Делопроизводство

Циркуляры — письма, рассылаемые во все  подведомственные организации. Они  чаще всего носят распорядительный характер.

Информационно-разъяснительными называются письма, в которых разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы  или сообщаются какие-то данные, факты.

Запрещения  — письма, в которых дается отрицательный  ответ на запрос.

Разрешения  — письма, в которых дается положительный  ответ на запрос.

Сопроводительные  письма сопровождают другие документы, сами по себе они беспредметны.

Гарантийные письма содержат условия гарантии оплаты, сроков поставки или погашения кредита.

Рекламные письма содержат информацию о предлагаемых товарах и их ценах. 

6. Справка, ее оформление

Справка документ, содержащий и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка  выдается по запросам вышестоящих лиц и организаций. Справки личного характера выдаются на руки заинтересованным лицам для подтверждения каких-либо касающихся их сведений.

форма справки зависит от назначения и содержания.

Справки, связанные с основной деятельностью  организации, подразделяются на внешние и внутренние. Первые адресованы, как правило, другим организациям, а вторые предназначены для внутреннего пользования. Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, внутренние — составителем.

Справка включает в себя следующие реквизиты: наименование организации, выдающей справку; номер и дата выдачи справки; заголовок  к тексту, включающий указание на лицо, которому выдается справка; текст; подписи  должностных лиц; печать для внешних  справок.

Если  содержание справок часто повторяется, необходимо подготовить их бланки формализованного вида, имеющие адресные данные организации и трафаретный текст. 

7. Акт, его разновидности. Требования к оформлению документа.

Акт, документ, составленный несколькими лицами для удостоверения определенного факта, события или действия.

В большинстве  случаев акт составляется комиссией, назначенной руководителем предприятия или вышестоящей организацией Комиссия действует на основании приказа.

В состав комиссии входят компетентные в данном вопросе работники.

Следует помнить, что акт составляется группой  лиц для подтверждения ими фактов (акты аварий, приема-передачи дел, инвентаризации и т.д.). В некоторых случаях акт составляется одним или несколькими должностными липами, фиксирует установленные факты и содержит выводы и рекомендации. В таких актах указываются документы, определяющие полномочия лиц, составивших акт. Акт ревизии финансовой деятельности предприятия составляется одним лицом — бухгалтером-ревизором. Составлению акта должна предшествовать всесторонняя проверка тех фактов, которые будут отражены в нем.

В составлении  акта участвуют заинтересованные лица, т.е. те работники, деятельность которых  проверяется. В акте обычно отражается не только деятельность предприятия, но и намечаются конкретные предложения по улучшению работы. После составления акта комиссия знакомит всех заинтересованных лиц с его содержанием. Эти лица обязаны расписаться в акте о том, что они с ним ознакомлены. Это важно, так как в акте отмечаются все лица, допустившие ошибки, халатность или недобросовестное отношение к работе.

Никакие субъективные предположения или выводы в акт не включаются.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

Во вводной  части указываются: основание для  составления акта; комиссия, составившая  акт;

 лица, присутствовавшие при этом.

Если  акт составлен комиссией, то вначале  записывается председатель, затем все члены комиссии в алфавитном порядке фамилий с указанием инициалов и должностей.

В разделе  «Присутствовали» перечисляются в  алфавитном порядке должности, инициалы и фамилии лиц, присутствовавших при составлении акта.

В констатирующей части акта излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы и предложения по устранению выявленных фактов. Констатирующая часть может быть оформлена в виде таблицы.

В конце  текста акта помещаются данные о количестве идентичных экземпляров акта, месте их нахождения или адресатах, которым они направлены. Акт подписывается председателем комиссии и ее членами, участвовавшими в его составлении. Присутствовавшие акт не подписывают. Почти все акты утверждаются руководителем предприятия. Акты составляются при ревизии предприятия или деятельности отдельных должностных лиц, при сдаче-приемке дел руководителями предприятий и работниками учета, при стихийных бедствиях, при обнаружении дефектов, недостаче, при списании пришедшего в негодность инвентаря, при установлении нарушения законов и т.п. Акт оформляется на общем бланке и содержит следующие реквизиты:  наименование министерства или ведомства; наименование учреждения, организации или предприятия; гриф утверждения; наименование вида документа;  дата; индекс; место составления; заголовок; текст; подписи. 

8. Трудовой договор, коммерческий. Особенности оформления.

Договор  документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании  каких-либо отношений. Коммерческие договоры яв-ся основными правовыми документами  во взаимоотношениях между организациями.

В договоре отражаются: характер сделки;  условия,  сроки;  цена;  качество (продукции, товара);  оплата;  гарантии;  права и обязанности сторон;  порядок разрешения споров.

Договорные  отношения могут  быть установлены:

путем направления оферты одной стороной другой и  принятие предложения той  стороной. Один экземпляр договора возвращается стороне, подготовившей  проект.

Обмен документами между сторонами  может происходить средством  почтовой, телеграфной,  факсом и  др.

В договоре должны быть: четкая формулировка прав и обязанностей сторон, предусмотрена возможность расторжения договора любой сторон; цена в рублях  санкции к каждой из сторон за невыполнение обязательств. Оформлены они должны быть безукоризненно.

рекомендуется подписи сторон договора проставлять:

разборчиво (для однозначного установления автора подписи); фиолетовым или синим цветом (чтобы отличить от копий);  на каждом листе (чтобы исключить внесение неоговоренных изменений).

Договоры  оформляются на бланке договора или  на стандартных листах.

Договор должен иметь: *наименование вида документа; * дату; *номер; *место составления; * заголовок; *текст; *подписи должностных лиц; *печати организаций-контрагентов.

Датой договора является дата его подписания сторонами.

Нумерация договоров производится с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.).

Текст договора содержит:

наименования  сторон (полные названия организаций);

предмет договора;

условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и  реализации;

условия и сроки оплаты, особенности и  порядок расчетов;

порядок сдачи-приема выполненных работ;

ответственность сторон;

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон

Трудовой  договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные законами и иными нормативными правовыми актами, выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

Трудовой  договор составляется;

в письменной форме;

в двух экземплярах, каждый из которых подписывается  сторонами (один экземпляр для работника, другой - для работодателя).

Трудовые  договоры могут заключаться:

на неопределенный срок;

на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

Срочный трудовой договор заключается в  случаях, когда трудовые отношения  не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей  работы или условий

ее выполнения. Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается  заключенным ,на неопределенный срок.

Трудовой  договор вступает в силу со дня  его подписания работником и работодателем.

Трудовой  договор должен иметь: наименование организации; наименование вида документа; дату; номер; место составления; текст; подписи работодателя и работника (с указанием должностей расшифровок подписей); печать.

В тексте трудового договора указывается:

• наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя — физического лица);
• фамилия, имя, отчество работника;
• место работы (с указанием структурного подразделения);
• дата начала работы;
• наименование должности, специальности, профессии;
• права и обязанности работника;
• права и обязанности работодателя;
• характеристики условий труда;
• компенсации и льготы работнику за работу в тяжелых, и (или) опасных условиях;
• режим труда и отдыха (если он в отношении данного работника отличается от общих правил, установленных в организации);
• условия оплаты труда 
• виды   и   условия   социального  страхования,   непосредственно связанные с трудовой деятельностью.

В случае заключения срочного трудового договора в нем указывается срок его действия;

обстоятельство, послужившее основанием для заключения срочного трудового договора. 
 
 

9. Формуляр-образец, сколько реквизитов он содержит, их оформление.

Формуляр-образец  документа — модель построения документа, устанавливающая требования к расположению реквизитов. Формуляр-образец является  шаблоном,  по  которому должны составляться документы.

Формуляры образцы приводятся

• в стандартах;
• в инструкциях и регламентах;
• в методических пособиях по делопроизводству;
• в программах автоматизации делопроизводства;
• в книгах и учебных пособиях.

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов достаточно типична, различаются  только заголовочные части внутренних и внешних документов предприятия. Во внешних документах обязательно следует указывать справочные данные об организации, на внутренних документах они не указываются.

Формуляр-образец  служит целям унификации и стандартизации документов.

По  ГОСТ Р 6.30-2003 при подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

1.— Государственный герб Российской Федерации; 2— герб субъекта Российской Федерации; 3— эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 4— код организации; 5— основной   государственный   регистрационный   номер (ОГРН) юридического лица; 6— идентификационный    номер    налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 7— код формы документа; 8— наименование организации; 09 — справочные данные об организации; 10— наименование вида документа; 11 — дата документа; 12— регистрационный номер документа; 13 — ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 место составления или издания документа; 15 — адресат; 16— гриф утверждения документа; 17— резолюция; 18 — заголовок к тексту; 19 — отметка о контроле; 20— текст документа; 21— отметка о наличии приложения; 22— подпись; 23 — гриф согласования документа; 24— визы согласования документа;

25. — оттиск печати; 26— отметка о заверении копии; 27— отметка об исполнителе; 28.— отметка об исполнении документа и направлении его в дело;