Делопроизводство и его становление в России

 
Делопроизводство

 
 
 

 

Уже на заре своей жизни  человек начал передавать знания и опыт из поколения в поколение. Сначала люди передавали друг другу "сигналы" с помощью нечленораздельных  звуков, мимики и жестов. Затем появились  наскальные рисунки, позднее, с совершенствованием речи, накоплением знаний и опыта, возникает клинопись. Люди выдалбливают иероглифы на специальных дощечках. В дальнейшем происходит становление  письменности, появляются берестяные письма, одни из первых носителей информации. Отдельные "странички" складываются вместе, и возникает первая небольшая  книга...

Прошло несколько тысяч  лет, и теперешний век, ознаменовавшийся не только накоплением колоссального  объема знаний, но и тем, с какой  скоростью можно получать и передавать эти знания в различные уголки планеты, требует от нас "информационного  порядка". Собственно поэтому и  возникла такая отрасль управленческой деятельности, занимающаяся фиксированием  и обработкой информации. Это очень  тяжелый, воистину титанический труд, требующий большого внимания и выдержки...

На помощь человеку пришел компьютер. Создание этого "короля" машин позволило многократно  увеличить скорость обработки огромного  количества информации. Появляются мощные пользовательские операционные системы Windows 95, Windows 98, Windows Millennium, Windows XP, Windows Vista. Создаются программы, позволющие просто и быстро редактировать и форматировать  необходимую информацию, передавать ее в доступной и понятной любому человеку форме...

В тоже время всегда важно  помнить, что то, чем мы пользуемся в повседневной жизни, имеет свою историю развития. И знание этой истории, особенно своего Отечества, помогает нам более полно понять всю  важность тех вещей, которыми человек  занимается.

Эта небольшая статья посвящена  истории возникновения, развития и  становления Делопроизводства в  России.

 

 

Глава 1 Делопроизводство. Понятие, виды и назначение деловых документов

В главе рассматриваются  сущность и значение делопроизводства в деятельности предприятий; система  делопроизводства, состав нормативно-методической базы делопроизводства, понятие и  классификации деловых документов

Возникновение термина «делопроизводство» в русском языке относят ко второй половине ХVIII века. При своем  возникновении он означал систему  «производства дела», при этом имелось  в виду широкое понимание слова  «дело».

В настоящее время в  широком смысле под делопроизводством  понимается отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию  работы с официальными документами.

Синонимом этого термина  можно считать понятие «документационное  обеспечение управления». Оно предполагает внедрение в документационную сферу  современных информационных технологий и средств организационной и  вычислительной техники, что позволяет  поднять на качественно новый  уровень современную организацию  делопроизводства.

В более узком смысле «делопроизводство» можно трактовать как систему  документационного обеспечения  деятельности любого предприятия.

Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой  совокупность законов, нормативных  правовых актов и методических документов, регламентирующих создание, обработку, хранение и использование документов в деятельности предприятия; а также  функционирование службы документационного  обеспечения предприятия.

Она включает в себя:

ü законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

ü соответствующие указы  и распоряжения Президента и Правительства Российской Федерации;

ü правовые акты федеральных  органов власти и субъектов Российской Федерации, регламентирующие вопросы  документационного обеспечения;

ü правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству предприятий  и учреждений;

ü государственные стандарты  на документацию;

ü унифицированные системы  документации;

ü общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

ü Государственную систему  документационного обеспечения  управления. Основные требования к  документам и службам документационного  обеспечения (ГСДОУ);

ü нормативные документы  по организации управленческого  труда и охране труда;

ü нормативные документы  по организации архивного хранения документов.

Понятие «делопроизводство» базируется на понятии документирование, которое представляет собой сам  процесс создания документа или  запись информации на различных носителях  по установленным правилам.

В составе документирования выделяют две составляющие:

документирование по общим  вопросам (основной и оперативной  деятельности);

документирование специальных  сторон управленческой деятельности.

Документирование может  осуществляться на естественном языке (текстовые документы, содержащие речевую  информацию, закрепленную любым типом  письма или звукозаписи) и искусственных  языках (документы на машинных носителях, обеспечивающие обработку информации различными типами ЭВМ).

Средствами документирования являются орудия и приспособления, используемые человеком для создания документов (ручки, пишущие машинки, магнитофоны, фото-, кино-, видео- и компьютерная техника и т.п.).

В зависимости от вида используемых средств документирования классифицируются и способы документирования.

Система документирования представляет собой совокупность процессов по созданию и обработке всех документов, создаваемых на предприятии.

Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые  операции:

сбор и обработку документной  информации;

подготовку решения;

принятие и документирование решения;

доведение решения до исполнителей;

исполнение решения;

контроль исполнения;

сбор информации об исполнении;

передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям;

хранение и поиск информации.

Документирование предполагает соблюдение установленных правил и  норм фиксирования информации для каждого  конкретного типа документа. Это  обеспечивает придание данному документу  юридической силы.

Юридическая сила документа  представляет собой свойство официального документа, придаваемое ему действующим  законодательством, компетенцией издавшего  органа и установленным порядком оформления. Она обеспечивается установленным  для каждой разновидности документов обязательным комплексом реквизитов.

Если документ не имеет  юридической силы, то, следовательно, такой же характер имеет и коммерческая операция, оформленная посредством  этого документа.

Дополнительную юридическую  силу документам придают с помощью: утверждения; согласования (в соответствии с требованиями нормативных актов и правил оформления); заверения гербовой (фирменной) печатью в установленном порядке.

Документирование управленческого  действия начинается с выбора вида документа, соответствующего данной ситуации и компетенции предприятия. Вид документа определяет требования к изложению и форме документа.

Главными требованиями являются:

ü использование официально-делового стиля;

ü соблюдение требований ГОСТ, УСД, нормативных документов;

ü актуальность излагаемой информации. Она складывается из следующих понятий: адресность, тематическая ограниченность, достоверность, объективность, аргументированность, точность, исключение повторов, лаконичность и обстоятельность одновременно;

ü требования по соблюдению грамматических правил используемого  языка и стилистических особенностей деловой речи (терминология, использование  сокращений, языковых формул; падежи существительных  и прилагательных; формы глаголов; виды и построение предложений, формы  обращения, использование числительных, синтаксические особенности и др.).

Результатом документирования является документ.

Согласно ГОСТ документ определен  как материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком  способом для ее передачи во времени  и пространстве.

Документ может быть создан посредством письма, рисунка, фотографии, кино-, звукозаписи и др. Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее хранение, накопление, возможность  передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Всякий документ может  рассматриваться с точки зрения носителя информации, способа фиксации, выполняемых документом функций  и т.д.

Функции документа представляют собой целевое назначение данного  документа.

Документ выполняет две  группы функций: общих и специальных.

Общие функции:

информационная;

социальная;

коммуникативная;

культурная.

Специальные функции:

управленческая;

правовая;

функция исторического источника (12–14% всех создаваемых в обществе документов).

Не существует документов, выполняющих лишь одну строго ограниченную функцию. Любой документ многофункционален, т.е. в одном и том же документе  существует переплетение различных  функций. Поэтому разграничить документы  можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

Значение той или иной функции со временем изменяется, так  как изменяется и роль самого документа  в общественных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д. Существуют функции, время  действия которых ограничено, и функции, постоянно действующие.

В процессе управления информация, зафиксированная в документе, является не только основанием для принятия решения, но и доказательством его  исполнения, источником для анализа  и обобщений, материалом для справочно-поисковой работы.

Таким образом, в управленческой деятельности документ выступает как  предмет труда и результат  труда.

Отнесение документов к той  или иной системе начинается с разделения документов на официальные и документы личного характера.

Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный  в установленном порядке, называется официальным.

Под должностным лицом  понимают лицо, которое осуществляет функцию представителя власти или  занимает должность, связанную с  выполнением организационно-распорядительных или административных обязанностей.

По стадии создания и оформления деловые документы можно разделить  на: подлинник (оригинал), проект, выписку, копию, дубликат.

Подлинник официального документа  – первый, или единственный, экземпляр  официального документа.

Проект – деловой документ до момента его подписания соответствующим  должностным лицом.

Понятие «копия» связано  с размножением, повторением документа  любого вида. Копия документа –  документ, воспроизводящий информацию другого документа и все его  внешние признаки или часть их. Развитие средств оргтехники привело  к широкой дифференциации понятия  «копия» (автоматические, факсимильные и т.д.). Также копии различаются  в зависимости от того, каким образом  они удостоверены (нотариальные, официально заверенные, простые заверенные, незаверенные, дипломатические).

Особый вид копий –  дубликат – копия, имеющая силу подлинника, оформляется на документы, которые  выпускаются в единственном экземпляре (аттестат, диплом, свидетельство о  рождении и др.).

Выписка – копия части  документа, оформленная и заверенная в установленном порядке.

Официальные документы в  зависимости от обслуживаемой ими  сферы человеческой деятельности подразделяются на:

управленческие;

научные;

технические (конструкторские);

технологические;

производственные и т.д.

Управленческие документы  и составляют собственно объект делопроизводства.

Документы личного характера  включают в свой состав:

ü документы, создаваемые  человеком в связи с его  профессиональной деятельностью и  относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.);

ü документы, создаваемые  человеком вне сферы его служебной  деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов; включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.).

Отдельный документ – это  единичный акт документирования. Деятельность любого предприятия отражается совокупностью документов, определенным образом взаимосвязанных и взаимодействующих, составляющих системы документации.