Делопроизводство

Получатель  электронного документа  ~ участник обмена электронными документами, в адрес которого поступил электронный документ.

Посредник в обмене электронными документами (информационный посредник)  —  юридическое лицо  или  индивидуальный предприниматель, который выполняет услуги, связанные с обменом электронными документами   между отправителями получателями электронных документов.

При  обмене  электронными документами  должны  использоваться средства защиты информации в соответствии с требованиями нормативных правовых актов РФ. Делопроизводственные операции с электронными документами, посылаемыми по электронной почте, проводится аналогично работе с документами на бумажных носителях. Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Отправитель электронного документа создает  файл сообщения, указывает его имя, дату, время отправления и запускает  программу отправки электронной почты. Электронные документы передаются адресатам в соответствии с указанием на рассылку. Адресат получает документ на экран компьютера, который при необходимости можно перенести на бумажный носитель. С помощью компьютера происходит регистрация электронных документов. Руководитель, получив электронный документ, проставляет на нем резолюцию, и по внутренней сети документ пересылается на компьютер исполнителя (исполнителям). Процесс исполнения электронных документов аналогичен исполнению документов на бумажных носителях. Электронный документооборот постоянно возрастает, особенно в связи с развитием интернет-торговли.

Срок  хранения электронных документов такой же, как и у бумажных (например, извещения банков и переводные требования — 5 лет). Хранение файлов в течение такого срока может привести к их утрате, поэтому рекомендуется формировать архивы электронных документов на компакт-дисках или специально выделенных архивных серверах. 

18. Номенклатура дел предприятия. Правила оформления.

Номенклатура  дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков и: хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура предназначена:

• для группировки исполненных документов в дела;
• учета и обеспечения сохранности дел;
• оперативного поиска документов в делах.

  Номенклатуры дел подразделяются:

• на типовые;
• примерные;

• конкретного предприятия.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий).

Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий).

Номенклатура  дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия

Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенк. является "секретариат" Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер.

Внутри  разделов номенклатуры располагаются заголовки дел присвоением им соответствующих индексов, например 1-2

Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов расположенных в следующей последовательности:

• название вида документов (приказы, контракты, протоколы);
• краткое содержание;
• дата (период), к которому относятся документы дела.

Срок  хранения каждого дела в номенклатуре определяется по "Перечню документов с указанием сроков хранения" со ссылкой на соответствующую статью перечня.

В графе "Примечание " проставляются отметки о заведении (незаведении) дел, об ответственных за эти дела, о передаче дел в другое подразделение или другому лицу.

Количество  дел в номенклатуре указывается, как правило, по окончании года. При заведении второго тома какого-либо дела рекомендуется сразу же заполнить эту графу.

Номенклатура  дел составляется делопроизводственной службой.

Номенклатура  дел подписывается ответственным составителем, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура  составляется, как минимум, в трех экземплярах - один хранится в деле; второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа с делами; третий передается в архив предприятия.

Номенклатура  дел составляется ежегодно. 

19. Формирование и оформление дел

Формирование  дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов, относящихся к одному вопросу, помещенных в отдельную обложку

Формирование дел нужно для:

• оперативного поиска необходимых документов;
• обеспечения их сохранности;
• порядка в организации делопроизводства.

При формировании дел  необходимо придерживаться следующего порядка:

• в дело помещаются документы, работа по которым завершена
• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или верейными копиями;
• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одном деле;
• в дело включается один экземпляр документа;
• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен;
• в дело формируются, как правило, документы одного года;
• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов не подписанные или не утвержденные руководителем;
• документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности.
• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;
• документы  по личному  составу предприятия  (личные дели личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;
• документы с грифом ограничения доступа "Конфиденциально", "Коммерческая тайна", "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;
• переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией.

На  обложке дела указывается:

• наименование организации;
• структурное подразделение;
• номер дела по номенклатуре;
• заголовок дела;
• год заведения;
• срок хранения.

 

20. Экспертиза ценности документов. Сроки хранения.

Экспертиза  ценности документов — отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Для определения  сроков хранения документов, подготовка документов к архивному хранению и отбора документов уничтожения  на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия, состоит не менее чем из 3-х человек.

 Ее  решения по хранению или уничтожению  документов вступают в силу  после утверждения руководителем  предприятия. 

Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по Перечню, утвержденному Росархивом. Предприятия, входящие в какую-либо отраслевую систему пользуются в работе по определению сроков хранения документов отраслевыми перечнями.

В зависимости  от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л, 15 л., 50 л., 75 л. и постоянно.

Срок  хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документации, но он не может быть менее одного года.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы. День и месяц составления  документа значения не имеют.

В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы: документы, передаваемые в архив (со сроком хранения — свыше 10 лет); документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве (со сроком хранения — до 10 лет включительно); документы, подлежащие уничтожению (с истекшими сроками хранения и утратившие практическое значение).

К документам, передаваемым в архив, относятся: устав, учредительный договор, решение о создании общества; свидетельство о государственной регистрации;  списки акционеров с указанием количества и категории надлежащих им акций; внутренние документы общества, утверждаемые собранием акционеров или иным органом управления общество»

Документы по личному составу  (личные дела, личные кар ф. № Т-2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарпл. хранятся 75 л., руководителей предприятия — постоянно. 

21. Подготовка документов к архивному хранению

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют специального оформления:

• документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке, произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу карандашом или нумератором;
• подшить в конце дела лист-заверитель дела, на наиболее важные документы составить внутренние описи, переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола;
• дополнительно указать на обложке дела количество листов, срок хранения дела.

Дела, подготовленные на архивное хранение, делят на две группы:

• по основной (производственной) деятельности;
• по личному составу предприятия.

На каждую группу дел составляются отдельные описи.

В конце  каждой описи указывается цифрами  и прописью количество включенных в нее дел. Каждое дело в описи получает свой порядковый (архивный) номер, который затем проставляется на обложке соответствующего дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составляется акт. В акт на уничтожение в любой последовательности вносятся заголовки дел.

Акты  и описи составляются и подписываются  членами ЭК, рассматриваются и  утверждаются руководителем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. При этом на всех экземплярах описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра описи указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.

Уничтожение документов

Уничтожение документов оформляется актом. Акт о выделении к уничтожению документов и дел:

подписывает председатель ЭК;

члены ЭК;