бланки формата А5 с  указанием в верхней строке должность  лица, написавшего резолюцию (к примеру, "главный инженер").

     Поручение по исполнению входящего документа  дается, как правило, только одному должностному лицу (например, начальнику планового отдела, главному редактору  и т. п.).

     Если  же интересы дела требуют привлечения в качестве соисполнителей нескольких лиц, в резолюции в обязательном порядке указывается, кто является ответственным за своевременное и качественное исполнение данного поручения (документа) в целом.

      Содержание резолюций по наиболее важным и срочным документам при необходимости может регистрироваться секретарем в соответствующем журнале - журнале учета резолюций.

     Должностные лица, которым поручено исполнение входящего документа, в свою очередь, обязаны сделать это, исходя из срока  исполнения, установленного резолюцией (или иным поручением) руководителя.

     В процессе работы по исполнению (контролю за исполнением) документа секретарю  руководителя предстоит выполнить (осуществить контроль за выполнением) следующие операции:

1. Постановку задачи (адресования документа на исполнение).
2. Исполнение документа.
3. Тиражирование документа.
4. Регистрацию документа.

     5. Упаковку и отправку (рассылку) документа.

     6. Помещение контрольного экземпляра  документа в дело, последующую  работу с ним.

     7. Текущее и архивное хранение, уничтожение и списание. Центральное место в этой "цепочке" занимает этап непосредственной работы над документом .

     В процессе регистрации документу  присваивается исходящий номер - как правило, это порядковый номер  записи в журнале учета исходящих  документов.

     Соответствующий номер указывается и на бланке сопроводительного письма документа, предназначенного к отправке. Аналогичным  образом учитываются все экземпляры документа.