Делопроизводство

утверждает  руководитель предприятия.

Уничтожение документов проводится в присутствии  комиссии (не менее трех человек).

После физического уничтожения  документов в акте делаются отметки: об их уничтожении; способе уничтожения; дате уничтожения. 

22. Должностная инструкция. Порядок разработки, оформление.

Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника предприятия.

На основании  должностной инструкции разрабатывается  трудовой договор с работником. Должностная инструкция и трудовой договор используются:

при разрешении спорных ситуаций между работодателем  и работником;

с целью  разделения труда между персоналом;

для повышения  ответственности за порученный участок  работы.

Должностная инструкция:

• разрабатывается — руководителем структурного подразделения;
• визируется — юрисконсультом предприятия и кадровой службой;
• утверждается — руководителем предприятия

Все существенные изменения в должностную инструкцию вносятся приказом руководителя предприятия. Должностная инструкция должна иметь:

наименование  министерства (если является отраслевой); наименование организации, разработавшей инструкцию; наименование вида документа;  дату; номер; заголовок к тексту; гриф утверждения (или отметку о приложении к приказу, которым инструкция вводится); текст; подписи составителей; печать (при необходимости); визы.

Текст должностной инструкции содержит следующие  разделы: Общие положения. Функции. Должностные обязанности. Права.  Ответственность. Служебное взаимодействие.

Должностная   инструкция   составляется   в   трех  экземплярах - первый экземпляр хранится в кадровой службе, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника. 

23. Унифицированная система документов

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности.

УСД необходимы:

• для сокращения объемов документов;
• снижения затрат на составление и обработку документов.

В РФ разработаны следующие  унифицированные  системы:

• организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; отчетно-статистической документации; учетной и отчетной документации предприятий; документации по труду; документации Пенсионного фонда РФ.

Табель  унифицированных  форм документов разрабатывается министерствами и ведомствами для сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Табель составляется в виде таблицы, в которой документы могут быть систематизированы:

• по функциям и задачам;
• структурным подразделениям.

Табель  может дополняться  графами :код формы документа по классификатору; ответственный за контроль исполнения; годовой тираж бланков и др.

Составление табеля, внесение в него изменений  и дополнений, методическое обеспечение  и контроль за его применением  возлагаются на службу делопроизводства. 

24. Телеграмма. Ее разновидности. Требования к оформлению.

Телеграмма -  краткое и срочное сообщение, переданное по телеграфной сети общего пользования. Телеграммы можно рассматривать  как разновидность служебных писем. Отделения связи несут ответственность за доставку телеграммы в пределах определенных сроков, установленных для данных категорий и видов.

Среди служебных телеграмм есть категории, передаваемые в приоритетном порядке:

• «Президент РФ» (ее, естественно, пишет только Президент РФ);
• «Высшая правительственная» (пишут премьер-министр, Председатели Госдумы и Совета Федерации);
• «Правительственная» (министры и руководители ведомств и служб, уполномоченные представители Президента РФ);
• с пометкой «Вне категории», «Внеочередная» и тл.

К категории  срочных телеграмм относятся  служебные телеграммы с пометкой «срочная».

Телеграммы  печатают или пишут четко и  разборчиво на лицевой стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге листа стандартного формата.

Допускается прием телеграмм от организаций  и должностных лиц на их фирменных  бланках, при этом текст самих  бланков не передается. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе  оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

Различаются следующие виды телеграмм: телеграмма с несколькими текстами в один пункт; телеграмма с аналогичным  текстом в разные пункты; фототелеграмма; схема-телеграмма; письмо-телеграмма; телеграмма с заверенными фактами; телеграмма с заверенной подписью; телеграмма-доверенность; телеграмма с доставкой почтой; телеграмма с  оплаченным ответом; телеграмма с уведомлением о вручении; телеграмма до востребования; телеграмма, вручаемая адресату лично; телеграмма, вручаемая в срок; телеграмма на специальном бланке и т.п.

Текст телеграммы должен быть предельно кратким. Союзы, предлоги, местоимения и знаки  препинания опускаются. При необходимости вместо знаков препинания используют тчк — точка, зпт — запятая, двтч — двоеточие, квч — кавычки. Даты пишутся словами. Адрес обозначается сокращенно. Адрес, текст, подпись — все печатают с новой строки. Текст подчеркивают и под чертой располагают то, что не передают по телеграфу: дату отправления, фамилию отправителя и печать, которой заверяют подпись. Если телеграмма посылается в ответ, после адресата необходимо указать номер и индекс телеграммы, на которую дается ответ.

Телеграмма  не должна содержать больше 300 слов.

Телеграмма  слагается из двух частей.

Реквизиты первой части: отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории «Обыкновенная» отметка о категории не указывается); отметка о виде телеграммы; наименование пункта назначения; наименование адресата; текст телеграммы; сокращенное обозначение организации, пославшей телеграмму, и фамилия должностного лица, подписавшего ее.

вторая  часть телеграммы не передается и поэтому не оплачивается. Реквизитами: наименование и адрес организации (отправителя телеграммы); подпись должностного лица; дата телеграммы; печать организации, отправившей телеграмму; номер телеграммы (с начала года). 

25. Телефонограмма. Требования к оформлению.

Телефонограмма  это сообщение, переданное по каналам  телефонной связи. Телефонограммы обычно используются для передачи срочных распоряжений, извещений и иных сведений. Текст телефонограмм должен быть таким же кратким, как и текст телеграмм.

Не рекомендуется  употреблять труднопроизносимые слова. Диктовать надо не спеша, четко произнося  каждое слово. Желательно диктовать по слогам. В этом случае пишущий успеет правильно записать текст. Не следует употреблять даже широко известные аббревиатуры.

При возникновении  каких-либо недоразумений слово  следует диктовать по буквам. Телефонограмма содержит следующие реквизиты: заголовок; номер телефонограммы; дата передачи; наименование отправителя телефонограммы;  наименование получателя телефонограммы; текст; наименование должностного лица, подписавшего телефонограмму; указание должностного лица, передавшего телефонограмму (проставляется также номер телефона этого лица); указание должностного лица, принявшего телефонограмму (проставляется номер телефона этого лица); время приема-передачи телефонограммы.

Учет  телефонограмм ведут в специальном  журнале.

Во многих организациях применяются специальные бланки, на которых записываются телефонограммы.

Разновидностью  телеграмм является телекс — это  телеграмма, посланная по телетайпу. При телексной связи адресат получает сообщение на своей телексной установке практически в момент ее отправления с другого конца связи, так как нет затрат времени на передачу и получение телеграммы.

Телекс  отличается от телеграммы следующим:

имеется возможность использования знаков пунктуации (точек, запятых), а также  различных шрифтов;

есть  служебный заголовок, в котором  приводится информация об адресате, отправителе и времени передачи сообщения;

передаются  индивидуальный номер абонента, сокращенное  название фирмы и страны.