Делопроизводство в России

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Система делопроизводства в России прошла путь от старинных  берестяных грамот до современного электронного документа. Время создания российской бюрократической системы, определившей работу с документами, относят к реформам Петра I. Тогда в структуре нового органа государственного управления, Сената, было выделено специальное подразделение - канцелярия, осуществлявшая контроль за ведением делопроизводства. Возглавлял ее секретарь, которому подчинялись регистраторы, архивариусы, писцы и переводчики. Работа каждого строго регламентировалась.

В 1811 г. вышел закон об учреждении новых органов управления- министерств. Помимо других вопросов закон  определил и порядок ведения  делопроизводства. Главная канцелярия получила статус департамента министерства. Она занималась делами министра и нескольких департаментов министерства. Внутри каждого департамента имелись свои канцелярии, в круг обязанностей которых входила работа с его документацией.

В министерстве была введена  многоступенчатая система регистрации и учета документов, стал вестись журнал всех входящих документов. В каждом департаменте был аналогичный журнал учета, куда заносилась основная информация. Именно тогда впервые в исходящих документах появилась подпись лица, готовившего документ.

В первой половине XIX в. был  распространен коллежский порядок  ведения переписки. Его особенность  состояла в том, что в начале документа  излагалась вся предыдущая переписка. Позднее он был заменен составлением справки с краткими вставками из всех документов по этому вопросу - экстракта.

После 1917 г. порядок делопроизводства значительно упростился. В 20-х гг произошел переход на карточную  систему регистрации документов. Появились первые государственные  стандарты на бланки учреждений и  формы (деловое письмо, протокол заседания и т. п.).

1. СОВРЕМЕННОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ  РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Рассмотрение порядка регламентации  документационного обеспечения  государственного управления начнем с разграничения общего и специального делопроизводства, первое из которых является базовым и осуществляется в соответствии с установленными общими принципами документирования и документооборота для всех видов документов, а второе учитывает отраслевую специфику деятельности конкретного государственного органа.

Нормативные правовые акты, определяющие порядок делопроизводства, также  подразделяются на акты, регулирующие общее делопроизводство, и акты, регулирующие специальное делопроизводство, например кадровое делопроизводство, регламентируется трудовым законодательством Российской Федерации.

Документационное обеспечение  управления регулируется нормативными актами разного уровня. Основополагающим документом для любой организации  на территории Российской Федерации является Конституция РФ. Она определяет юридическую силу иных правовых актов, в том числе и локальных нормативных правовых актов организации.

В статье 15 Конституции РФ устанавливается: «Конституция Российской Федерации  имеет высшую юридическую силу, прямое действие и применяется на всей территории Российской Федерации. Законы и иные правовые акты, принимаемые в Российской Федерации, не должны противоречить Конституции Российской Федерации». Таким образом, определяется важная для документирования в процессе нормотворчества иерархия законодательства Российской Федерации.

Важными конституционными гарантиями, относящимися к работе с документами, являются положения о работе с  конфиденциальными сведениями, касающимися  персонала органов государственной власти и местного самоуправления, — требования соблюдения неприкосновенности частной жизни, личной и семейной тайны, защита чести и доброго имени (п. 1 ст. 23).

Статья 24 Конституции РФ содержит запрет на сбор, хранение, использование  и распространение информации о частной жизни лица без его согласия. Статья 33 предоставляет гражданам право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные органы и органы местного самоуправления.

Большое значение для подготовки нормативных правовых актов в процессе деятельности органов государственного и местного управления имеет разграничение полномочий Российской Федерации и ее субъектов (ст. 71, 72, 73 Конституции РФ).

Вопросы организации исполнительной власти и определения компетенции ее высших органов рассматриваются в Конституции РФ в гл. 4 «Президент Российской Федерации» и гл. 6 «Правительство Российской Федерации».

Виды правовых актов, регламентирующих документационное обеспечение управления, разнообразны. К ним относятся федеральные законы, указы Президента РФ, правовые акты палат Федерального Собрания, постановления правительства, государственные стандарты, нормативные акты субъекта Российской Федерации, на территории которого действует организация и др.

В документировании государственной управленческой деятельности широко используется государственная символика, поэтому одним из важнейших конституционных законов в сфере государственного делопроизводства является Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2_ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», в котором установлен порядок использования официального государственного символа — Государственного герба Российской Федерации — на бланках, иных документах и печатях государственных органов.

Постановлением Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (далее — постановление Правительства РФ № 1268). Установлено, что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие выданные в установленном порядке лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Изготовление печатей и бланков  с воспроизведением герба Российской Федерации осуществляется по заказам федеральных органов государственной власти и иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений, независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями.

Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1_ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяются правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых она признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Действие Закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях.

Функции уполномоченного федерального органа исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи постановлением Правительства Российской Федерации от 30 мая 2003 г. № 315 возложены на Министерство Российской Федерации по связи и информатизации. Эти полномочия перешли к Министерству информационных технологий и связи Российской Федерации в соответствии с Указом Президента РФ от 20 мая 2004 г. № 649 «Вопросы структуры федеральных органов исполнительной власти».

Положения Федерального закона от 20 февраля 1995 г. № 24ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» регулируют отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания и использования документированной информации, информационных технологий, а также при защите информации и субъектов, участвующих в информационных процессах. В Законе определена терминология, имеющая отношение к документированной информации, утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней.

В соответствии с вышеназванным Федеральным законом владелец информационных ресурсов несет юридическую ответственность за нарушение правил работы с информацией в порядке, предусмотренном законодательством РФ. Статьей 5 Закона устанавливается, что документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы.

Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Этим же Законом введен в практику термин «персональные данные», который  определен как «информация о  гражданах — сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни  гражданина, позволяющие идентифицировать его личность». Персональные данные отнесены к конфиденциальной информации.

Порядок работы с персональными  данными государственных гражданских  служащих определяется в гл. 7 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79_ФЗ «О государственной  гражданской службе Российской Федерации».

Правила ведения личных дел государственных  служащих установлены Указом Президента РФ от 1 июня 1988 г. № 640 «О порядке ведения  личных дел лиц, замещающих государственные  должности Российской Федерации  в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

В Законе РФ от 21 июля 1993 г. № 5485_I «О государственной  тайне» (далее — Закон о государственной  тайне) определены полномочия государственных  органов и должностных лиц  по обеспечению сохранения и защиты государственной тайны, содержится перечень сведений, представляющих государственную тайну, порядок их засекречивания и рассекречивания, контроля обеспечения государственной тайны.

Порядок исполнения положений Закона о государственной тайне определяется указами Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера», от 24 января 1998 г. № 61 «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

Большое значение для реализации конституционного права граждан на получение документированной информации имеет постановление Правительства РФ от 12 февраля 2003 г. № 98 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти». Этим постановлением утвержден перечень сведений о деятельности Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти, обязательных для размещения в информационных системах общего пользования.

Трудовой кодекс РФ устанавливает  обязательность применения ряда локальных  нормативных правовых актов: коллективного трудового договора, соглашения, правил внутреннего трудового распорядка, положения о защите и использовании персональных данных работников и др.

Правила кадрового делопроизводства во многом определяются нормами Федерального закона «О государственной гражданской службе Российской Федерации». Регулирование отношений, связанных с государственной гражданской службой, кроме названного закона, осуществляется:

• Конституцией РФ;

• Федеральным законом «О системе государственной службы Российской Федерации»;

• другими федеральными законами, в том числе федеральными законами, регулирующими особенности прохождения гражданской службы;

• указами Президента РФ;

• постановлениями Правительства РФ;

• нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти;

• конституциями, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ;

• нормативными правовыми актами государственных органов.

Федеральные законы, иные нормативные  правовые акты РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов РФ, содержащие нормы трудового права, применяются к отношениям, связанным с государственной гражданской службой, в части, не урегулированной указанным Федеральным законом.

В Федеральном законе «О государственной  гражданской службе Российской Федерации» определен перечень документов, которыми оформляются правовые процедуры, связанные с приемом, переводом, увольнением, командированием, отпусками, поощрением и взысканием государственных гражданских служащих.

Часть этих документов применялась ранее (приказ, заявление, трудовая книжка и др.), относительно других введен новый порядок оформления и использования (служебный контракт, должностной регламент и др.).

В вышеназванном Федеральном законе предусмотрено ведение трудовых книжек государственных гражданских служащих (п. 41 ч. 1 ст. 44). Статьей 66 ТК РФ определяется, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, а форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются Правительством РФ.

Постановлением Правительства  РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» утверждена новая форма трудовой книжки и форма вкладыша в трудовую книжку, а также новые правила их ведения, хранения и обеспечения ими работодателя.

Трудовые книжки нового образца  введены в действие с 1 января 2004 г. Постановлением определено, что имеющиеся  у работников трудовые книжки ранее  установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.

Технические требования к изготовлению бланков трудовой книжки, их изготовление и порядок обеспечения работодателей  новыми бланками трудовой книжки и  вкладыша в нее определяются Министерством  финансов РФ.

Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 утверждена новая Инструкция по заполнению трудовых книжек. В Инструкции установлен порядок, в соответствии с которым в трудовые книжки вносятся сведения: о работнике; о выполняемой им работе; о переводах на другую постоянную работу; об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора; о награждении работника.