Делопроизводство

Если  поручение исполнителю дается постоянное, то срок исполнения в приказе может  отсутствовать.

Текст приказа делится на пункты, если поручений несколько. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа. Если пункт о контроле отсутствует, контроль за выполнением данного приказа осуществляет руководитель предприятия. 

13. Распоряжения, их реквизиты и правила оформления

Распоряжение  — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов.

Распоряжения  организации составляются в основном по вопросам информационно-методического характера; повседневной административной, производственно-хоз. деятельности; связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и пр.

Распоряжение  должно иметь:

• наименование вида документа;
• дату;
• номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

Текст распоряжения состоит из двух частей:

констатирующей;

распорядительной.

В констатирующей части  указывают основания издания распоряжения.

В распорядительной части  указывают: "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)";

"кому" (исполнителю или структурному  подразделению); "что сделать" (указывают конкретную работу); "до  какого числа" (сроки ее окончания).

Часто в тексте распоряжения слова "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)" опускают, указывая только действие,

Последний пункт распоряжения является, как  правило, контрольным, т. е. указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением этого распоряжения.

Распоряжения  подписывают руководитель или заместители  руководителя предприятия. 

14. Приказ по личному составу, разновидности,  его реквизиты, порядок оформления

Приказ  по личному составу  — правовой акт, издаваемый руководителем, как правило, по вопросам приема, увольнения, перевода работников предприятия.

Приказ  по личному составу — обязательный документ трудовых правоотношений.

При приеме на работу приказ издается на основании  заключенного трудового договора.

При увольнении приказ издается на основании заявления  работника и/или указания руководителя. ,

Приказ  по личному составу объявляется  работнику под  роспись. Приказы  по личному составу группируются в отдельное дело имеют самостоятельную  нумерацию с января по декабрь  с добавлением индекса "л/с" (№ 1 л/с, № 2 л/с...). По требованию работника  работодатель обязан выдать ему заверенную копию приказа. На основании приказа в трудовую книжку вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка, а в бухгалтерии открывается лицевой счет работника. Приказы по личному составу хранятся 75 лет.

2. Проекты  приказов по личному составу  готовятся работниками кадровой  службы организации по поручению  руководителя.

Приказы   оформляются   на   бланках   типовой   межотраслевой  формы:

  о приеме — № Т-1;

 о  переводе на другую работу - №  Т-5;

  об увольнении — № Т-8.

Приказ  должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; заголовок; текст; основание; подпись; отметку об ознакомлении.

Приказ  составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем  предприятия.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. В тексте указываются:

• фамилия, имя, отчество работника (полностью);
• наименование структурного подразделения;
• профессия (должность);
• условия приема на работу (характер работы).

Графа "основание" приказа о приеме содержит дату и номер трудового договора.

В графе  "основание" приказа об увольнении указываются документы, послужившие причиной увольнения (заявление, объяснительная записка и др.), статья Трудового кодекса РФ, соответствующая причине увольнения.

Отметка об ознакомлении содержит подпись работника и дату ознакомления с приказом. 

15. Кадровое делопроизводство . Документы по личному составу. Порядок оформления.

К документам по личному составу относятся:

• трудовые договоры, заключенные между работодателем и работником;
• приказы о приеме, переводе на другую работу, увольнении;
• заявления о приеме на работу, перемещении, увольнении;
• трудовые книжки;
• личные карточки (ф. № Т-2, Т-2ГС);
• автобиографии;
• характеристики;
• аттестационные листы сотрудников;
• резюме;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате и социальному обеспечению.

В настоящее  время разработаны и используются отдельные унифицированные документы  по личному составу:

• ф. №Т-1 — приказ (распоряжение о приеме на работу);
• ф. №Т-2 — личная карточка;
• ф. №Т-4 — учетная карточка научного работника;
• ф. №Т-5 — приказ (распоряжение) о переводе;
• ф. № Т-6 — приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;
• ф. № Т-8 — приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора;
• ф. № Т-9 — приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
• ф. №Т-10 — командировочное удостоверение;

•ф. №  Т-11 — приказ (распоряжение) о поощрении  работника.

Для учета  возникновения, наличия и погашения  задолженности по оплате труда обязательно требуется блок юридических документов, подтверждающих производительный характер этих трат и дающих полное основание для списания их на затраты (себестоимость). Этот блок включает следующие документы:

• штатное расписание, содержащее перечень должностей постоянных работников с указанием соответствующих каждой единице должностных окладов. В бюджетных организациях штатное расписание — основание для образования фонда оплаты труда

организации;

• табель учета использования рабочего времени — документ, содержащий сведения о рабочем времени каждого работника за месяц, о работе в режиме неполного рабочего дня и др. Он необходим для подтверждения того, что работники действительно отработали положенное количество времени и заработная плата им начислена обоснованно;

• пакет документов на работников, принимаемых на постоянную работу (по трудовой книжке):

личное  заявление работника с визой  руководителя;

приказ  на зачисление с указанием должности, оплаты труда, даты приема на работу с  распиской работника об ознакомлении.

Подписанный руководителем организации приказ объявляют работнику под расписку. На его основании в трудовую книжку работника вносится запись о приеме на работу, заполняется личная карточка;

• пакет документов на увольнение:

личное  заявление на увольнение с визой  руководителя организации;

приказ  на увольнение с указанием причины  и даты увольнения (с распиской работника об ознакомлении);

второй  экземпляр справки с указанием  начислений и удержаний с начала календарного года для предоставления на новое место работы с распиской работника в получении первого экземпляра;

копия трудовой книжки с последней записью  об увольнении.

Руководители  организаций несут персональную ответственность за сохранность документов, образующихся в процессе их деятельности. 

16. Трудовая книжка. Правила оформления.

Трудовая  книжка относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы. Трудовые книжки на работников ведутся во всех организациях независимо от формы собственности. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек.

Работодатель, за исключением работодателей-физических лиц, обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае, если работа в этой организации является для работника основной. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию  работника по основному месту  работы в трудовую книжку могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Такие записи производят на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ со ссылкой на конкретную статью, пункт Кодекса.

При приеме на работу трудовую книжку обязательно  представляют в отдел кадров или  лицу, ведущему документацию по личному  составу. Факт поступления трудовой книжки или ее выдачи обязательно  регистрируется в журнале. Записи в трудовой книжке начинаются с внесения наименования предприятия, которое оформляет трудовые отношения с её владельцем. Если предприятие изменило свое название, то об этом делается обязательная запись под очередным номером. Все записи производятся в точном соответствии с приказами (распоряжениями) без зачеркиваний и помарок, все исправления оговариваются и заверяются подписью должностного лица и печатью. Трудовая книжка возвращается или выдается временно, под расписку. 

17. Электронный документ и документооборот

Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным.

Электронный  документ  должен   соответствовать   следующим требованиям: создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств; содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность целостность; быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Электронный документ может быть воспроизведен:

• на экране дисплея;
• бумажном носителе;
• ином отделимом от машинного носителя материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде.

При использовании  электронного документа не требуется  предоставления его копии на бумажном носителе, за исключение случаев, предусмотренных  нормативными правовыми актами или  соглашением сторон.

Электронный документооборот  — процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Участники обмена электронными документами — физические и юридические лица, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления, участвующие в обмене электронными документами.

Отправитель   электронного   документа   —   участник   обмена электронными документами, который составляет электронный документ, подписывает его своей ЭЦП и направляет его в адрес получателя непосредственно или через информационного посредника.