Делопроизводство в России

21 — отметка о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф согласования документа;

24 — визы согласования документа;

25 — оттиск печати;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка об исполнителе;

28 — отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

29 — отметка о поступлении  документа в организацию;

30 — идентификатор электронной  копии документа.

Реквизит 01 «Государственный герб Российской Федерации» и реквизит 02 «Герб субъекта Российской Федерации» помещаются на бланках документов государственных органов и учреждений в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. № 2_ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланке государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Воспроизводимое изображение должно точно соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.

Изображение герба при продольном расположении реквизитов располагается  в центре верхнего поля, а при  угловом расположении реквизитов —  в левой части верхнего поля над  серединой строки с наименованием  организации-автора.

Бланки с Государственным гербом в соответствии с постановлением Правительства РФ № 1268 изготавливаются  только типографическим способом на полиграфических предприятиях, имеющих  соответствующую лицензию, и являются документами строгой отчетности.

На бланке может быть или герб России, или герб субъекта Федерации, но не два герба одновременно.

Реквизит 03 «Эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания)»  — это, как правило, символическое графическое изображение, отражающее направление деятельности организации, предприятия, фирмы.

Реквизит 04 «Код организации» проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит 05 «Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица» проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 06 «Идентификационный номер  налогоплательщика/код причины постановки на учет ИНН/КПП» также проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Реквизит 07 «Код формы документа» проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код формы документа, относящейся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации, состоит из семи цифр (класс 0200000) и контрольного числа.

Реквизит 08 «Наименование организации» должен соответствовать наименованию, закрепленному в уставе организации или положении о ней. Указанный реквизит обозначает автора документа — физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Автором документа, например, могут быть администрация области, края, структурные подразделения, должностные лица.

Наименование организации указывается  в именительном падеже, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

Данный реквизит печатается прописными буквами и располагается в левом углу при угловом расположении реквизитов, вверху по центру — при продольном расположении реквизитов.

Реквизит 09 «Справочные данные об организации» содержит сведения, необходимые для информационных контактов: почтовый адрес, адрес электронной почты, web - страницы в Интернете, номера телефонов, факсов и др.

Последовательность написания  адреса в документах определена ГОСТ Р 6.30—2003, она отличается от последовательности написания адреса на почтовых отправлениях, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221). К почтовым отправлениям относятся письма и почтовые карточки, бандероли и мелкие пакеты, посылки, почтовые контейнеры, печатные издания в соответствующей упаковке. На почтовых отправлениях адрес корреспондента пишется в определенной последовательности:

— адрес (фамилия, имя, отчество для физических лиц);

— название улицы, номера дома и квартиры;

— название населенного пункта (город, поселок и т.п.);

— название области, края, автономного округа (области), республики;

— страна (для международных почтовых отправлений);

— почтовый индекс.

В таком же порядке оформляется  адрес отправителя.

Реквизит 10 «Наименование вида документа» — один из реквизитов, обязательных для всех видов документов, кроме служебного письма.

Данный реквизит дает первое общее  представление о документе и  его назначении. Указание на вид  документа определяет степень обязательности выполнения его требований, устанавливает  набор необходимых реквизитов и  структуру текста. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением) организации и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Располагается этот реквизит после  реквизита «Наименование организации» и печатается прописными буквами от границы левого поля при угловом расположении постоянных реквизитов на бланке. При продольном расположении реквизитов на бланке этот реквизит центрируют относительно наименования организации, например:

АДМИНИСТРАЦИЯ СМОЛЕНСКОЙ ОБЛАСТИ

СПРАВКА

Реквизит 11 «Дата документа» — один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

— дата его подписания (для приказов, писем, справок);

— дата его утверждения (для планов, отчетов, правил, инструкций);

— дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе (в заголовочной части, в тексте, в реквизитах «Резолюция», «Виза» и т.п.) оформляются арабскими  цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год — четырьмя арабскими цифрами, например: 08.04.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 08 апреля 2005 г., а также оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день, например: 2005.04.08. Данный способ используется в основном в международной переписке.

Реквизит 12 «Регистрационный номер  документа» — это порядковый номер документа с начала календарного года. Для заполнения данного реквизита отведено место в бланке документа рядом с датой.

Для внутренних документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов) —  это также порядковый номер с  начала года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.

Приказы по личному составу и  основной деятельности имеют отдельную  нумерацию в пределах своей группы. Поступающие в организацию документы, отправляемые документы, внутренние документы регистрируются отдельно.

Реквизит 13 «Ссылка на регистрационный  номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Сведения в данный реквизит переносятся с поступившего документа.

Данный реквизит обязателен для ответных писем, располагается на бланке ниже реквизитов «Дата документа» и «Регистрационный номер документа».

Наличие реквизита исключает необходимость  упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

Реквизит 14 «Место составления или издания документа» указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» или «Справочные данные об организации».

Реквизит 15 «Адресат» может состоять из следующих частей:

— наименование учреждения, организации (в именительном падеже);

— наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

— указание должности получателя (в дательном падеже);

— инициалы и фамилия (в дательном падеже);

— почтовый адрес.

Каждая из указанных составных  частей адресата размещается с новой строки от одного и того же положения табулятора. Расстояние между ними — 1,5 междустрочного интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9—10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

Допускается центрировать каждую строку данного реквизита по отношению  к его самой длинной строке, например:

Руководителю Департамента

Смоленской области

Г.В. Петрову

Определено несколько  вариантов оформления реквизита  «Адресат».

Документ можно адресовать на имя организации или структурного подразделения, при этом наименование организации или структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

ПО «Кристалл»

Отдел снабжения и сбыта

Если документ адресован  должностному лицу, название его должности и фамилия указываются в дательном падеже:

Директору школы № 25

г. Смоленска

П.Н. Иванову

Адресуя докладную записку  руководителю структурного подразделения, данный реквизит оформляют следующим  образом:

Начальнику общего отдела

П.С. Григорьеву

Должность получателя и  его фамилию следует указывать  только в том случае, если точно  известно, кто занимается вопросом, о котором идет речь в письме, например:

Департамент образования

Смоленской области

Отдел кадров

Главному специалисту

Г.В. Петрову

При адресовании документа  лицам, имеющим звания, например военным  или ученым, эти звания указываются  перед фамилией:

Российский государственный

гуманитарный университет

Историко-архивный институт

Заведующему кафедрой археологии

Профессору В.Ф. Белинскому

Если документ отправляется нескольким однородным организациям или  нескольким структурным подразделениям, их следует указывать обобщенно:

Администрации районов, городов

Смоленской области

Руководителям предприятий

г. Смоленска

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

При осуществлении перехода от бумажных носителей к электронным  необходимо учитывать и специфику  российского делопроизводства.

Во-первых, документооборот  в России в большей части все  еще остается бумажным, и даже при  очень оптимистичном взгляде на перспективы развития компьютерных технологий работы с документами в нашей стране, скорее всего, он останется таковым еще много лет.

Во-вторых, внедрение любой  новой технологии должно сохранять  некоторую преемственность со сложившимися методиками. Более того, было бы глупо отказываться от имеющихся рациональных методов и не использовать их, исходя из новых предоставляющихся возможностей.

В-третьих, необходимо учитывать  финансовые возможности организаций  малого и среднего бизнеса в России.

Дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур.

Основные решения в  области автоматизации делопроизводства и деловых процедур можно условно  разделить на четыре категории (не включая  средства создания документов):

1. Системы автоматизации  дедовых процедур,

2. Системы коллективной работы.

3. Системы управления  документами (в основном обеспечивают  регистрацию, хранение и поиск  документов).

4. Системы электронной  почты (служат для обмена документами).

Такое разделение сложилось  на рынке примерно три года назад. Сейчас оно достаточно условно по причине того, что последние версии наиболее популярных приложений стараются объединять все эти и еще многие другие технологии, например Lotus Domino.

Все, дело в том, что  автоматизировать деловые процедуры  и коллективную работу в принципе очень трудно. Никто еще не придумал универсальных правил ведения успешного бизнеса. Каждая организация в этом отношении абсолютно уникальна. Помимо того, в рамках автоматизированной процедуры не всегда удается адекватно реагировать на внештатные ситуации, от появления которых никто, естественно, не застрахован. Иногда автоматизация только вредит бизнесу, нередко ряд сотрудников идеально решает свои задачи в неформальных взаимоотношениях, а рамки автоматизированной системы их только сковывают.

Таким образом, автоматизация деловых процедур не должна программировать поведение сотрудников для каждой возможной ситуации, а должна создавать для них общую информационную среду, в рамках которой они смогут сотрудничать (т. е. совместно решать бизнес-задачи) и обмениваться сообщениями.