Делопроизводство

29 —  отметка о поступлении документа  в организацию; 30— идентификатор  электронной копии документа. 

10. Исковые заявления, жалобы. Особенности их оформления.

• Граждане России имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам.

Обращения бывают следующих видов:

• жалоба;
• заявление;
• предложение;
• петиция.

Жалоба  — документ, в котором указываются нарушения прав и охраняемых законом интересов граждан. Жалоба может содержать:

• просьбу о восстановлении нарушенных прав и интересов;
• критику в адрес должностных лиц или граждан, в результате необоснованных действий (или бездействия) которых произошло нарушение.

Обращения решаются:

• не требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 15 дней; '
• требующие специального изучения и дополнительных проверок — в течение 1 месяца.

Делопроизводство  по обращениям граждан в государственных  организациях должно вестись отдельно от обработки других видов документов.

Все обращения регистрируются в день их поступления в учетных формах, предназначенных только для фиксации обращений и жалоб: в журналах регистрации; на компьютере; в картотеках.

На  обращении ставится: дата поступления;

входящий  номер, состоящий из начальной буквы  фамилии автора и порядкового  номера поступившего документа.

Штамп с входящим номером проставляется  на нижнем поле первой страницы обращения (справа).

Обращения граждан могут быть поставлены на контроль. В этих случаях в учетных формах и на самом обращении проставляется знак контроля — слово "КОНТРОЛЬ".

Работа  по контролю за обращениями граждан  возлагается должностных лиц, наделенных соответствующими полномочиями по контролю.

Обращения граждан считаются  разрешенными:

• если рассмотрены поставленные в них вопросы;
• по ним приняты необходимые меры;
• даны ответы, соответствующие действующему законодательству и другим нормативным актам.

В этом случае проставляется отметка об исполнении в учетных формах, содержащая:

• краткое указание вида исполнения;
• номер и дату ответного документа.

Руководители  организаций должны сообщать гражданам о решениях, принятых по их обращениям. Ответ может быть дан:

• в письменной форме;
• в устной форме.

Исковые заявления подаются в арбитражный суд с просьбой о взыскании с ответчиков в принудительном порядке претензионных сумм.

Подавая исковое заявление, истец обязан отправить ответчику копии исковых  материалов и приложить к исковому заявлению документ, удостоверяющий отправку копий исковых материалов ответчику, а также документы, подтверждающие, что истцом были приняты меры к урегулированию спора.

Исковое заявление должно быть письменным и  подписано истцом или его представителем.

В исковом  заявлении должны быть указаны:

а) наименование арбитражного суда, в который оно подается;

б) наименование лиц, участвующих в деле, и их почтовые адреса;

в) цена иска, если иск подлежит оценке, и сумма, которую истец хочет вернуть, с подробным расчетом;

г) обстоятельства, на которых основаны исковые требования;

д) доказательства, подтверждающие основания исковых требований;

е) расчет взыскиваемой или оспариваемой суммы;

ж) требования истца со ссылкой на законы или иные нормативные правовые акты, а при предъявлении иска к нескольким ответчикам — требования к каждому из них;

и) перечень прилагаемых документов.

В конце  искового заявления приводится перечень документов, прилагаемых к заявлению. Для отдельных категорий споров перечень документов, подлежащих представлению в арбитраж, указывается в инструктивных письмах Высшего Арбитражного Суда РФ.

Если  документы прилагаются в копиях, подлинники предъявляются арбитру при слушании дела для обозрения. Помимо документов, к заявлению прилагаются квитанция об отправке искового заявления ответчику и соответчикам, а также платежное поручение об оплате государственной пошлины. 

11. Протоколы, их разновидности. Требования к документу.

Протокол, документ в котором фиксируются  ход обсуждения вопросов и принятие решений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов.

На заседании, как правило, составляют черновик протокола, который в максимально короткие сроки (не позднее трех дней) обрабатывают, обязательно перепечатывают и представляют на подпись председателю заседания  и секретарю.

Возможен  и такой вариант, когда протокол подписывают еще и члены комиссии.

В практике встречаются протоколы, составленные одним должностным лицом, например инспектором ГИБДД.

Протоколы оформляются на основе устных, рукописных, стенографических и диктофонных  записей. При оформлении протокола часто учитываются справки, проекты решений; переписывать их не надо, а следует сослаться на их реквизиты. Протоколы различают краткие и полные. Краткие протоколы содержат название обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков и выступающих и принятые решения; остальные протоколы — полные.

В формуляр протокола включаются следующие  реквизиты: наименование вышестоящей  организации (если есть); наименование организации или структурного подразделения;

наименование  вида документа; вид заседания, совещания; дата заседания; индекс (номер); место  заседания; гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению); заголовок; текст;

подпись председателя и секретаря.

Датой протокола является дата заседания. В формуляр включаются повестка дня  и текст, в котором последовательно излагаются ход обсуждаемых вопросов и принятие решений.

Текст протокола состоит из вводной  и основной частей.

Во вводной  части указываются фамилии и  инициалы председателя, секретаря, а также всех присутствующих членов.

Если  есть приглашенные, то и они могут  быть указаны во вводной части. При этом следует указывать должность и организацию, которую они представляют. При большом количестве присутствующих на заседании или собрании указывается лишь общее число присутствующих. В таком случае можно к протоколу приложить список присутствующих.

Во вводной  части содержится повестка дня.

Основной  текст протокола подразделяется на пункты в соответствии с вопросами повестки дня. Пункты оформляются по стандартной форме: «Слушали» — «Выступили» — «Решили».

Слово слушали пишется большими буквами  после цифры, обозначающей номер  вопроса, затем указывают должность, инициалы и фамилию докладчика.

Слово выступили также пишется большими буквами. Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов  выступающего. В протокол принято  вносить краткую запись тех выступлений, которые содержат элемент новизны, критику, конструктивные предложения.

В разделе  решили записывается принятое решение.

Если  решение принято без обсуждения, то раздел выступили в протоколе  опускается.

Затем протоколы и подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дела.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного  пользования, проставляется пометка «Аля служебного пользования» и указывается номер экземпляра

Протоколам  присваиваются порядковые номера в  пределах календарного года Протоколы  совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Если  по какой-либо причине один из вопросов повестки дня на данном собрании не рассматривался, то в протоколе это  обязательно должно быть зафиксировано.

Выписка из протокола Формуляр «Выписки из протокола» имеет ряд особенностей. В реквизите «вид документа» указывается  «Выписка из протокола». В трафаретной форме «Выписки» указываются «председатель», «секретарь», «присутствующие», «приглашенные» и полностью реквизит «повестка дня». Текст из протокола состоит из разделов СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ. В реквизите «подпись» указывается, кто протокол подписал, дается расшифровка подписи председателя и секретаря, но личную подпись они не ставят. «Выписка» заканчивается «заверительной надписью».  
 

12. Приказ по основной деятельности, разновидности,  его реквизиты, порядок оформления.

Приказ  — правовой акт,  издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Приказы предприятия делятся на две основные группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам);
• приказы по личному составу (персоналу предприятия).

К приказам по основной деятельности относятся приказы: по организации работы предприятия;

финансированию; планированию; отчетности;  снабжению; реализации продукции; другим производственным вопросам, например:

• о распределении служебных помещений;
• порядке и сроках хранения бухгалтерских документов;
• нарушении правил транспортировки грузов;
• создании рабочей группы по проекту;
• премировании сотрудников коммерческого отдела;
• мерах по улучшению пожарной безопасности.

  Подготовка приказа включает стадии:

• изучения существа вопроса;

• сбор необходимых сведений;

• подготовка проекта приказа;

• согласование проекта;

• подписание руководителем.

Проекты приказов готовятся  специалистами предприятия , по поручению руководителя.

Приказы оформляются на общем  бланке предприятия  или бланке приказа.

Приказ  должен иметь:

наименование  вида документа; дату; номер; заголовок к тексту; текст; подпись.

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится с января по декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т. д.). Заголовок приказа должен отвечать на вопрос "о чем?".

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей; распорядительной.

В констатирующей части  указывают основания издания приказа:

• нормативные документы государственных или муниципальных органов;
• решения совета директоров, общих собраний акционеров;
• производственная необходимость.

В распорядительной части  указывают: "ПРИКАЗЫВАЮ"; "кому" (исполнителю или структурному подразделению); "что сделать" (указывают конкретную работу); "до какого числа" (сроки ее окончания).

В случае необходимости в приказе перечисляются  ранее изданные документы (приказы, решения, инструкции), которые этим приказом отменяются.